Tilavarausjärjestelmä

Hankinnan kohteena on Lappeenrannan kaupungin käyttöön tuleva tilavarausjärjestelmä, joka kattaa verkkokaupan, kassajärjestelmän, laskutuksen, raportoinnin, omatoimisen tila-, tuote-, lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmän ja kattavat käyttöoikeuksien hallintatyökalut. Haettava järjestelmä on käytettävissä itsenäisesti ja tukee kaupungin varattavien tilojen käyttöasteen kohottamista ja siten vuokratulojen kasvattamista. Tämän tarjouspyynnön liitteenä oleva asiakirja Liite 9 Hankinnan kohteen kuvaus toimii hankintaprosessin tukena, jossa sen tehtävä on määrittää järjestelmän toimittajien, järjestelmien ja järjestelmäkokonaisuuksien vaatimukset. Liitteen 9 tarkoitus on kuvata kilpailutettava järjestelmä sellaisella tarkkuudella, että tarjoajat kykenevät arvioimaan ja kuvaamaan oman ratkaisunsa tilaajan tarpeisiin. Lappeenrannan kaupungin organisaatiossa oli vuoden 2021 lopussa 2277 työntekijää, jotka palvelevat noin 72 000 henkilön suuruista väestömäärää. Järjestelmää käyttävät ensisijaisesti niin kaupungin oma henkilöstö kuin kaupungin asukkaat, mutta myös Etelä-Karjalan muiden kuntien asukkaat sekä turistit. Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa 1.1.2024 ja päättyy 31.12.2027. Järjestelmä on tavoitteena ottaa käyttöön 1.8.2024. Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, sillä hankinnan kohteen kuvausta ei voida laatia riittävän tarkasti viittaamalla standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viitteeseen. Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 40 - 60% ja laadun 40 - 60%. Laadun osalta painotus edelleen siten, että pisteytettävien vaatimusten ja palvelun toimintaa kuvaavan demon suhde on 30 - 70 %. Alustava ratkaisuehdotus pyydetään neuvottelumenettelyyn mukaan valituilta. Neuvottelut käydään osallistumispyynnössä sekä sen liitteissä olevan materiaalin että toimittajan alustavan ratkaisuehdotuksen pohjalta. Lopullinen tarjouspyyntö viimeistellään neuvottelujen lopputuloksena.

Katso hankinnan kohteen kuvaus liitteestä 9 Hankinnan kohteen kuvaus.