Monitoimilaitteiden vuokraus kokonaispalveluna

TeeSe Botnia Oy Ab TeeSe Botnia Oy Ab valmistelee kilpailutusta puitejärjestelyn solmimiseksi toimiston monitoimilaitteiden vuokraamisesta kokonaispalveluna 1.1.2022 (tavoite) alkavalle toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle Vaasan kaupungin, TeeSe Botnian sekä muiden asiakkaidensa tarpeisiin. Puitesopimus on tarkoitus solmia toistaiseksi voimassa olevana siten, että sitä ei voida irtisanoa päättymään ensimmäisen sopimusvuoden (12 kuukautta) aikana. Puitejärjestelyn enimmäiskeston osalta sovelletaan hankintalain (1397/2016) 42§:ä kuitenkin siten, että sopimus jatkuu ilman irtisanomista siihen asti, kunnes ko. hankintaa koskeva uusi kilpailutettu hankintasopimuskausi alkaa. Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan kyseessä on ennakkoilmoitus ja tietopyyntö. Tällä ennakkoilmoituksella ja tietopyynnöllä on tarkoitus kartoittaa hankinnasta kiinnostuneita alan toimijoita ja potentiaalisia tarjoajia sekä tarkastella hankintakokonaisuuden tarkoituksenmukaista kilpailutustapaa. Hankinnasta kiinnostuneet alan toimijat voivat halutessaan pyytää edellisen hankintaa koskevan kilpailutuksen tarjouspyyntöasiakirjoja nähtäväksi, ja esittää niiden pohjalta tai muutoin vapaamuotoisia näkemyksiä, kysymyksiä ja muita kommentteja tulevaa kilpailutusta ja hankintakokonaisuutta koskien TeeSe Botnian yhteyshenkilölle ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen: minna.kaasalainen@teese.fi. Tavoitteena on saada alan toimijoilta näkemyksiä mm. hankintakokonaisuuden määrittelyyn ja jakamiseen, hinnoitteluun sekä tuotteille ja palveluille asetettaviin vähimmäisvaatimuksiin. Lisäksi hankintayksikkö on kiinnostunut kuulemaan alan toimijoiden mahdollisista näkemyksistä ympäristötekijöiden huomioimisesta hankinnassa. Kommentit ja kysymykset tulevat ainoastaan hankintayksikön käyttöön. Kommentit toivotaan 20.9.2021 mennessä, jotta ne ehditään huomioida kilpailutuksen valmistelussa. Varsinainen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan alustavan suunnitelman mukaan lokakuussa 2021.

Hankinnan kohteena ovat kokonaispalveluna toimitettavat toimiston monitoimilaitteet ja niihin liittyvät muut asennus-, huolto- ja ylläpitopalvelut. Monitoimilaitteiden toimintojen tulee käsittää alustavan suunnitelman mukaan vähintään tulostuksen, skannauksen ja kopioinnin. Kokonaispalvelulla tarkoitettaisiin sitä, että palvelu käsittää asiakaskohteissa tehtävät tarvekartoitukset (kattaen tarvittaessa yksikön koko tulostusympäristön), tarpeen mukaisten laitteiden toimitukset ja asennukset käyttökuntoon (verkkoon liittäminen yhteistyössä asiakkaiden ict-yksiköiden kanssa), käyttökoulutukset, laitteiden ylläpito- ja huoltopalvelut sekä asiakaskohtaiset seurantapalaverit. Kilpailutettava palvelukokonaisuus ja palvelukuvaus määritellään tarkemmin lopullisissa tarjouspyyntöasiakirjoissa. Asiakasyksikön tarvetta vastaava laite / laitteet toimitetaan yksiköiden käyttöön laitekohtaisia palvelumaksuja vastaan, eli laitteet eivät missään vaiheessa siirry asiakkaiden omistukseen. Laitteiden huolto- ja ylläpitokustannukset puolestaan on tarkoitus kattaa laitteiden toteutuneeseen käyttövolyymiin perustuvilla veloituksilla. Mahdolliset lisäpalvelut (esim. turvatulostus, laajemmat tulostuskartoitukset) olisivat alustavan suunnitelman mukaan solmittavan puitesopimuksen optioina. Alustavan suunnitelman mukaan kilpailutuksen perusteella valitaan yksi (1) toimittaja, jonka kanssa puitesopimus solmitaan.

Tietopyyntöön osallistuminen ei ole edellytys tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön osallistumatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tämä ilmoitus ei velvoita Teese Botnian Oy:n hankintapalveluita toteuttamaan hankintaa ilmoituksessa kuvatulla tavalla. Ennakkoilmoituksessa ilmoitetut tiedot hankinnasta sekä hankintamenettelystä ovat alustavia ja lopullinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö voivat poiketa tässä ennakkoilmoituksessa mainituista tiedoista. TeeSe Botnia Oy Ab toimii omistajiensa yhteishankintayksikkönä ja vastaa yhteishankintasopimusten kilpailuttamisesta, päätöksenteosta ja sopimushallinnasta tavara- ja palveluhankinnoissa. TeeSen kilpailuttamien sopimusten käyttäjiksi voivat sitoutua seuraavat yhteisöt tytäryhteisöineen: Vaasan kaupunki, Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Maalahden kunta, Laihian kunta, Vöyrin kunta, Mustasaaren kunta, Närpiön kaupunki, Isokyrön kunta, Korsnäsin kunta, Kristiinankaupunki sekä muut yhteisöt, jotka TeeSen suoran tai välillisen omistuksen perusteella voivat käyttää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia. Lisäksi toimintansa 1.1.2022 aloittava Pohjanmaan hyvinvointikuntayhtymä voi sitoutua hankintaan.