Taloushallinnon kokonaisjärjestelmä

HPK Palvelut Oy tuottaa omistaja-asiakkailleen talous-, palkka-, ICT- ja käännöspalveluita. Yrityksen omistajia ovat tällä hetkellä Porvoon kaupunki ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialue. HPK Palvelut Oy kilpailuttaa talousjärjestelmän, jotta se voi tuottaa talouspalveluita asiakkailleen. Tämä tarkoittaa, että haetaan kokonaisratkaisua, jossa pystytään hallinnoimaan niin Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kuin kuntien ja osakeyhtiöiden talousprosessit hankinnasta maksuun. Hankintasopimus tullaan tekemään määräaikaisena 31.12.2026 asti. Sopimukseen sisältyy lisäksi optiokausi ajalle 1.1.2027 - 31.12.2028. 31.12.2028 jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, ellei tilaaja toisin päätä. Toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on yhdeksän (9) kuukautta. Hankinta koskee kaikkia talousjärjestelmien osioita: - taloussuunnittelu ja budjetointi, sisältäen henkilötasoisen palkkabudjetoinnin. - ostolaskutus - myyntilaskutus - kirjanpito, mukaan lukien - konsernilaskenta (optio), tulee tarjota - käyttöomaisuuden kirjanpito - raportointi, mukaan lukien viranomaisraportoinnin tarpeet täyttävä raportointi Kilpailutuksella haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) hankintailmoituksessa ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä 1.1.2024.

Hankinnan kohteena on julkisen sektorin taloushallintaan soveltuvan talousjärjestelmän hankinta. Tavoitteena on luoda tilaajaa useamman vuoden palveleva kokonaisuus, jolla pystytään hallinnoimaan talouteen liittyvää Master dataa. Järjestelmässä on oltava julkishallinnon tilikartta; sekä kuntasektorin että hyvinvointialueen, sekä yhtiömuotoinen tilikartta. Raportoinnin osalta ohjelmiston pitää toimia kuntatietoraportoinnin vaatimusten mukaisesti. Tavoitteena on saada käyttöön talousjärjestelmäkokonaisuus, joka soveltuu ns. moniasiakasympäristöön. Järjestelmässä voidaan käsitellä useamman organisaation (eri y-tunnukset) taloushallintoa. Hankkijana toimii HPK Palvelut Oy, joka palvelukeskuksena käyttää ohjelmistoa tarjotessaan talouspalveluja omistaja-asiakkailleen ja heidän konserniyhtiöilleen. Hankinta tehdään tulevaisuushakuisesti, priorisoiden prosessien sähköistämistä ja automatisointia mahdollistavia piirteitä. Ratkaisujen on tarjottava reaaliaikaisia raportointivälineitä niin johdolle kuin käyttäjille. Myös käyttäjäystävällisyys ja prosessien vaiheiden sujuva suorittaminen ovat tilaajalle tärkeitä. Talousjärjestelmien käyttöoikeuksia pitää pystyä hallinnoimaan käyttövaltuushallinnan automatiikkaa hyödyntäen (esim. ADFS-kirjautuminen, Azure AD). Ei sisällytetä tarjouksen hintaan. Tarjoajan tulee osana tarjoustaan toimittaa aikataulutettu projektisuunnitelma käyttöönottoprojektista, jossa näkyy toimittajan sitomat henkilöresurssit sekä tilaajalta tarvittava resurssointi sekä kolmansien osapuolien rooli projektissa. Projektisuunnitelma on osa laadun arviointia.