Kirjaston kirjat ja niihin liittyvät AV-materiaalit hankintaportaalitilauksina

Sarastia Oy:n Hankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjouksia kirjaston kirjoista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Kilpailutettaviin tuotteisiin kuuluvat kirjastoihin hankittava kotimainen kirjallisuus ja siihen liittyvän AV-materiaali, ulkomainen englanninkielinen kirjallisuus, ulkomainen ruotsinkielinen kirjallisuus, ulkomainen muun kielinen kirjallisuus sekä kotimaiset ja ulkomaiset nuotit. Hankintaan sisältyy optiona seuraavat tuoteryhmät: ammattikirjallisuus/oppikirjat K-kirjat, ammattikirjallisuus/oppikirjat P-kirjat, ammattikirjallisuus/oppikirjat J-kirjat, kotimaiset ja ulkomaiset äänikirjat, koti- ja ulkomaiset musiikkituotteet (CD-levyt), kuvatallenteet (DVD:t ja Blu-rayt), tietokone- ja konsolipelit sekä tarroituspalvelu. Sopimuksen pääasiallisia käyttäjiä ovat kirjastot, mutta kirjoja voidaan tilata myös muihin yksiköihin. Kirjastot tilaavat kotimaisen aineiston pääsääntöisesti ennakkotilauksina. Hankinta ei koske oppilaitoksiin hankittavia aineistoja eikä sanomalehtiä.

Sarastia Oy:n Hankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjouksia kirjaston kirjoista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Kilpailutettaviin tuotteisiin kuuluvat kirjastoihin hankittava kotimainen kirjallisuus ja siihen liittyvän AV-materiaali, ulkomainen englanninkielinen kirjallisuus, ulkomainen ruotsinkielinen kirjallisuus, ulkomainen muun kielinen kirjallisuus sekä kotimaiset ja ulkomaiset nuotit. Hankintaan sisältyy optiona seuraavat tuoteryhmät: ammattikirjallisuus/oppikirjat K-kirjat, ammattikirjallisuus/oppikirjat P-kirjat, ammattikirjallisuus/oppikirjat J-kirjat, kotimaiset ja ulkomaiset äänikirjat, koti- ja ulkomaiset musiikkituotteet (CD-levyt), kuvatallenteet (DVD:t ja Blu-rayt), tietokone- ja konsolipelit sekä tarroituspalvelu. Sopimuksen pääasiallisia käyttäjiä ovat kirjastot, mutta kirjoja voidaan tilata myös muihin yksiköihin. Kirjastot tilaavat kotimaisen aineiston pääsääntöisesti ennakkotilauksina. Hankinta ei koske oppilaitoksiin hankittavia aineistoja eikä sanomalehtiä. Tilaajilla on käytössään sähköinen palvelu, ns. hankintaportaali, jonka kautta tilaajat tutustuvat valittavissa olevaan kirjallisuuteen, tekevät valinnat ja tilaavat aineistot. Portaali vertailee kunkin yksittäisen hankinnan hintoja ja ohjaa tilauksen sille aineistotoimittajalle, joka tarjoaa sen tilaushetkellä edullisimpaan hintaan. Tilaajat voivat tehdä tilauksia pienemmissä määrin myös sähköpostitse ja toimittajan verkkokaupan kautta. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on laadultaan paras. Kilpailutus suoritetaan avoimella menettelyllä ja sopimustoimittajiksi valitaan enintään viisi (5) hyväksyttävissä olevaa toimittajaa, jotka muodostavat puitejärjestelyn; valittujen sopimustoimittajien kanssa tehdään erilliset sopimukset. Mikäli tarjouskilpailuun saadaan hyväksyttyjä tarjouksia enemmän kuin viisi (5), vertaillaan tarjoukset vaadittujen uutuusnimikkeiden (suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset) vuonna 2021 toteutuneen tarjonnan laajuuden sekä toimitusajan sekä muovituspalvelun hinnan ja ekologisuuden mukaan. Valinta tapahtuu tarjoajien pisteytysjärjestyksessä hankinnan kohteen kriteereissä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Mikäli useampi tarjoaja saa saman pistemäärän, hankintayksikkö arpoo valittavat tarjoajat. Arvonta on oikeuskäytännössä hyväksytty tapa. Sopimuskausi on määräaikainen neljä (4) vuotta. Sopimuksen irtisanomisaika on molempien sopijapuolten ja hankintaan sitoutuneiden Sarastian asiakasyhteisöjen osalta kuusi (6) kuukautta määräaikaisuudesta huolimatta. Sopimuskausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimukseen liittyvät yhteisöt (ks. sopimuspohja) siirtyvät tehtävän sopimuksen piiriin nykyisten sopimustensa päättymisen jälkeen.

Yhteishankintasopimukseen sitoutuneet asiakasyhteisöt ovat lueteltuna tarjouspyynnön liitteessä 1.

Tarjouspyynnön liitteen 1 sitovasti mukana oleviin yhteisöihin sopimuskauden aikaisine ostoarvioineen on lisätty Eurajoen kunta, Euran kunta, Jämijärven kunta, Kankaanpään kaupunki, Karvian kunta, Rauman kaupunki, Siikaisten kunta ja Säkylän kunta. Lisäksi tarjouspyynnön liitteellä 1 Harjavallan kaupungin, Huittisten kaupungin, Kokemäen kaupungin, Merikarvian kunnan, Nakkilan kunnan, Pomarkun kunnan ja Ulvilan kaupungin sopimuskauden ostoarvioita on korjattu. Mukana olevien yhteisöjen lisäys ja ostoarvioiden korjaus ei vaikuta tarjouspyynnöllä ilmoitettuun ennakoituun arvoon, sillä puuttuneiden kuntien ostoarviot ovat jo alkuperäisellä tarjouspyynnöllä huomioitu Satakirjastojen ostoarvioiden kokonaisuudessa.