Askelia talveen - tarjouspyyntö ikäihmisten ympärivuotista liikkumista tukeville kokeiluille

Tällä tarjouspyynnöllä haetaan 1–3 nopeaa kokeilua, joiden maksimihinta on 12500€. Hankittavat nopeat kokeilut toteutetaan Helsingin Malmilla osana KauKo – Kaupunkiympäristöt Kokeilualustana hyvinvointi-innovaatioille -hanketta, ja kokeilujen tavoitteena on kehittää kaupunkiympäristöä liikkumiseen kannustavaksi sekä terveyttä ja hyvinvointia tukevaksi yhdessä alan yritysten kanssa. Kokeiluohjelman tavoitteena on saada lisää tietoa ja käytännön kokemuksia ikäihmisten liikkumista tukevista ratkaisuista ja niihin liittyvistä teknologioista, jotka tukevat ympärivuotista aktiivisuutta kaupunkiympäristössä. Ohjelma tukee hyvien palvelukonseptien kehittämistä ja tarjoaa mahdollisuuden testata niitä aidossa kaupunkiympäristössä. Kokeiluohjelmassa tehdään yhteistyötä kaupungin sidosryhmien ja alueen toimijoiden kanssa.

Forum Virium Helsinki Oy hakee tällä avoimella tarjouspyynnöllä enintään kolmea kokeilua. Hankinnan kohteena ovat ympärivuotista aktiivisuutta tukevat ratkaisut ja palvelut. Kokeiluohjelmassa pureudutaan talven haasteisiin ja liikkumista hankaloittaviin olosuhteisiin. Kokeilut toteutetaan alkuvuodesta 2025. Kohderyhmänä kokeiluissa ovat erityisestiikäihmiset. Varsinainen toteutuspaikka sovitaan jokaiselle valitulle kokeilulle erikseen Malminalueelta. Kokeiluohjelman tavoitteena on saada tietoa uudenlaisista ja innovatiivisista ratkaisuista,jotka tukevat ikäihmisten ympärivuotista liikkumista kaupunkiympäristössä. Erityisenäkiinnostuksen kohteina ovat ratkaisut, jotka tuovat helpotusta kaupunkiympäristössätapahtuvaan liikkumiseen talven aikana. Talven tuomia haasteita voivat olla muun muassapimeys, liukkaus, kylmyys, esteellisyys sekä lepopaikkojen puute, mitkä nostavat liikkeellelähdön kynnystä. Haasteet liittyvät niin talvikunnossapitoon, kuin ikäihmisten tiedottamiseen vallitsevista olosuhteista ja kunnossapidon tilasta. Tehokkaan tiedottamisen edellytyksenä on kohderyhmän tarpeiden ja käyttäytymisen ymmärtäminen. Osa hyödyntää aktiivisesti digitaalisia kanavia, kun taas toisille ensisijaisia tiedonlähteitä ovat perinteiset mediat kuten lehdet, radio ja televisio. Tarjottavien ratkaisujen tulee edistää ikäihmisten hyvinvointia ja tukea ympärivuotista liikkumista kaupunkiympäristössä jollain seuraavista aihealueista: A) Reitit ja opastus, B)Haasteet ja tiedotus, tai C) Liikkumisen edistäminen talvella. Kokeiluohjelmalla pyritään löytämään ratkaisuja ja palveluita, joilla talven tuomaa liikkeelle lähdön kynnystä voitaisiin madaltaa, erityisesti niiden ikäihmisten kohdalla, joiden liikkuminen on jo ennestään vähäistä. Kokeilun kohteena olevien ratkaisujen tulee liittyä yhteen tai useampaan alla olevaan aihealueeseen. - A) Reitit ja opastus: Esimerkiksi kävelylle kutsuvat opasteet (digitaaliset ja fyysiset)ja konseptit, jotka visualisoivat esimerkiksi talvikunnossapidettäviä ja valaistuja reittejä, penkkien sijainteja ja muita liikkumisen kannalta oleellisia asioita. (Helsingin kaupungin avoimet paikkatietolähteet löytyvät täältä: https://kartta.hel.fi/) - B) Haasteet ja tiedotus: Esimerkiksi talvella liikkumisen haasteiden tunnistaminen, paikantaminen ja analysointi kaupunkikehityksen tueksi sekä ikäihmisille viestittäväksi. Menetelmät voivat hyödyntää sidosryhmiä, kuten alueen asukkaita talvikunnossapidon haasteiden tunnistamisen