Tapiolan uimahallin pää- ja arkkitehtisuunnittelun hankinta, muutosilmoitus

Hankinnan kohteena olleessa konsulttityössä tehtävänä on laatia Tapiolan RKY-alueella sijaitsevan Tapiolan uimahallin peruskorjauksen ja laajennuksen arkkitehtisuunnitelmat ja hoitaa hankkeen pääsuunnittelutehtävät. Hankinta kilpailutettiin EU-hankintana ja Siren Arkkitehdit Oy valittiin konsultiksi 24.6.2021 toimitusjohtajan päätöksellä § 41/2021, 1630/10.03.02/2021 arvioituun tavoitteelliseen kokonaishintaan 726 500 euroa (alv 0 %), joka oli samalla myös hankinnan ennakoitu arvo. Sopimus Siren Arkkitehdit Oy:n kanssa allekirjoitettiin 22.9.2021. Sopimus jakautuu kahteen osakokonaisuuteen: 1. laskutyönä tehtävään ehdotussuunnitteluun ja pääsuunnittelijan hankesuunnittelutöihin, josta tarjoajilta pyydettiin tarjouspyynnössä tavoitebudjetti kustannuksesta. Siren Arkkitehdit Oy:n antamassa tarjouksessa arvio ehdotussuunnittelun tavoitebudjetiksi oli 140 000 euroa (alv 0%). Ehdotussuunnittelun tavoitebudjetti ei ollut hankinnan vertailuperuste. 2. yleis- ja toteutus- ja työmaa-aikaiseen suunnitteluun, josta tarjoajilta pyydettiin tarjouspyynnössä tavoitehinta. Siren Arkkitehdit Oy:n antamassa tarjouksessa tavoitehinnaksi oli annettu 586 500 euroa (alv 0%). Tavoitehinnan tultua täyteen on leikkuri sopimuksen mukaisesti 15 % tavoitehinnan ylittävältä osuudelta. Tarjouspyynnön mukaisesti sopimuksessa ei ole kattohintaa. Peruste hankesuunnitteluvaiheen tehtävien teettämiselle tavoitebudjetillisena laskutyönä oli se, että Tapiolan uimahallin poikkeuksellisen vaativan kohteen ehdotussuunnittelu vaihtoehtoineen sekä tarvittavien selvitysten ja neuvotteluiden (mm. museovirasto, kaupunkisuunnittelu, rakennusvalvonta jne.) ja näistä seuraavien lisätehtävien edellyttämä työmäärä ei ollut kohtuudella arvioitavissa. SOPIMUSMUUTOKSET: Pää- ja arkkitehtisuunnittelun 1. sopimusmuutoksesta on tehty toimitusjohtajan päätös 13.05.2022, § 24/2022. Muutoksen arvo on 150 000 euroa (alv. 0%). Pää- ja arkkitehtisuunnittelun 2. sopimusmuutoksesta on tehty toimitusjohtajan päätös 13.06.2023 § 36/2023. Muutoksen arvo on 361 428 euroa (alv. 0 %). Pää- ja arkkitehtisuunnittelun 3. sopimusmuutoksesta on tehty toimitusjohtajan päätös 14.12.2023 § 62/2023. Muutoksen arvo on 237 371 euroa (alv. 0 %).

