Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy

Monetra Oulu Oy, hankintapalvelut pyytää tarjoustanne Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (jäljempänä myös "tilaaja") tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena on hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankkii järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutetaan yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva, ja se on suunniteltu alkavaksi 16.3.2023 valitun toimittajan kanssa, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen. Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus hankintailmoitukset.fi ja tarjouspalvelu.fi:ssä 8.9.2022 Ennakkoilmoitus: Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (2022-107799).

HETA on kuntien ja kaupunkien omistama henkilöstö- ja taloushallintoon keskittynyt osakeyhtiö. Tällä hetkellä HETAn omistajia ovat Peruspalvelukuntayhtymä Kallio, Alavieskan kunta, Nivalan kaupunki, Sievin kunta, Kärsämäen kunta, Ylivieskan kaupunki, Siikalatvan kunta, Toholammin kunta, Pyhännän kunta, Hausjärven kunta, Lopen kunta, Rauman kaupunki ja Lestijärven kunta. HETAn toimipisteet sijaitsevat Ylivieskassa ja Nivalassa. Ostolaskujärjestelmän tulee tukea moniasiakasympäristöä, jossa toimii useita toisistaan riippumattomia tahoja ja järjestelmän täytyy myös skaalautua erikokoisten asiakkaiden tarpeisiin. Hankintaan tulee kuulumaan järjestelmän toteuttamiseen, mukauttamiseen ja ylläpitoon liittyviä asiantuntijapalveluja. Aikataulu on arvio. Hankinta tullaan tekemään yhdeltä kokonaisvastuulliselta toimittajalta, joka pystyy toimittamaan kokonaisratkaisun pilvipalveluna (SaaS) hankintailmoituksessa ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tarkoitus on hankkia ostolasku -järjestelmä kokonaisratkaisuna siten, että sekä sen käyttöönottoon että ylläpitoon liittyvät palvelut ovat yhteensopivia ja että niiden hallittavuus tämän vuoksi on helppoa ja käytännöllistä. Hankinnan tavoitteena on nimenomaan yhdistää tällä hetkellä loppuasiakkaiden eri järjestelmissä tapahtuvaa ostolaskujen käsittelyn hallintaa samaan, käyttökokemukseltaan yhdenmukaiseen kokonaisuuteen. Järjestelmälle on asetettu liitteessä Liite 1.Pakolliset vaatimukset vähimmäisvaatimuksia, joihin tarjoajan tulee sitoutua. Liitteeseen ei täytetä, lisätä tai vastata vaan se on osa tarjouspyynnön sisältöä sellaisenaan ja liitetään myös sopimuksen liitteeksi. Tarjoajaa kehotetaan tutustumaan huolellisesti tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin. Hankinnan kohteena oleva järjestelmä on Kuntien Hetapalvelut Oy:n käyttöön tuleva moniyritysympäristön mahdollistava valmisohjelmisto, joka parametroimalla ja vain vähäisellä ohjelmointityöllä (esim. järjestelmäliittymät) saatetaan vastaamaan tilaajan kuvaamia tarpeita. Kuntien Hetapalveluissa käytettävät järjestelmät vaihtelevat alue- ja asiakaskohtaisesti eli ostolasku-järjestelmän tulee integroitua vaihteleviin järjestelmäympäristöihin palvelukeskusmallin vaatimukset huomioiden. Tavoitteena on, että tuleva ostolasku-järjestelmä kattaisi ostolaskujen tiliöintiin, tarkastukseen ja hyväksyntään liittyvät asiat ja vähentäisi manuaalista työtä. Kilpailutuksen voittaneen toimijan kanssa tehdään Toimitusprojektisopimus kattamaan ensin käyttöönottovaihe, jonka jälkeen siirrytään vaiheittain Palvelusopimuksen jatkuvien palveluiden käytön piiriin.

HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelyssä ei tulla hyväksymään osatarjouksia hankinnan luonteen vuoksi. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja voi jättää vain yhden tarjouksen. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tarkoitus on hankkia ostolasku -järjestelmä SaaS -palvelu kokonaisratkaisuna siten, että sekä sen käyttöönottoon että ylläpitoon liittyvät palvelut ovat yhteensopivia ja että niiden hallittavuus tämän vuoksi on helppoa ja käytännöllistä. Tavoitteena on hankkia kokonaisratkaisu yhdeltä toimittajalta sekä nimenomaan yhdistää tällä hetkellä loppuasiakkaiden eri järjestelmissä tapahtuvaa ostolaskujen käsittelyä samaan käyttökokemukseltaan yhdenmukaiseen kokonaisuuteen. Hankinnassa lopullisen tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä, neuvotteluista tai muusta kilpailutukseen osallistumisesta tai siihen liittyneistä toimenpiteistä ei makseta tarjoajille korvausta. HANKINTAMENETTELYN KULKU 1. Tarjouspyynnön julkaiseminen 2. Tarjouspyynnöstä esitettyihin kysymyksiin vastaaminen 3. Tarjousten jättämisen määräaika 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimuksen solmiminen, joka syntyy vasta sähköisen sopimuksen allekirjoittamisella. LISÄTIEDOT - SANASTO JA KÄSITTEET *Tilaaja - on Kuntien Hetapalvelut Oy *Asiakas - on Kuntien Hetapalveluiden asiakkaat, joille tilaaja tuottaa taloushallinnon palveluita *Ostolaskujärjestelmä - on järjestelmä, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tuottaa palveluita asiakkailleen *Käyttöönotto - on sopimuksen mukainen toimitusprojekti, jossa ostolaskujärjestelmä otetaan tilaajan käyttöön pidemmän aikavälin kehittämis -ja ylläpitotavoitteiden mukaisesti *Hankintasopimus - sopimuskokonaisuus, johon kuuluu sekä Toimitusprojektisopimus ja Palvelusopimus kokonaisuudessaan *Toimitusprojektisopimus - on järjestelmän toimituksesta ja käyttöönotosta tehtävä toimitussopimus, joka kattaa käyttöönottovaiheen *Palvelusopimus - on sopimus järjestelmään liittyvästä palvelusta käyttöönottovaiheen jälkeen

Tarjouspyyntöasiakirjoja on muutettu. Vastaukset kysymyksiin löytyvät erilliseltä liitteeltä Liite Vastaukset kysymyksiin 27.1.2023. Tarjouspyynnön liitettä 1. Pakolliset vaatimukset.xls on täsmennetty. Tarjoajan tulee käyttää uutta täsmennettyä liitettä.