HR-järjestelmän hankinta / Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi (Novia)

Hankintaan sisältyy: • HR-järjestelmä ja sen käyttöönottoprojekti • Nimetyt integraatiot • Järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut • Erikseen tilattava lisätyö Novian tarpeiden mukaisesti HR-järjestelmään kuuluu työsuhteen elinkaareen prosessien mallintaminen ja toteutus järjestelmään sekä raportointityökalut. HR-järjestelmä toimii Novian HR-masterjärjestelmänä. HRJ toimii master-järjestelmä myös palkanlaskennalle. Uuden järjestelmän tulee: • Helpottaa HR-prosessien hallintaa, erityisesti: poissaolojen hallinta (lomat, sairauslomat, muut poissaolot), osaamisen kehittäminen (koulutustiedot, pätevyydet) ja palkkaprosessi. • Varmistaa laadukas ja ajantasainen HR data (jota käytetään myös muissa järjestelmissä integraatioiden kautta). • Tukea palkkojen hyväksynnän prosessia. • Olla intuitiivinen ja helppokäyttöinen. • Mahdollistaa työn tehokkuus (mm. mobiilikäyttö) ja lakisääteisyys. • Luoda pohja ajantasaiselle raportoinnille. • Sisältää nykyaikaiset integraatiomahdollisuudet. HR-järjestelmän tulee sisältää vähintään seuraavat ominaisuudet/toiminnallisuudet: • Koko Novian henkilöstön työntekijäkohtaiset henkilö- ja työsuhdetiedot ja muutosten hallinta, esim. työsuhteessa tapahtuvat muutokset, organisaatiomuutokset ja työehtosopimuksen muutokset • Henkilöstörakenteet ja -ryhmät • Työsuhteen elinkaaren hallinta, mm. työsopimusten laatiminen ja päättäminen, rinnakkaisten työsuhteiden hallinta • Vuosilomien ja säästövapaiden hallinta ja anominen sekä muut Novian käytänteiden ja työehtosopimuksen mukaiset vapaat ja poissaolot • Järjestelmässä tulee olla mahdollista määritellä käyttöoikeudet rooleittain ja käyttäjäryhmittäin • HR-datan raportointi

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Asiakirjassa kuvataan hankinnan kohde, Novia organisaationa, raportointi ylätasolla, arkkitehtuuri ylätasolla, koulutustarpeet, käyttöönottoprojekti, jatkuvien palveluiden vaatimus ja optiot. Vaatimukset on kirjattu erillisinä liitteinä.