Kutsu markkinavuoropuheluun - OM-hallinnonalan yhteinen säilytysratkaisu ja asiarekisteri

Markkinavuoropuhelun tausta Tämä on ennakkotietoilmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä valmisteilla olevasta hankinnasta, jonka tarkoituksena on hakea markkinoilta näkemyksiä hankittavan valmisohjelmiston osalta. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan ennakkotietoilmoitus mahdollisille hankinnasta kiinnostuneille yrityksille. Oikeusministeriön hallinnonalalla on työn alla Tiedonhallinnan viitearkkitehtuurityö, jonka tarkoituksena on kuvata hallinnonalan tiedonhallinnan tietojärjestelmien tavoitetilan arkkitehtuurilliset ratkaisut. Tiedonhallinnan tietojärjestelmillä tarkoitetaan suunniteltuja Oikeusministeriön hallinnonalan yhteistä säilytysratkaisua (arkistoa), hallinnollisten asioiden rajapintapalveluita (yleisiä rajapintapalveluita hallinnollisten asioiden asianhallintajärjestelmiin) sekä substanssijärjestelmien asianhallinnan rajapintapalveluita sekä mahdollista substanssiasioiden asiarekisteriratkaisua. Hallinnonalalla ei ole linjattu yhtä yhteistä tapaa toteuttaa substanssijärjestelmien asianhallintaa ja tiedonohjausta. Jokaisessa substanssijärjestelmässä on yksilöllinen toteutus asianhallinnan ja tiedonhallinnan toiminnallisuuksien osalta. Tiedonhallinnan viitearkkitehtuurin tarkoituksena on antaa tulevaisuuden ratkaisuihin yksi ja yhtenäinen arkkitehtuurillinen ratkaisu toteuttaa substanssijärjestelmien asiarekisterin muodostuminen sekä tietoaineistojen säilytys. Hallinnonalan tiedonhallintayksiköissä on juuri käyttöönotettu hallinnollisten asioiden asianhallintajärjestelmä Hilda, jota edeltäviä tietoaineistoja ei ole migroitu Hildaan. Näin ollen hallinnonalalla on suuri määrä tietoaineistoja, jotka tulisi siirtää säilytysjärjestelmään. Hallinnollisilla asioilla tarkoitetaan esimerkiksi yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asioita. Pääsääntöisesti substanssiasioiden käsittelyä varten on olemassa omat asianhallinnan ratkaisunsa. Hallinnollisia asioita käsitellään myös muissa tietojärjestelmissä, kuten toiminnanohjausjärjestelmässä, jolloin tietoaineistojen osalta tarvitaan integraatio hallinnollisten asioiden asianhallintajärjestelmään. Tämä osuus ei kuitenkaan sisälly markkinavuoropuheluun tai mahdolliseen hankinnan kohteeseen, vaikkakin se on osa tiedonhallinnan viitearkkitehtuuria. Keskeisiä tavoiteltavia hyötyjä tiedonhallinnan viitearkkitehtuurityössä ovat: - Löytää kustannustehokas ja yhteentoimiva tapa toteuttaa substanssijärjestelmien asianhallinta. - Toteuttaa tietoaineistojen säilyttäminen kustannustehokkaasti, huomioiden tarpeet tietoaineistojen käytön ja säilyttämisen vaatimukset toiminnan näkökulmasta. - Mahdollistaa tehokas asianhallinta rajapintapalveluiden avulla, mikäli hallinnollisia asioita käsitellään muissakin tietojärjestelmissä kuin hallinnollisessa asianhallintajärjestelmässä. - Substanssijärjestelmien hankintojen tukeminen selkeällä substanssiasioiden asianhallinnan arkkitehtuuriratkaisulla, johon mahdollisesti uuden hankittavan substanssijärjestelmän on helppo liittyä. Markkinavuoropuhelun tavoite ja rajaukset Markkinavuoropuhelun tavoitteena on tunnistaa, millaisia tietojärjestelmäratkaisuita on tarjolla Oikeusministeriön hallinnonalan tarpeisiin ja millaisia tietojärjestelmäkokonaisuuksia toimittajilla olisi tarjota. Markkinavuoropuhelu kohdistuu pääosin tietoaineistojen säilytysratkaisuun ja sen ympärille mahdollisesti rakennettaviin toiminnallisuuksiin, kuten tiedonohjaukseen, rajapintoihin/rajapintapalveluihin sekä substanssiasioiden asiarekisterin toteuttamiseen. Lähtökohtaisesti kartoitamme säilytysratkaisun ja substanssiasioiden osalta toimittajien valmisratkaisuja. Mikäli ratkaisua ei suoraan löydy valmista ratkaisua, voidaan valmisratkaisuun sallia vähäistä räätälöintiä. Rajaukset Tiedonhallinnan tietojärjestelmäkokonaisuudesta rajataan pois dokumenttienhallinta, mutta joiltain osin tarve on säilytysajan omaaviin asiakirja-aineistoihin, joihin ei välttämättä liity asianhallintaa.

Markkinavuoropuhelun kulku Tällä ilmoituksella kutsutaan alalla toimivat yritykset markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on saada markkinoilta kattavasti hankintaa koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Tämä ilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tässä ilmoituksessa kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Yrityksiltä saatuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä osallistuminen ole myöskään edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei myöskään vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Hankintayksikkö voi hyödyntää markkinavuoropuhelussa keräämiään tietoja hankinnan suunnitteluun. Tässä ilmoituksessa esitetyt kuvaukset ja hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivä ovat alustavia ennakkotietoja. Vaihe 1: Ilmoittautuminen Pyydämme ilmoittamaan kiinnostuksesta mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 7.6.2024 sähköpostitse osoitteeseen ork_hankinnat@om.fi otsikolla ” OM-hallinnonalan yhteinen säilytysratkaisu ja asiarekisteri, markkinavuoropuhelu”. Viestissä tulee ilmoittaa yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite. Vaihe 2: Kysymyksiin vastaaminen Markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille on tarkoituksena toimittaa hankinnan luonnosmateriaaleja kommentoitavaksi ja kysymyksiä vastattavaksi. Tavoitteena on lähettää luonnosmateriaalit markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille viimeistään 7.6.2024 ja kommentointiaikaa tullaan varaamaan noin kahden viikon verran. Vaihe 3: Toimittajatapaamiset Varaamme mahdollisuuden järjestää toimittajatapaamiset elokuussa viikolla 33 12.8.-13.8.2024. Pyydämme markkinavuoropuheluun ilmoittautuneita toimittajia esittelemään ratkaisujaan Teams-yhteydellä. Tarkemmat tapaamisajat sovitaan erikseen.