Asiakirjojen sähköinen arkistointijärjestelmä

Hankinnan kohteena on asiakirjojen sähköiseen arkistointiin tarkoitettu järjestelmä Saas-palveluna. Järjestelmää tullaan alkuvaiheessa käyttämään ulkoisen laskennen ja hankintojen asiakirjojen arkistointiin ja käyttöä voidaan sopimuskaudella laajentaa muihin Ylen asiakirjoihin. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Hankinnan kohteena on asiakirjojen sähköiseen arkistointiin tarkoitettu järjestelmä Saas-palveluna. Järjestelmää tullaan alkuvaiheessa käyttämään ulkoisen laskennan ja hankintojen asiakirjojen arkistointiin. Järjestelmän käyttöä tullaan laajentamaan sopimuskaudella myös muihin Tilaajan asiakirjoihin. Arkistointijärjestelmä hankitaan valmistuotteena, joka täyttää asetetut vaatimukset ylläpito- ja jatkokehityspalveluineen. Toimitusprojektissa on tarkoitus välttää mahdollisimman paljon räätälöintejä ja hyödyntää valmistuotteen omia ratkaisumalleja ja konfigurointimahdollisuutta. Valmistuotteen ratkaisumallit lisäävät järjestelmän ylläpidettävyyttä ja helpottavat elinkaaren hallintaa. Arkistointijärjestelmän tulee mahdollistaa pitkälle automatisoidut prosessit ja tehostaa siten käsittelijöiden työtä ja asioiden käsittelyä. Ratkaisun tulee olla helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen. Yle valitsee yhden (1) Palveluntuottajan, jonka kanssa solmitaan sopimus. Sopimus on voimassa määräaikaisena ensimmäiset kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Ylen tavoitteena on tehdä hankintapäätös viimeistään kesäkuun 2021 aikana. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä: liite 1 Palvelukuvaus liite 1.1 Ulkoisen laskennan ja hankintojen asiakirjat liite 2 Vaatimusmäärittely liite 3 Hintalomake liite 4 Sopimusluonnos liite 4.1 JIT liite 8 (JHS166) liite 5 SLA-ehdot liite 6 Tietosuojasopimus.