tueksi. - C) Liikkumisen edistäminen talvella: Esimerkiksi ratkaisut, jotka parantavat ikäihmisten liikkumisen edellytyksiä ja kannustavat liikkumaan myös talvella. Uudet ratkaisut voivat tuoda helpotusta tunnistettuihin talven olosuhdehaasteisiin sekä madaltaa liikkeelle lähdön kynnystä esimerkiksi innovatiivisilla, aktivoivilla tai yllätyksellisillä väliaikaisilla kaupunkiympäristön ratkaisuilla. Kuka voi osallistua? Tarjouskilpailuun voivat osallistua yritykset tai muut yhteisöt, joilla on eurooppalainen voimassa oleva yritystunnus. Osallistuminen usean toteuttajan tiiminä on mahdollista. Tässä tapauksessa tiimi nimeää joukostaan tarjoukseen yhden yhteystahon. Tarjouskilpailun aikataulu, budjetti ja tarjousten jättäminen Tarjousten jättöaika on 22.11.2024 klo 14.00 mennessä. Kokeiluohjelman infotilaisuus järjestetään 11.11.2024 klo 12-13 ja valinnat julkaistaan 20.12.2024 mennessä. Kokeilut käynnistyvät viimeistään tammikuussa 2025 ja niiden tulee olla toteutettavissa 2–3 kk aikana. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.1.2025 saakka. Tarjouskilpailuun osallistutaan lomakkeen kautta: https://oc.fvh.io/fi/kauko-projekti-ikaihmisten-aktivoimisen-ja-liikkumisen-edistaminen-malmilla/ Lisäksi tarjoaja voi toimittaa enimmillään kaksi (2) muuta tarjousta tukevaa tai selventävää liitettä, jotka saavat sisältää esim. visuaalisen konseptikuvauksen tai demovideon.Liitemateriaalin laajuus saa olla maksimissaan kuusi (6) sivua/diaa/kuvaa ja videomateriaalin osalta maksimissaan kaksi (2) minuuttia. Arviointi ja valinta tehdäänkuitenkin lomakkeeseen kirjoitettujen tietojen pohjalta. Tarjouskilpailun kokonaisbudjetti on enintään 25 000 euroa. Kokeilujen kokonaismäärä onenintään kolme (3) kappaletta. Yhden kokeilun enimmäiskustannus on 12 500 EUR, alv 0 %. Tarjouksessa tulee: ● kuvata palvelun / kokeilun sisältö, laatu ja laajuus ● ilmoittaa palvelun / kokeilun kokonaishinta sekä mistä kustannukset muodostuvat ● ilmoittaa palvelussa / kokeilussa käytettävä resurssit ja henkilöstö, sekä ● merkitä mahdolliset ammatti- ja liikesalaisuudet Hintojen antaminen hintahaarukkana on kiellettyä. Forum Virium Helsinki Oy ei sitoudu maksamaan mitään tarjouksen ulkopuolisia kuluja tai kustannuksia (esim. majoitus- tai matkakulut). Hankinnan hinta sisältää palvelun koko toteutuksen, esimerkiksi vakuutuksista tai lupa-asioista aiheutuvat kustannukset sekä viranomaisten määräämät verot ja maksut. Arvioinnin kriteeristö Hankintakriteerit ovat 10 % hinta ja 90 % laadullinen arviointi. Tarjousten pisteiden arviointi tapahtuu seuraavien arviointikriteerien perusteella: 1) uutuusarvo ja innovatiivisuus 2) toteutuskelpoisuus 3) vaikutukset ja vaikuttavuus 4) hinta. Kukin arviointikriteeri arvioidaan asteikolla 1–5 pistettä. Tarjouksen korkein mahdollinenpistemäärä on 50 pistettä. 1. Kokeilun uutuusarvo ja innovatiivisuus (max. 15 pistettä) ● Palvelu tai tuote ei ole jo yleisesti käytössä (arviointi tapahtuu hankintayksikönvalitseman arviointiryhmän henkilökohtaisen osaamisen perusteella, sekä yleisen jaerityisen tietämyksen kautta). ● Kokeilu tuo uudenlaisia käytäntöjä/ratkaisuja/näkökulmia tarjouspyynnönkohteeseen. ● Kokeilu Malmin alueen kontekstissa luo arvokasta uutta tietoa ja oppeja yritykselle jasidosryhmille. 