Pikaviestintä- ja häiriötilanneratkaisun hankinta

LapIT Oy on kuntien ja kuntayhtymien omistama ICT ja tiedonhallinta palveluita tuottava in-house yhtiö. Omistaja-asiakkaisiimme lukeutuu tällä hetkellä yhteensä 30 organisaatiota. Toiminta-alueemme kattaa Koillismaan ja Lapin maakunnan alueet. Palvelumme koostuvat perustietotekniikan ja ICT-infrapalveluista, sekä kasvavasti erilaisista tiedonhallinnan asiantuntijapalveluista omistaja-asiakkaidemme tarpeisiin. Palveluitamme hyödyntäviä asiakassektoreita ovat sosiaali- ja terveyspalvelut, opetus- ja kulttuuripalvelut, yhdyskuntapalvelut, sekä hallinto- ja tukipalvelut. Tuotamme palveluita läheisessä yhteistyössä lukuisten kumppaneidemme kanssa. Pikaviestintä- ja häiriötilanneratkaisun hankinnan kilpailutuksessa tavoitteenamme on löytää ratkaisu pikaviestintä- ja häiriötilanneviestintään eri omistaja-asiakkaillemme. Tilaajalla on solmittavan hankintasopimuksen perusteella oikeus käyttää palvelua itse sekä myydä palvelua eteenpäin nykyisille ja mahdollisesti tuleville asiakkailleen. Asiakkaat sijaitsevat pääsääntöisesti Lapin ja Pohjois-Pohjanmaan alueella.

LapIT Oy on Pohjois-Suomen kuntien ja kuntaomisteisten yhtiöiden omistama yhtiö, joka palvelee omistaja-asiakkaitaan kaikissa ICT-asioissa. LapIT Oy ylläpitää järjestelmät, hankkii laitteet ja hoitaa kilpailutuksen. LapIT Oy (Tilaaja) pyytää tarjouksia organisaatioiden sisäisen pikaviestintä- ja häiriötilanneratkaisun kokonaispalvelusta. LapIT Oy toimii hankintayksikkönä ja vastaa Tilaajan roolissa hankinnan kilpailutuksesta. Tilaajalla on solmittavan hankintasopimuksen perusteella oikeus käyttää palvelua itse sekä myydä palvelua eteenpäin nykyisille ja mahdollisesti tuleville asiakkailleen. LapIT Oy vastaa Tilaajana ostopalvelusopimuksesta valittavan palveluntuottajan kanssa sekä palvelusopimuksista omistaja-asiakkaidensa kanssa. Hankinnan kohteena on organisaatioiden sisäiseen viestintään sekä häiriötilanteisiin tarkoitettu tietoturvallinen pikaviestintä-, hälytys-, tiedotus- ja työhönkutsujärjestelmä, joka tulee LapIT Oy:n omistaja-asiakkaiden käyttöön. Hankinnan kokonaispalvelun ratkaisun tavoitteena on ennakoinnin, varautumisen, viestinnän, tiedottamisen ja henkilöturvan tehostaminen toiminnan jatkuvuus ja tietoturvanäkökohdat huomioon ottaen. Hankinta sisältää integraatiot, käyttöönoton, toistuvaismaksut sekä muut käytöstä aiheutuvat kulut. Järjestelmän kriittisyyden vuoksi hankinta laajenee mahdollisesti myöhemmin kattamaan kaikki LapIT Oy:n omistaja-asiakkaat ja niiden sisäisen pikaviestinnän ja häiriötilanneratkaisun tarpeet. Mahdollisen laajennuksen kustannukset määritellään nyt hankittavan kokonaisuuden palvelusopimuksen lisähankintamahdollisuutena. Tarvittava järjestelmä on paikkatietoa hyödyntävä pikaviestintä- ja häiriötilanneratkaisun hälytys- ja tiedotusjärjestelmä, joka mahdollistaa erilaisten ryhmien välisen pikaviestinnän ja työhön kutsun poikkeustilanteissa sekä päivittäisessä toiminnassa. Järjestelmä tulee olla käytettävissä mobiililaitteilla, tietokoneella sekä viranomaislaitteilla (VIRVE). Järjestelmän tyypillisiä käyttötapauksia ovat mm. suuronnettomuudet, organisaatioiden häiriötiedottaminen, henkilöturvallisuuden varmistaminen sekä operatiivisen toiminnan ohjaaminen poikkeustilanteissa- ja oloissa sekä päivittäisessä viestinnässä. Tällä sopimuksella Tilaaja hankkii pikaviestintä- ja häiriötilanneratkaisun kokonaispalvelun arvioidun käyttäjäkohtaisen tarpeen ja määrän mukaisesti. Sopimuksen laajuus on arviolta 1500 käyttäjää. Sopimuksen laajuuden arviot: 1500 käyttäjää 1480 peruskäyttäjää 15 pääkäyttäjää - Peruskäyttäjän toiminnot - Käyttäjien-, ryhmien- ja osaamisten hallinta - Hälytys-/viestipohjien hallinta - Tilannekuva ja valmiuden seuranta - Tehtävälistojen ja lomakkeiden sisältöjen hallinta - Kohdetietojen hallinta - Dokumenttien hallinta 5 yhteispääkäyttäjää - Useamman henkilön käytettävissä oleva pääkäyttäjätunnus 35 Hälytystunnusta - Viestien / hälytyksien lähettäminen - Viestien vastaanottaminen, kuittaukset ja keskustelut

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä (hankintalaki 32 §). Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai toimittajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. Jos tarjoaja haluaa hankinta-asiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksensä itsensä vastattavina. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa osa-alueittain tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset ESPD:n tiedoista ja muista ehdoista 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Valitsee hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen 5. Pyytää ja tarkastaa parhaan tarjouksen antajalta soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset sekä tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille. 6. Solmii hankinta/puitesopimuksen kaikkien puitejärjestelyyn valittujen kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi.