Matkatoimistopalvelut

Sarastia Oy pyytää tarjoustanne Matkatoimistopaveluista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan. Kilpailutus suoritetaan avoimena menettelynä, jonka perusteella laaditaan yhden toimittajan puitejärjestely. Puitejärjestely on kestoltaan määräaikainen neljä (4) vuotta sisältäen kuuden (6) kuukauden irtisanomisajan koskien hankintayksikköä, palveluntuottajaa sekä puitesopimusta käyttäviä Sarastian asiakasyhteisöjä (tilaajia). Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hinta-laatusuhde. Tarjousten laadullinen vertailu sisältää varsinaisen tarjousajan päätyttyä toteutettavan demotilaisuuden, jonka tarkoituksena on arvioida ja pisteyttää tarjoajan onlinepalveluiden toimivuus. Tarkemmat tiedot tarjousten vertailuperusteista, pisteytyksestä ja demotilaisuudesta on esitetty tarjouspyynnössä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyynnön vastaiset tai muutoin virheellisesti toimitetut tarjoukset suljetaan hankintamenettelystä. HUOM! Tarjouspalvelun käyttöön liittyvissä ongelmissa tarjoajan tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen: tuki@cloudia.fi / 020 766 1077. Sarastia Oy ei vastaa Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalista.

Kilpailutuksen perusteella valitaan palveluoperaattori, joka vastaa tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittujen palveluiden tuottamisesta ja välittämisestä sopimusta käyttäville asiakkaille. Hankinta sisältää liikematkustuksen ja ryhmä- ja kokousmatkojen matkatoimistopalvelut sekä tapahtumajärjestämisen palvelut. Hankinta kattaa palveluoperaattorin repertuaarista valittavat varsinaisten matkapalvelutuottajien, kuten lentoyhtiöt ja hotellit, käytön palveluoperaattorin välityksellä. Sopimusta käyttävien asiakkaiden ei näin ollen tarvitse kilpailuttaa erikseen hotelleja, lentoja yms. Hankinnan ennakoidussa arvossa on huomioitu matkatoimistopalveluiden tuottajalle maksettavien korvausten lisäksi myös varsinaisten matkojen ennakoidut arvot. Palveluntuottaja tarjoaa asiakkailleen nimetyt sopimusvastuuhenkilöt, 24/7 asiakaspalvelun, pilvipalveluna toimivan Online-varausportaalin sekä mobiililaitteissa toimivan mobiilikäyttöliittymän varausten tekoon ja hallinnointiin. Hankintayksikkö voi käyttää pilvipalveluna toteutettavasta ratkaisusta nimityksiä "pilvipalvelu", "asiakasportaali" ja "online-varauskanava". Kaikilla nimityksillä tarkoitetaan kuitenkin tarjoajan ratkaisun mukaista pilvipalvelua, joka täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset. Palvelu sisältää lisäksi kriisi- ja poikkeustilanteiden hallinnan palvelut sekä optioina erikseen sovittavat matkanjohtajapalvelut ja lähettipalvelut. Palveluntuottaja laatii hankintaan sitoutuneiden asiakkaiden kanssa keskinäiset palvelusopimukset, jotka noudattavat reunaehdoiltaan aina varsinaista puitesopimusta. Palveluntuottaja vastaa asiakaskohtaisten palvelusopimusten laadinnasta ja niiden mukaisen palvelukokonaisuuden käyttöönotosta. Palveluntuottaja järjestää asiakkaille tarvittavat koulutukset välittömästi sopimuskauden alussa palvelun käyttöönoton yhteydessä. Palvelusopimukset ovat kestoltaan määräaikaisia kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen ne jatkuvat toistaiseksi voimassaolevina. Määräaikaisten ja toistaiseksi voimassa olevien palvelusopimusten kesto rajoitetaan päättymään viimeistään vuoden kuluttua varsinaisen puitesopimuksen päättymisestä. Mikäli asiakkaalla on ainoastaan yksi palvelusopimus, sen irtisanomisaika on asiakkaan ja palveluntuottajan osalta kuusi (6) kuukautta määräaikaisuudesta huolimatta. Mikäli asiakkaalla on useampia palvelusopimuksia, yksittäisen palvelusopimuksen irtisanomisaika on asiakkaan osalta kolme (3) kuukautta ja palveluntuottajan osalta kuusi (6) kuukautta määräaikaisuudesta huolimatta. Asiakkailla on oikeus hankkia palveluntuottajalta vähäisissä määrin myös muita sellaisia matkatoimistopalveluita, joita ei ole pystytty etukäteen yksilöimään tarjouspyyntöasiakirjoissa. Kyseiset palvelut on huomioitu hankinnan kokonaisarvossa. Edellä mainittuja palveluita hankittaessa asiakkaalla on oikeus pyytää palveluntuottajalta erillistä tarjousta palvelun hinnoittelusta. Palvelut kytketään palveluntuottajan ja asiakkaan välisiin palvelusopimuksiin, mikäli kyse on toistuvaisluonteisesta palvelusta. Esimerkki: Asiakas voi pyytää erillistä tarjousta tapahtumakokonaisuuden järjestämisestä ja kytkeä siihen edellytyksen tapahtumajärjestäjän kokemuksesta, tai mahdollisen matkanjohtajan tai muun henkilön henkilökohtaisesta osaamisesta ja kokemuksesta. Vastaavasti asiakas voi pyytää tarjouksen ja sopia jostain tarjoajan lisäpalvelusta, joka kytketään kiinteäksi osaksi tarjoajan ja asiakkaan välistä palvelusopimusta (esim. erinäiset raportointiin liittyvät palvelut).

