Abilita sosiaalihuollon järjestelmän hankintaa koskeva sopimusmuutos

Hyvinvointialueuudistuksen myötä Etevan kuntayhtymä purkaantui ja osa toiminnoista siirtyi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle 1.1.2023. Etevan entiset palveluyksiköt, jotka siirtyivät Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle, ottivat käyttöön Abilita-järjestelmän 1.1.2023. Ennen hyvinvointialueuudistusta syntyneet asiakastiedot jäivät Etevalla siihen asti käytössä olleeseen potilas- ja asiakastietojärjestelmään, josta ne siirretään Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen turvalliseen työtilaan. Hyvinvointialueuudistuksen myötä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen tulee ottaa vastuulleen siirtyvien asiakkaiden asiakastiedot rekisterinpitäjän roolissa. Projektilla varmistetaan myös, että asiakasturvallisuus toteutuu ja Länsi Uudenmaan hyvinvointialue voi toteuttaa tarkoituksenmukaisia ja asiakaslähtöisiä palveluita asiakkailleen jatkossakin. Väliaikaisena ratkaisuna on em. kriteerien täyttymiseksi toiminut Etevan vanha ympäristö, joka pidetään lukutilassa kunnes asiakastiedot on siirretty. Projektissa siirretään teknisesti sosiaalihuollon asiakkuudessa olevien asiakkaiden ja mahdollisesti myös sosiaalihuollon asiakkuudessa olleiden asiakastietoja Etevan vanhasta Lifecare-järjestelmästä Abilita-järjestelmään lain sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (voimaanpanolaki, 616/2021) 64 §:n perusteella. Tietoevry Finland Oy siirtää asiakastiedot ensin Länsi-Uudenmaan turvalliseen työtilaan, josta Oy Abilita Ab siirtää asiakastiedot Abilita-järjestelmään. Abilita-järjestelmä on käytössä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen erityishuollon yksiköissä. Etevan kuntayhtymä edusti erityishuoltoa. Oy Abilita Ab on Abilitan potilas- ja asiakastietojärjestelmän toimittaja. Länsi-Uudellamaalla Abilita-järjestelmä toimii Abilitan Uniface Anywhere nimisen pilvipalvelun kautta, johon vain toimittajalla on yksinoikeus ja täten myös ainoana toimijana pääsyoikeus. Teknisistä ja yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä sekä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät asiat huomioiden vain nykyinen toimittaja voi arkistoida kyseessä olevat asiakastiedot. Jos Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue vaihtaisi sopimuskumppania ja hankkisi palveluita toiselta toimittajalta, se aiheuttaisi kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia asiakastietojen siirrossa. Sopimusta tulee muuttaa ja lisätyöt tilata, sillä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen turvallisessa työtilassa olevat Lifecare-asiakastiedot täytyy siirtää Abilita-järjestelmään. Ensimmäinen tietojen siirto sisältää sosiaalihuollon asiakkuudessa olevien asiakkaiden tiedot ja toinen mahdollinen tietojen siirto sisältää sosiaalihuollon asiakkuudessa olleiden asiakkaiden tiedot. Toinen tietojen siirto on optio, jonka mahdollinen toteutus varmistuu myöhemmin.

Sopimusta tulee muuttaa ja lisätyöt tilata, sillä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen turvallisessa työtilassa olevat Lifecare-asiakastiedot täytyy siirtää Abilita-järjestelmään. Hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Lisäksi hankintalain 136 § 3 momentissa todetaan, että ”edellä 2 momentin 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 tai 3 kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa olla tämän lain säännösten kiertäminen.” Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tekee edellä mainituin perustein aiempaan sopimukseen perustuvan lisähankintaa koskevan sopimusmuutoksen. Sopimusmuutos ei vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen, eikä sopimusmuutoksen arvo ylitä 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Sopimusta tulee muuttaa ja lisätyöt tilata, sillä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen turvallisessa työtilassa olevat Lifecare-asiakastiedot täytyy siirtää Abilita-järjestelmään. Ensimmäinen tietojen siirto sisältää sosiaalihuollon asiakkuudessa olevien asiakkaiden tiedot ja toinen mahdollinen tietojen siirto sisältää sosiaalihuollon asiakkuudessa olleiden asiakkaiden tiedot. Toinen tietojen siirto on optio, jonka mahdollinen toteutus varmistuu myöhemmin. Sopimusmuutoksen ennakoitu arvo laskennalliselle neljälle vuodelle on 125 000 €. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Sopimusmuutoksen ennakoidusta kokonaisarvosta 90 000 € kohdistuu toteutuessaan projektikustannuksena vuodelle 2023 ja on siten ICT-muutosrahoitusten piirissä. Loppuosa sopimusmuutoksen ennakoidusta arvosta laskennalliselle neljälle vuodelle on 35 000 € ja on siltä osin hyvinvointialueen toimintamenoa.