Taloushallinnon tietojärjestelmät ja palvelut

Tämä ilmoitus on ennakkotietoilmoitus. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Diakonia-ammattikorkeakoulu (Diak) on valtakunnallinen ammattikorkeakoulu, jolla on kampukset Helsingissä, Pieksämäellä, Porissa, Oulussa ja Turussa. Diakissa on noin 3 000 opiskelijaa. Henkilöstömäärä on noin 260. Diak on osakeyhtiömuotoinen, yksityinen oppilaitos, jonka omistaa joukko kirkollisia koulutusorganisaatioita ja diakonialaitoksia (mm. Helsingin Diakonissalaitos, Oulun Diakonissalaitos, Kirkkoplavelut ja Seurakuntaopisto). Pääasiallinen toimiala Ammattikorkeakoulu. Toinen toimiala on koulutukset ja koulutuspalvelut. Diakoni-ammattikorkeakoulu kouluttaa asiantuntijoita sosiaali-, terveys-, kirkon ja tulkkauksen aloille. Diakin liikevaihto vuonna 2021 oli noin 24,6 M€ ja tilikauden tulos 2.3 M€. TKI-hankkeiden liikevaihto vuonna 2021 oli 2,6 miljoonaa euroa. Diak suunnittelee hankkivansa taloushallinnon tietojärjestelmät. Diak ei tule hankkimaan järjestelmiä omaksi, vaan hankkii palveluntarjoajalta hankinnan kohteena olevat palvelut toistuvaa maksua vastaan Saas-palveluna. Mahdollisen hankinnan kohteena olevat talouden järjestelmät sisältävät seuraavat osiot: kirjanpidon, myyntireskontran, ostoreskontran, käyttöomaisuuskirjanpidon, sijoituskirjanpidon, sähköisen arkiston, budjetoinnin, ennustasen ja raportoinnin, verkkolaskujen vastaanotto ja skannauspalvelu, ostolaskujen kierrätys ja hyväksyntä, maksuliikenteen, verkkolaskuoperaattorin ja verkkolaskujen lähetys.  Lisäksi halutaan käydä markkinavuoropuhelua seuraavista palveluista: A. Matka- ja kululaskujen käsittely itse talousjärjestelmässä tai erillisenä Saas-palveluna.  B. Kirjanpidon ulkoistamispalvelut.  Suunnitteilla oleva hankintakokonaisuus tukee ensisijaisesti Diakin taloushallinnon toimintaa, jossa työskentelee tällä hetkellä 9 henkilöä. Taloushallinnossa työskentelee mm. talous- ja hallintojohtaja, controlleri, kirjanpitäjä ja assistentteja. Kokonaisuudessa voidaan hyödyntää eri ohjelmistomoduuleita siten, että kokonaisuus näyttäytyy käyttäjille mahdollisimman yhtenäisenä. Markkinavuoropuhelu on tarkoitus toteuttaa marraskuun 2022 aikana ja markkinavuoropuhelu koostuu 2-3 kierroksesta. Mahdollinen hankintailmoitus on tarkoitus julkaista joulukuussa 2022 ja hankinta on tarkoitus toteuttaa avoimena menettelynä. Edellä kuvattu hankinnan kohde ja sen sisältö ovat alustavia ja niihin voi tulla vielä muutoksia.

Katso kohta II.1.4) Lyhyt kuvaus.

Hankintayksikkö pyytää ystävällisesti markkinavuoropuheluun osallistumisesta kiinnostuneita toimijoita ilmoittautumaan ja ilmoittautumisen yhteydessä lähettämään vastaukset seuraaviin tietopyyntökysymyksiin: 1. Tarjoaja yrityksen nimi, tarjoajan yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. 2. Lyhyt kuvaus tarjottavista taloushallinnon järjestelmistä ja järjestelmien sisältämistä toiminnoista. 3. Liittymävalmiudet ja käytettävissä olevat rajapinnat muihin järjestelmiin, kuvatkaa lyhyesti mitä eri integraatioita ja rajapintoja eri järjestelmiin on jo valmiiksi käytettävissä ratkaisussanne? Esim. API-rajapinta. 4. Kuvatkaa lyhyesti taloushallintojärjestelmäkohtaisesti määrittely-, toteutus- ja käyttöönottovaiheiden aikataulujen pituutta kuukausissa? 5. Hankinnan kokonaisarvon määrittämiseksi kuvatkaa alustavia sitoumuksettomia budjetäärisiä arvonlisäverottomia kokonaiskustannuksia taloushallintojärjestelmän sekä A. käyttöönoton että B. järjestelmän käytön kuukausikustannuksille. 6. Kuvatkaa lyhyesti tarjoamianne ratkaisuita ja palveluita: A. Matka- ja kululaskujen käsittely itse talousjärjestelmässä tai erillisenä Saas-palveluna ja B. Kirjanpidon ulkoistamispalvelut.  7. Onko teillä mahdollisuutta esitellä taloushallintojärjestelmästänne demoa Teams tai vastaavana etäkokouksena? 8. Onko teillä tarjolla kattavat raportointi, ennustaminen ja budjetointi työkalut taloushallintojärjestelmässä? 9. Lyhyt kuvaus talousjärjestelmäkokonaisuuden sähköisestä arkistosta ja sen säilytysajasta. 10. Mitä tietoja normaalisti tuotte vanhoista järjestelmistä uuteen järjestelmään? Pyydämme lähettämään ilmoittautumisen yhteydessä vastaukset yllä esitettyihin kysymyksiin sähköpostitse osoitteeseen: kilpailutus@hansel.fi viimeistään 27.10.2022. Sähköpostin otsikossa tulisi olla "Diak taloushallinnon tietojärjestelmät ja palvelut markkinavuoropuhelu". Hankinnasta kiinnostuneet toimittajat voivat lähettää edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen myös muuta aiheeseen liittyvää materiaalia, josta hankintayksikön olisi hyvä olla tietoinen. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei ole edellytyksenä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tämä ennakkotietoilmoitus ei velvoita hankintayksikköä tekemään varsinaista tarjouskilpailua. Markkinavuoropuheluun osallistuville tarjoajille ei makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Tähän ennakkotietoilmoitukseen liittyy kutsu markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Hankintayksikkö päättää mahdollisen markkinavuoropuhelun sisällön ja laajuuden prosessin edetessä. Ennakkotietoilmoituksessa esitetty hankinnan kuvaus ja hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja. Hansel Oy toimii markkinavuoropuhelussa konsultatiivisessa roolissa.