2. Toteutuskelpoisuus (max. 15 pistettä) ● Toimenpiteiden, aikataulujen ja resurssien kuvaus osoittaa, että palvelu voidaantoteuttaa laadukkaasti, turvallisesti ja sovitussa aikataulussa tarjouspyynnönmukaisessa kohteessa. ● Tarjoaja osoittaa, että sillä on riittävä osaaminen ja resurssit palvelun toteuttamiseen.Kokeiluun osoitetun henkilöstön pätevyys, tai yhteistyö muiden toimijoiden kanssa. ● Palvelu tai tuote on käyttäjälähtöinen, ja suunnitelma loppukäyttäjien tavoittamiseksisekä muu viestintä on kuvattu selkeästi. 3. Vaikutukset ja vaikuttavuus (max. 15 pistettä) ● Palvelu tai tuote luo konkreettisia ratkaisuja yhteen tai useampaan yllä kuvattuunaihealueeseen. ● Palvelu on monistettavissa tai toistettavissa, tavoitellut vaikutukset jaskaalautumispotentiaali käyvät ilmi tarjouksesta. ● Kokeilulla saadaan aikaan tuloksia ja oppeja ratkaisun potentiaalisista hyödyistä javaikutuksista. 4. Hinta (max. 5 pistettä) ● Laskentakaava hintavertailuun on: halvin hinta / vertailtava hinta x 5 pistettä Parhaat pisteet saaneet tarjoukset valitaan toteutukseen. Samanarvoisiksi arvioidut tarjoukset voivat saada samat pistemäärät. Jokainen alakohta arvioidaan kokonaisuutena. Pisteet myönnetään 1 desimaalin ja ilmoitetaan 1 desimaalin tarkkuudella. Tarjousten arviointi KauKo-hankkeen asiantuntijaraati arvioi määräaikaan mennessä toimitetut tarjoukset ja valitsee parhaimmat tarjoukset pisteytyksen mukaan. Lopullinen valinta tapahtuu arviointikriteerien perusteella. Hankintayksiköllä on oikeus jättää hankinta toteuttamattahuomioiden mm. käytettävissä oleva kokonaisrahamäärä. Hankintapäätös Hankintapäätös syntyy erillisellä Forum Virium Helsinki Oy:n tekemällä päätöksellä. Hankintapäätös annetaan tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee. Palveluun valitun tai valittujen palveluntarjoajien kanssa syntyy sopimus vasta erillisen sopimuksen allekirjoittamisella. Erillinen sopimus Forum Virium Helsinki Oy:n ja valitun palveluntarjoajan välillä allekirjoitetaan 31.1.2025 mennessä. Palveluntarjoajan omia sopimusehtoja ei hyväksytä ja niitä ei voi esittää tarjouksessa. Kokeilun toteuttaminen Kokeilu vahvistetaan erillisellä sopimuksella maksuehtoineen. Kokeilun hinta ilmoitetaan alv 0 % ja maksetaan laskua vastaan. Kokeilu maksetaan yhdessä tai useammassa erässä, riippuen kokeilun suuruudesta ja toimittajan resursseista. Maksuehto määritellään sopimuksessa. Kokeilun valitulla toteuttajalla on erillinen raportointivelvollisuus, joka sovitaan sopimuksessa. Forum Virium Helsinki avustaa kokeilun toimittajaa löytämään kokeiluun liittyvät yhteyshenkilöt Helsingin kaupungin puolelta. Forum Virium Helsingillä, Helsingin kaupungilla ja sen liikelaitoksilla ja tytäryhtiöillä on oikeus käyttää kokeilun sekä tarjouskilpailun toimintaa viestinnässään. Sopimus allekirjoitetaan viimeistään 31.1.2025 ja kokeilujakso alkaa tästä ajankohdasta kestäen enintään kesäkuun loppuun saakka. Lisätietoja ja tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset Tarjouspyynnöstä järjestetään infotilaisuus torstaina 11.11. klo 12:00–13:00. Tilaisuuden kielenä on suomi ja se järjestetään etätilaisuutena. Infotilaisuuteen ilmoittaudutaan tapahtumasivulla, jonka linkki löytyy tarjouspyyntöasiakirjasta. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja yhteydenotot pyydetään toimittamaan 20.11.2024 mennessä osoitteeseen matti.hamalainen@forumvirium.fi (viestin otsikoksi: “Askelia talveen-kokeiluohjelma”). Yhteyshenkilö Matti Hämäläinen Projektipäällikkö, KauKo matti.hamalainen@forumvirium.fi