Lehtien välityspalvelut

Hankinnan kohteena ovat kotimaiset ja ulkomaiset sanoma- ja aikakauslehdet sekä ammattilehdet ja tieteelliset lehdet sekä niiden välityspalvelut. Välitettävät/tilattavat lehdet voivat olla painetussa ja/tai elektronisessa muodossa. Lehtien välityspalvelun tuottajalla on käytössä tilaajalle maksuton sähköinen tilausjärjestelmä, josta ilmenevät ajantasaiset tiedot eri tilausvaihtoehdoista. Tilausjärjestelmän avulla tilaaja voi selata kattavaa lehtitietokantaa ja lehtien yksityiskohtaisempia tietoja, tehdä tarpeensa mukaisia tilauksia, seurata tilausten "statusta", hallita tilauksia, uusia ja lopettaa tilauksia sekä selata tilaushistoriaa. Myös sähköpostitse tilaamisen tulee olla mahdollista. Tilaajan käytössä on suomenkielinen asiakaspalvelu. Lehdet ovat haettavissa tilausjärjestelmästä pikahaulla tai tarkennetulla haulla. Järjestelmästä saa myös luotua raportteja. Tilausjärjestelmään voidaan luoda tilaajan tarpeen mukainen määrä profiloitavissa olevia käyttäjätunnuksia, koska eri toimialat/vastuuyksiköt tekevät tilauksensa itse. Palvelutuottaja laskuttaa tilaajaa lehtitilauksista sähköisellä laskulla, joka on kohdennettavissa vastuuyksikkötasolle. Laskutuslisiä tai muita lisiä ei voida veloittaa. Myöskään erillisiä tilaus-, käsittely, toimitus/postitus- ja/tai peruutusmaksuja ei makseta, vaan niiden tulee sisältyä hintoihin. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta tilaajalle. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Varsinainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Hankinnan kohteena ovat lehdet ja niiden välityspalvelut HUSille. Tarjoaja sitoutuu toteuttamaan hankinnan kohteen mukaiset lehtien välityspalvelut myös HUSin kanssa samaan konserniin kuuluville oikeushenkilöille ja konsernin osakkuusyhteisöille. Hankinta sisältää seuraavat lehtikategoriat: 1. kotimaiset sanoma- ja aikakauslehdet, 2. kotimaiset ammattilehdet ja tieteelliset lehdet sekä 3. ulkomaiset sanoma- ja aikakauslehdet sekä ammattilehdet ja tieteelliset lehdet sekä edellä mainittujen lehtien välityspalvelut. Välitettävät/tilattavat lehdet voivat olla painetussa ja/tai elektronisessa muodossa. Tarjoan lehtitietokannan tulee kattaa kaikki em. lehtikategoriat tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten mukaisesti. Kilpailutettavan hankinnan kautta on mahdollista hankkia lisäksi hankinnan kohteen mukaisia lisätuotteita tai -palveluja kuten tietokantoja enintään kymmenellä (10) prosentilla hankinnan ennakoidusta arvosta. Tarjoajan tulee ilmoittaa alennusprosentti kaikkiin em. lehtikategorioihin tarjouspyynnön kohdassa "Hankinnan kohteen kriteerit". Valinta ja vertailuperusteet on kuvattu tarkemmin kohdassa "Päätöksenteon perusteet". Lehtikategorioille (1-3) ilmoitetut alennusprosentit ovat kiinteät varsinaisen sopimuskaudenkauden eli kahden (2) vuoden ajan. Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Lehtien välityspalvelun tuottajalla on käytössä tilaajalle maksuton sähköinen tilausjärjestelmä, josta ilmenevät ajantasaiset tiedot eri tilausvaihtoehdoista. Tilausjärjestelmän avulla tilaaja voi selata kattavaa lehtitietokantaa ja lehtien yksityiskohtaisempia tietoja, tehdä tarpeensa mukaisia tilauksia, seurata tilausten "statusta", hallita tilauksia, uusia ja lopettaa tilauksia sekä selata tilaushistoriaa. Myös sähköpostitse tilaamisen tulee olla mahdollista. Tilaaja saa tilauksestaan tilausvahvistuksen, josta käyvät ilmi ainakin tilatut lehdet ja tilauksen euromääräinen arvo. Lehdet ovat haettavissa tilausjärjestelmästä pikahaulla tai tarkennetulla haulla. Järjestelmästä saa myös luotua raportteja. Tilausjärjestelmään voidaan luoda tilaajan tarpeen mukainen määrä profiloitavissa olevia käyttäjätunnuksia, koska eri toimialat/vastuuyksiköt/sopimusta hyödyntävät tahot tekevät tilauksensa itse. Palvelutuottaja laskuttaa tilaajaa sähköisellä laskulla, joka on kohdennettavissa vastuuyksikkötasolle. Laskutuslisiä tai muita lisiä ei voida veloittaa. Myöskään erillisiä tilaus-, käsittely, toimitus/postitus- ja/tai peruutusmaksuja ei makseta, vaan niiden tulee sisältyä hintoihin. Tilaaja ei myöskään sitoudu tarkempiin lehtitilauksiin tai tilausmääriin, vaan se voi tehdä tilauksia kulloisenkin tarpeen mukaisesti. Niiden lehtien osalta, jotka ovat saatavissa vain jäsenyyden kautta, pidätetään oikeus hankkia lehdet suoraan kustantajalta/julkaisijalta. Tilaajan käytössä on suomen- ja ruotsinkielinen asiakaspalvelu. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoissa.

