ICT-konsultaatiopalvelut Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen tarpeisiin ja muutoksen tueksi kilpailutetaan tarpeelliset ICT-konsultointipalvelut. Hankinnan kohteena ovat ICT-suunnittelu- ja hallintapalvelut sisältäen projektinhallinta- ja integraattoripalvelut sekä määrittely- ja arkkitehtuuripalvelut jäljempänä tarkemmin kuvatuin sisällöin. Hankinnan tavoitteena on saada luotettavat ja strategiset kumppanit, joiden kanssa Itä-Uudenmaan hyvinvointialue pystyy kehittämään ICT-palveluitaan ja jotka pystyvät toimimaan ja toimittamaan asiantuntijapalveluita monitoimittajaympäristössä. Hankinnan perusteella perustetaan puitejärjestely, johon valitaan viisi palveluntuottajaa, jos riittävä määrä vähimmäisvaatimukset täyttäviä tarjouksia saadaan. Tilaaja hankkii konsulttipalveluita puitejärjestelystä tarpeensa mukaan tarjouspyynnön liitteen 6 Sopimus kohdan 5 Puitejärjestely mukaisesti. Hankintamenettelynä on hankintalain mukainen avoin menettely.

Hankinnan kohde kattaa seuraavat ICT- suunnittelu- ja hallintapalvelujen alueet: 1. Projektinhallintapalvelut Projektinhallintapalveluihin kuuluvia tyypillisiä tehtäviä ovat ICT-osaprojektien projektipäällikkötehtävät ja yhteistyössä tilaajan kanssa toteutetut projektinvetäjän tehtävät projekteista etenkin silloin kun varsinainen projektipäällikkö tulee Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelta, eikä välttämättä omaa ICT-substanssiosaamista. Tilaaja voi myös ulkoistaa projektipäällikkötehtävän palveluntuottajalle kokonaisuudessaan. 2. Integraattoripalvelut Integraattoripalvelun tyypillisiä tehtäviä ovat esimerkiksi kahden eri ICT-järjestelmän toteuttaminen ja yhteensovittaminen. Asiantuntijalla pitää olla syvällinen osaaminen ja kokemus integraatioiden menestykselliseksi toteuttamiseksi. Kyseessä on tyypillisesti kertaluonteiset projektit, kuten. väestötietojärjestelmän tietojen tietovirran tietojen integroiminen hyvinvointialueen kaikkiin potilas- ja asiakastietojärjestelmiin. 3. Määrittely- ja arkkitehtuuripalvelut Määrittely- ja arkkitehtuuripalvelun tyypillisiä tehtäviä ICT-arkkitehtuurin määrittely (yhteisten järjestelmien rakenteet) ja sen alla tekninen määrittely. Yhtenä esimerkkinä kuntien asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistäminen, jossa keskeisiä tehtäviä on arkkitehtuurin yksinkertaistaminen. Teknisessä määrittelyssä voidaan määritellä myös prosesseja ja ottaa kantaa siihen, miten hyvinvointialueiden toimittajayhteistyön järjestelmissä tulisi toimia. Arkkitehtuuria voidaan lähestyä myös prosessikokonaisuutena. Asiantuntijan tehtävät vaihtelevat ylätason sparrauksesta konkreettisiin teknisiin projektitehtäviin ja projektipäällikkötehtäviin tai toteutuksen valvontaan. Asiantuntijapalveluiden taustana on oltava käytettävissä taustatiimin tukea parhaiden käytäntöjen tunnistamiseen ja markkinoilla olevien ratkaisujen tunnistamiseen suhteessa tilaajan tarpeisiin. Hankintayksikkö voi lisäksi hankkia vapaaehtoisena tarjottavia ICT-asiantuntijapalveluita: tietoturva-asiantuntijan palveluita, tietosuoja-asiantuntijapalveluita ja ICT-hankintojen asiantuntijapalveluita, joiden arvo on enintään 15 % hankinnan enimmäismäärästä. Hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1 Palvelukuvaus.

Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset Tarjoaja voi tehdä tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä 20.6.2022 klo 10:00 mennessä. Kysymykset on lähetettävä sähköisesti HILMA-ilmoituskanavassa. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Tilaaja vastaa kysymyksiin HILMAssa 22.6.2022 mennessä. Tarjoajan tulee tutustua lähetettyihin kysymyksiin, niihin annettuihin vastauksiin ja käyttää hyväkseen vastauksissa mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Mikäli tarjoaja huomaa tarjouspyynnössä epäselvyyksiä, ristiriitoja tai, että jokin tarjouspyynnössä esitetty asia on tulkinnanvarainen, tarjoajan velvollisuutena on esittää asiasta tarkentava lisäkysymys. Ryhmittymänä tarjoaminen Ryhmittymänä tarjoaminen ja alihankintasuhteet Alihankintasuhteisiin liittyvät ehdot on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevissa sopimusehdoissa. Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Sopimuksen tekeminen ryhmittymän kanssa edellyttää ryhmittymään kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamista koskevien sopimusten velvoitteisiin ja vastuisiin. Sopimus tehdään kaikkien ryhmittymän jäsenten kanssa. Hankintayksikkö edellyttää, että yksi ryhmittymän jäsenistä toimii päävastuullisena hankintayksikköön nähden. Alihankkijaa käyttävä palveluntuottaja vastaa sopimusvelvoitteiden täyttämisestä myös alihankkijan tuottaman palvelun osalta. Ryhmittymällä ja palveluntuottajalla alihankkijoineen edellytetään olevan tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset sopimuksen mukaisten hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamiseen koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottajalta voidaan pyytää tarjouskilpailun aikana ja ennen sopimuksen tekemistä ja sopimuskauden aikana selvityksiä sellaisista sitoumuksista ja sopimuksista, joita se on tehnyt ilmoittamiensa alihankkijoiden kanssa ja joilla on merkitystä palveluntuottajan edellytyksille sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiselle. Ryhmittymältä voidaan pyytää vastaavia selvityksiä ryhmittymän jäsenten välisten suhteiden järjestämisestä. Tarjoajia pyydetään huomioimaan, että kilpailijoiden välisten yhteistarjousten tekemiseen liittyy kilpailuoikeudellisia rajoituksia. Ennen yhteistarjouksen tekemistä tarjoajan tulee arvioida, onko yhteistarjous kilpailulainsäädännön mukainen. Ohjeet tarjouksen tekemiseksi Tarjoajia pyydetään tutustumaan tarkasti tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin. Tarjoajan on vastattava esitettyihin kysymyksiin ja palautettava pyydetyt liitteet. Lomakkeiden sisältöä ei saa muuttaa. Henkilöstölomakkeet (liitteet 4.1. – 5.3) on tarkoitettu laatuperusteessa 1 arvostettavien senior- ja junior-konsulttien vähimmäisvaatimuksen ylittävien referenssitoimeksiantojen kuvaamiseen. Liitteet 2.1. - 2.3. ovat asiakastyytyväisyyskyselyjä, jotka tarjoajan on laatuperusteesta 2 pisteitä saadakseen liitettävä tarjoukseensa. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki). Tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia tarjouskilpailun asianosaisille. Julkisuuslain 11 § 1 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella ei ole kuitenkaan oikeutta toisen tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksiin. Hankintayksikkö ratkaisee tarjousten tietojen julkisuutta koskevat kysymykset hankintalain ja julkisuuslain mukaisesti sekä päättää mahdollisesta salassapidosta. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi sanalla ”LIIKESALAISUUS”, kaikkien niiden tietojen osalta, joiden se katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin ja erottamaan nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Tarjoajia pyydetään huomioimaan, että julkisuuslain nojalla tiedot tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta sekä kokonaislaatupisteistä ovat aina asianosaisjulkisia. Asiakastyytyväisyyskyselyiden katsotaan sisältävän tarjoajien liike- tai ammattisalaisuuksien piiriin kuuluvaa tietoa, eikä niitä anneta ulkopuolisille. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Henkilötietojen käsittely Tämä ehto koskee henkilötietojen käsittelyä tarjousmenettelyssä. Hankinnan kohteena olevien palveluiden tuottamisen yhteydessä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä on määrätty tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimuksessa sekä henkilötietojen käsittelyä koskevissa liitteissä. Tarjoajien yhteyshenkilöiden ja edustajien kilpailutusjärjestelmän kautta ilmoitettavien henkilötietojen käsittely perustuu hankintayksikön lakisääteiseen velvoitteeseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Tarjoajaa ja sen johtohenkilöitä koskevien rikosrekisteriotteiden käsittely perustuu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 88 §:n mukaiseen hankintayksikön lakisääteiseen velvoitteeseen. Hankintayksikkö tarkistaa tarjoajan johtohenkilöt kaupparekisteriotteesta tai vastaavasta ulkomaisesta viranomaisasiakirjasta. Tarjoajan tulee varmistaa, että sen tarjouksessaan mahdollisesti ilmoittamat alihankkijoiden ja ryhmittymän jäsenten sekä referenssikohteiden yhteyshenkilöt ovat tietoisia henkilötietojensa käyttämisestä tarjousmenettelyssä ja että heiltä on tähän kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttävä suostumus. Asiakirjoja (pois lukien rikosrekisteriotteet) säilytetään hankintalain 124 §:n 3 momentin mukaisesti vähintään kolmen vuoden ajan hankintasopimuksen tekemisestä. Asiakirjat ja niihin sisältyvät henkilötiedot toimitetaan pyydettäessä tuomioistuimelle tai muulle hankintoja valvovalle viranomaiselle. Sopimusmenettely Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta (varsinainen sopimuskausi). Tämän jälkeen tilaajalla on oikeus kahden (2) vuoden lisäsopimuskauteen (optiokausi). Tilaaja päättää option käyttöönotosta viimeistään kolme (3) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Tarjoajan tulee tutustua erittäin huolellisesti tarjouspyynnön liitteenä 6 olevaan sopimusluonnokseen, jonka sisältämät ehdot ovat ehdottomia vaatimuksia. Tarjoajan on hyväksyttävä tarjouspyynnön liitteenä oleva sopimusluonnos sellaisenaan. Osana sopimusta noudatetaan tarjouspyynnön liitteenä olevia JIT yleisiä sopimusehtoja (JIT 2015 Yleiset ehdot) ja JIT erityisehtoja konsultoinnissa (JIT 2015 Konsultointi). Tarjoajan omia tai oman alan yleisiä sopimusehtoja ei saa liittää tarjoukseen. Tarjoajan on lisäksi nimettävä yhteydenpitoon tilaajan kanssa sopimusyhteistyöhenkilö, jolla on riittävä osaaminen ja asema organisaatiossa tehtävän asianmukaiseen hoitamiseen. Sopimusyhteistyöhenkilön on oltava tavoitettavissa virka-aikana. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. Hankintayksikkö voi valita varatoimittajan, jonka kanssa sopimus tehdään, mikäli hankintasopimusta ei voida tehdä voittaneen tarjoajan kanssa.