Sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelu

Hankinnan kohteena on rakentamisen ja ympäristönsuojelun toimialueen sähköisen asioinnin järjestämistä kunnan asiakkaille varten tarkoitettu sähköinen lupa-asioinnin palvelu Kuntien Tiera Oy:lle (Tiera), sen asiakkaille sekä hankintarenkaaseen liittyneille 18 kunnalle, kaupungille tai muulle hankintayksikölle. (jäljempänä "Hankintarenkaan jäsenet"). Tiera ja Hankintarenkaan jäsenet kilpailuttavat hankinnan yhteishankintana siten, että Tiera laatii valitun toimittajan kanssa oman puitesopimuksen lupajärjestelmästä, jonka perusteella Tieran asiakaat voivat liittyä palvelun käyttäjiksi. Vastaavasti muut Hankintarenkaan jäsenet laativat valitun toimittajan kanssa omat erilliset puitesopimukset .Toimittaja ja Tieran asiakkaat sekä muut hankintarenkaan jäsenet sekä tarvittaessa heidän asiakkaansa sopivat puitesopimukseen perustuvalla erillisellä palvelusopimuksella palvelun käytöstä. Tarjouspyynnön liitteessä 4 on ilmoitettu puitejärjestelystä kiinnostuneet Tieran omistaja-asiakkaat, Hankintarenkaan jäsenet ja näiden hankinnan arvioidut vuosivolyymit. Tarjouspyynnön kohdassa 1.2. on ilmoitettu, että sopimuksen tekee yhteishankintayksikkö. Täsmennyksenä tähän todetaan, että Tiera toimii omistajiensa osalta yhteishankintayksikkönä ja muiden mukana olevien hankintayksiköiden kanssa se tekee hankinnassa yhteistyöstä hankintarenkaana. Lupapalvelu tulee tarjota ohjelmistopalveluna (Saas) siten, että Tiera, Tieran Asiakkaat ja Hankintarenkaan jäsenet voivat ottaa palvelun tai sen osan halutessaan käyttöön. Lisäksi palvelua on voitava käyttää Tieran Asiakkaiden ja muiden hankintarenkaan jäsenten liiketoiminnassa, jolloin Asiakas tarjoaa palvelun käyttöön omille asiakkailleen.

Hankinnan tavoitteena on saada Kuntien Tieralle, sen asiakkaille ja muille hankintarenkaaseen liittyneille hankintayksiköille ja/tai heidän asiakkailleen helposti ja nopeasti käyttöön otettava sähköinen palvelu kuntalaisten ja yritysten vuorovaikutteiseen asiointiin kunnan lupia myöntävän viranomaisen kanssa. Hankittavaan palveluun sisältyy myös sähköisen säilyttämisen palvelu (”arkisto”), jonka tulee täyttää SÄHKE2-vaatimukset sähköiselle säilyttämiselle. Lisäksi hankittavaan palveluun sisältyy raportointityökalu ja asiakirjakauppa. Tästä sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta käytetään jäljempänä ja tarjouspyynnön liitteissä nimitystä ”Lupapalvelu” tai ”Ohjelmistopalvelu”. Ohjelmistopalvelun hankinta sisältää myös optioita. Lupapalvelun lisäksi hankinnan kohde sisältää neuvonta-, koulutus- ja muita asiantuntijapalveluita. Lupapalvelu tulee tarjota ohjelmistopalveluna (SaaS) siten, että Tilaaja tai sen asiakas voi ottaa halutessaan palvelun tai sen osan käyttöön. Lisäksi palvelua on voitava käyttää Tilaajan tai Tilaajan asiakkaan liiketoiminnassa, jolloin asiakas tarjoaa palvelun käyttöön omille asiakkailleen (esimerkiksi kuntayhtymä tai muu seudullinen toimija hankkii palvelun ja tarjoaa sitä omille asiakkailleen). Tarjottavan Lupapalvelun tulee perustua avoimelle lähdekoodille. Lupapalvelun käyttäjäystävällisyys, luotettavuus ja saavutettavuusdirektiivin täyttyminen ovat keskeisiä vaatimuksia. Sähköisten lupahakemusten käytänne on vakiintunut jo korkealle tasolle ja edelleen tämän tavan uskotaan kasvavan merkittävästi lähivuosien aikana. Hankittavat palvelut on niihin liittyvät palvelut on esitetty tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä. Vantaan kaupunginhallitus on 19.10.2020 päätöksellään ehdollisesti sitoutunut merkitsemään Kuntien Tiera Oy:n osakkeita ja Sastamalan kaupungin Konserni- ja elinvoimajaosto on 5.10.2020 päätöksellään päättänyt Kuntien Tiera Oy:n osakkeiden merkinnästä. Tarkoitus on, että molemmat kunnat ovat puitesopimuksen astuessa voimaan Kuntien Tiera Oy:n osakkeenomistajia ja tekevät siten palvelusopimuksen Kuntien Tiera Oy:n ja toimittajan välisen puitesopimuksen perusteella.

Jälki-ilmoitus koskee Kuntien Tiera Oy:tä ja Kuntien Tiera Oy:n omistajia, jotka ovat ilmoittaneet kiinnostuksensa puitejärjestelyyn. Hankintarenkaan jäsenet tekevät oman hankintapäätöksensä.