VAIHTOEHTOISET JA RINNAKKAISET TARJOUKSET Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja. ALIHANKINTA Tarjoaja voi käyttää alihankkijaa. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan suhteessa hankintayksikköön. Hankintayksikkö allekirjoittaa hankintasopimuksen vain tarjouksen jättäneen yrityksen kanssa. Hankinnan tuottamisessa käytettävät alihankkijat on nimettävä. Kutakin alihankkijaa koskevat tiedot tulee antaa liitteellä 7 "Alihankkijaa koskevat tiedot_lomake", joka ladataan osaksi tarjousta. Nimetyt alihankkijat katsotaan tarjoajan resursseiksi. Tarjoajan on sitouduttava siihen, että nimetyt alihankkijat ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, jos tarjoaja tulee valituksi. Voittajaksi valitun tarjoajan on toimitettava suoraan palvelun tuottamiseen osallistuvista alihankkijoista vastaavat todistukset ja selvitykset kuin tässä tarjouspyynnössä on vaadittu, ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta. Hankintayksikkö voi perustellusta syystä kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa. Resurssialihankkijoiden tiedot tulee ilmoittaa myös ESPD-lomakkeen II osassa. RYHMITTYMÄ Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa. Kuitenkin kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista allekirjoittamalla hankintasopimuksen. Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli ryhmittymä tulee valituksi. Em. sitoumus velvoittaa erityisesti, koska ryhmittymän kaikkien jäsenten resurssit ja tiedot vaikuttavat kelpoisuusvaatimuksiin. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenten tiedot tulee ilmoittaa ESPD-lomakkeen II osassa.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska HUSin näkemyksen mukaan hankinta muodostaa luontaisen kokonaisuuden ja keskitetty palvelu toteutuu parhaiten yhden sopimustoimittajan mallilla. Halvimman hinnan käyttäminen ja tarjousten valinta ja vertailuperusteet on kuvattu tarkemmin kohdassa "Päätöksenteon perusteet".

Lisätietokysymyksiin vastaamisen yhteydessä on korjattu seuraavia kriteerejä tarjouspyynnön kohdassa ”Hankinnan kohteen kriteerit”: Kaikkia kolmea lehtikategoriaa koskeviin kohtiin, joissa tarjoaja ilmoittaa alennusprosentin, on lisätty sana ”lähtökohtaisesti”. Vaatimusta siitä, että: ”Alennusprosentti vähennetään kustantajan tilaushetken virallisesta arvonlisäverottomasta listahinnasta” on siis muutettu kolmeen kohtaan siten, että: ”Alennusprosentti vähennetään lähtökohtaisesti kustantajan tilaushetken virallisesta arvonlisäverottomasta listahinnasta.” HINNOITTELUUN LIITTYVÄT KRITEERIT -alaotsikon alle on tehty vastaava muutos ja uusi vaatimus kuuluu: ” Myyntihinta tilaajalle on lähtökohtaisesti kustantajan tilaushetken virallinen arvonlisäveroton listahinta, joka on tarvittaessa muunnettu euroiksi (EUR), ja josta on vähennetty lehtikategorioittain annettu alennusprosentti.” Saman alaotsikon alle on lisätty uusi kriteeri lisätietokysymykseen annetun vastauksen mukaisesti. Uusi kriteeri kuuluu: "Mikäli kustantajan virallista arvonlisäverotonta listahintaa ei ole tilaushetkellä vahvistettu ja tilaaja joutuu tekemään tai uudistamaan tilauksensa ns. arviohinnan perusteella, voidaan euromääräinen myyntihinta määrätä vasta laskutushetkellä. Palveluntuottaja ilmoittaa tilaajalle lopullisen hinnan tilausvahvistuksella heti kun mahdollista. Tilaajalla on oikeus peruuttaa tilaus kuluitta, jos arviohinta muuttuu enemmän kuin +5 %." Saman alaotsikon alla olevaa vaatimusta siitä, että: ”..palveluntuottaja käyttää tilaushetken mukaista EKP:n muuntokurssia” ja, että: ”..Tilaajalle annetaan euromääräinen myyntihinta viimeistään tilauksen tekohetkellä” on muutettu seuraavasti: ”Mikäli lehden alkuperäinen hinta on muussa valuutassa kuin euroissa (EUR), palveluntuottaja käyttää tilaushetken tai tarvittaessa laskutushetken mukaista EKP:n muuntokurssia. Tilaajalle annetaan euromääräinen myyntihinta viimeistään tilauksen tekohetkellä tai viimeistään laskutushetkellä.” TILAUSJÄRJESTELMÄ JA SEN TIEDOT -alaotsikon alle on tehty lisäksi seuraava korjaus: Vaatimusta siitä, että: ” Hintatiedot tulee ilmoittaa tilausjärjestelmässä tilausvaihtoehdoittain (mm. määräaikais- ja kestotilaukset, jos molemmat mahdollisia) ja formaateittain (mm. painettu lehti, painettu lehti sisältäen elektronisen lehden, painettu lehti ja lisämaksullinen elektroninen lehti, pelkkä elektroninen lehti) ja ulkomaisissa lehdissä vähintään kustantajan valuutassa (alv-prosentti eriteltynä). Euromääräinen myyntihinta annetaan viimeistään tilauksen tekohetkellä.” on täsmennetty lopusta siten, että: ”...Euromääräinen myyntihinta annetaan viimeistään tilauksen tekohetkellä tai laskutushetkellä.”