Tietopyyntö: Tampereen kaupungin lakiasioiden asianhallintajärjestelmä

Tampereen kaupunki aikoo kilpailuttaa joustavan valmisohjelmiston, jossa hallitaan lakiasioiden elinkaarta. Järjestelmä havainnollistaa toimeksiantojen ajantasaisen kokonaistilanteen. Järjestelmässä tulee olla mahdollista mm. koordinoida toimeksiantoja, kirjata työtunteja, tallentaa asiakirjoja , raportoida toimeksiantojen tilannetta sekä hoitaa perintää ja niiden laskutusta. Asiakirjojen vieminen ja tallentaminen järjestelmään tulee olla mahdollista MS Outlookista. Järjestelmästä on valmius siirtää tietoja arkistointijärjestelmään. Tampereen kaupungin konsernihallinnon lakiasiainyksikköön kuuluvat -päätöksenteon ohjaus -maankäyttö- ja yleishallinto-oikeusasiat -hankinta-, yhtiö- ja työoikeusasiat -toimielinpalvelut Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö mahdollisille hankinnasta kiinnostuneille tarjoajille. Tällä tietopyynnöllä mahdollisia tarjoajia pyydetään ilmoittamaan kiinnostuksensa käydä vapaamuotoista dialogia hankinnan kohteesta ja sen määrittelystä. Hankintayksikkö varaa oikeuden toimittaa kommentoitavaksi hankintaan liittyvää materiaalia. Tietopyyntöön osallistutaan lähettämällä sähköposti osallistumishalukkuudesta osoitteeseen: heini.kuoppamaki@tampere.fi. Osallistuminen on tehtävä määräaikaan mennessä, joka on 1.8.2023 kello 16:00. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntö ei sido hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Tietopyyntöön vastaaminen ei vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta osallistumisesta.

Hankinnan tavoitteena on kilpailuttaa ja hankkia lakiasiainyksikön sekä hallinto- ja tukipalveluyksikön tukipalvelujen käyttöön uusi asianhallintaohjelma. Tarkoituksena on saada käyttöön järjestelmä, joka palvelee lakiasioiden ja tukipalvelujen työntekijöitä ja joka vastaa kaikilta osin tiimien tarpeisiin ja näin ollen poistaa useiden erillisten järjestelmien käyttötarpeen. Hankittavan järjestelmän tulee helpottaa ja sujuvoittaa lakimiesten ja tukipalvelujen työntekijöiden työskentelyä sekä mahdollistaa asioiden etenemisen seuranta ja raportointi. Lakiasioilla on tällä hetkellä käytössään useita erillisiä järjestelmiä/ohjelmistoja. Tavoitteena on hallita toimeksiantoja tehokkaasti yhdessä järjestelmässä. Lakiasianyksikkö ja hallinto- ja tukipalveluyksikön käsittelemät tiedot sisältävät toisinaan sekä salassa pidettävää että henkilötietoja sisältävää materiaalia. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset tullaan ottamaan hankinnassa erityiseen huomioon.