HANKINTAMENETTELYYN SISÄLTYVÄ DEMOTILAISUUS Hankintamenettely sisältää tarjoajan pilvipalveluna toimivaa asiakasportaalia / itsevarausjärjestelmää koskevan demotilaisuuden, josta tarjoajalla on mahdollisuus ansaita tarjoukseensa maksimissaan 20 laatupistettä. Demotilaisuus pidetään varsinaisen tarjousajan päätyttyä. Tilaisuuteen kutsutaan kaikki hyväksytyn tarjouksen jättäneet tarjoajat, jotka ovat antaneet alustavan vakuutuksensa siitä, että täyttävät kaikki hankintalain mukaiset pakolliset ja harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet sekä hankintayksikön asettamat muut tarjoajayritykseen kohdistuvat soveltuvuusvaatimukset. Demotilaisuudet järjestetään etäyhteyden välityksellä, ja niihin osallistuu aina yksi tarjoaja kerrallaan. Demotilaisuuden sisältö, toteutus, arviointikohteet ja -kriteerit ym. käytännön ohjeet on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa dokumentissa Demotilaisuus. Tarjoajia pyydetään huomioimaan, että hankintayksikön tavoitteena on saada mahdollisimman valmis ratkaisu, joka on käyttöönotettavissa välittömästi sopimuskauden alussa asiakkaiden ja valitun palveluntuottajan välisen palvelusopimuksen käyttöönottosuunnitelman mukaisessa aikataulussa. Hankintayksikkö ei hyväksy ratkaisuja, jotka eivät ole valmiita käyttöönotettaviksi tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyssä aikataulussa ja / tai jotka edellyttävät tilaajalta tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittua laajempaa osallistumisvelvoitetta käyttöönottoprojektiin.

Hankinta toteutetaan valtakunnallisena yhteishankintana, jota ei ole jaettu osakokonaisuuksiin. Hankintayksikkö perustelee ratkaisun seuraavasti: Matkatoimistopalveluiden luonne, hankintavolyymit ja käytännön toteutus palveluntuottajan toimesta eivät edellytä useamman toimittajan mallia, eikä se hankintayksikön arvion mukaan lisäisi kilpailua tai tuottaisi muuta lisäarvoa.