Suunnittelun edetessä on tullut seuraavia hankkeen laajuuden muutoksia ja suunnittelun tarkennuksia, jotka ovat aiheuttaneet suunnittelijoille lisätöitä tai sopimukseen perustuvan palkkion korotuksen: 1.) Tavoitehinnan positioille varatun euromäärän ylitys Sopimuksen veloitusperusteissa tavoitehinnan positioille 3b ja 8 varatun euromäärän ylitys on lisätyötä. Konsultti on perustellut ylitykset erillisissä lisätyötarjouksissa 15.11.2023: - ”Lisätyötarjous tavoitehinnan Pos 3b ylityksestä” 13 886,69 euroa (alv. 0%) - ”Lisätyötarjous Pos 8 ylityksestä” 15 120,25 euroa (alv. 0%). Tilapalvelut-liikelaitos katsoo positioiden ylitysten olevan perusteluiden mukaisesti hyväksyttävissä. Positioiden ylitykset eivät nosta tavoitehintaa. 2.) B-siiven kellarin osittainen purkaminen Tilapalveluiden esityksestä suunnitteluryhmä on tutkinut uimahallin B-siiven kellarin osittaista purkamista, mikä helpottaa A-siiven työmaa-aikaista toteutusta. Konsultti on antanut ko. suunnittelutyöstä 11.5.2023 lisätyötarjouksen - ”Lisätyötarjous B-rakennuksen kellarin purku- ja suunnittelulaajuuden kasvamisesta” 37 200 euroa (alv. 0 %). Tilapalvelut-liikelaitos katsoo lisätyötarjouksen olevan perusteluiden mukaisesti hyväksyttävissä. 3.) Tavoitehinnan korotus hankkeen laajuuden kasvaessa Sopimuksen veloitusperusteissa on konsultille maksettavista korvauksista kirjattu seuraavaa: ”Tehtäväkokonaisuuden tavoitehinta TH (2.) on sidottu hankkeen tilaohjelman mukaiseen bruttoalaan (5755 brm2). Mikäli hankkeen laajuus kasvaa enemmän kuin 5%, tarkistetaan tavoite- ja kattohintaa vastaavasti 5% ylittävältä osalta. Korotuksen perusteet käydään yhdessä tilaajan kanssa ja hyväksytetään tilaajalla.” Hankkeen bruttoala on kasvanut viitesuunnitelman tilaohjelman mukaisesta bruttoalasta. Arkkitehdin tekemän tarkistuslaskelman jälkeen 5 % ylittävältä osalta hyväksytään 11 %:n laajuuden kasvu. Tavoitehintaa tarkistetaan 11%:lla. TH= 586 500 euroa (alv. 0 %) nousee 64 515 eurolla (alv. 0%) ja tavoitehinta on korotuksen jälkeen 651 015 euroa (alv. 0 %). 4.) Palkkion ja tuntihintojen tarkistus 6,5 % Konsultin palkkiota tarkistetaan projektinjohtourakan kehitysvaiheen pitkittymisen sekä uuden urakkakilpailutuksen tuoman viiveen takia suunnitteluohjelmassa kirjattua periaatetta noudattaen konsultin esitykseen perustuen 6,5 % 1.10.2023 jäljellä olevan palkkiosumman osalta. Samalla korotetaan konsultin sopimukseen merkittyjä tuntipalkkoja 6,5 % 1.10.2023 lähtien. 1.10.2023 jäljellä olevan palkkion määrä on 102 299 euroa (alv. 0%), josta 6,5% on 6 649 euroa (alv. 0%) Kyseisen sopimusmuutoksen numero 3 ennakoitu arvo on 137 371 euroa (alv. 0 %) + 100 000 euroa (alv. 0%), yhteensä 237 371 euroa (alv. 0 %). Aikaisemmin tehdyt sopimusmuutokset huomioiden koko toimeksiannon arvoksi muodostuu 1 475 299 euroa (alv. 0 %).

Hankkeen edetessä on osoittautunut, ettei Siren Arkkitehdit Oy:n tarjouspyyntövaiheessa antama arvio ehdotusvaiheen tavoitebudjettihinnaksi ole riittävä. Siren Arkkitehdit Oy:ltä on pyydetty arvio ehdotussuunnittelun tavoitebudjettihinnan korotuksesta vaiheen jäljellä olevalle työmäärälle. Siren Arkkitehdit Oy esitti perusteltuna arvionaan tavoitebudjettihinnan korotustarpeen olevan yhteensä noin 150 000 euroa (alv 0%), jonka Tilapalvelut-liikelaitos katsoo olevan perusteluiden mukaisesti hyväksyttävissä. Tällöin ehdotussuunnitteluvaiheen uudeksi tavoitebudjettihinnaksi tulee 290 000 euroa (alv 0 %), jota ei saa ylittää ilman Tilapalvelut-liikelaitoksen hyväksyntää. Ehdotussuunnittelun tavoitebudjettihinnan korotus on olevan sopimuksen mukainen menettely.

Tavoitebudjettihinnan korotus. Peruste hankesuunnitteluvaiheen tehtävien teettämiselle tavoitebudjetillisena laskutyönä oli se, että Tapiolan uimahallin poikkeuksellisen vaativan kohteen ehdotussuunnittelu vaihtoehtoineen sekä tarvittavien selvitysten ja neuvotteluiden (mm. museovirasto, kaupunkisuunnittelu, rakennusvalvonta jne.) ja näistä seuraavien lisätehtävien edellyttämä työmäärä ei ollut kohtuudella arvioitavissa. Sopimuksen tarkistettu kokonaishinta ennen muutoksia (alv 0%) 726000.00 EUR. Sopimuksen kokonaisarvo muutosten jälkeen (alv 0%) 876000.00 EUR.

Projektinjohtourakan kehitysvaiheen aikana havaittiin, että yleissuunnittelupositiolle oli kohdistettu selvitys- ja vaihtoehtosuunnittelutyötä, joka olisi tullut tehdä ja laskuttaa tavoitebudjetin alaisen ehdotussuunnitelmavaiheen työnä, joka jatkui yleissuunnitteluvaiheessa vaihtoehtoisten, parhaiden ratkaisujen etsimisenä. Näitä töitä olivat muun muassa: paloalueiden rajat, pohjarakentaminen ja perustukset, puustokatselmukset ja liito-oravat, ulkohyppyaltaan nostopohja/-suoja, katu- ja puistosuunnitelma, pääsisäänkäyntialueen suunnittelu, maalämmön reititys ja yhteensovitus ja huleveden järjestelyt. Siren Arkkitehdit Oy:ltä pyydettiin arvio niistä selvitys- ja ehdotussuunnittelutehtävistä, jotka oli väärin kohdistettu yleissuunnittelun positioille ja tulisi siirtää ehdotussuunnittelun tavoitebudjetin positiolle sekä arvio vielä selvityksen alla olevia suunnitteluasioista.

1.) Tavoitebudjettihinnan korotus. Projektinjohtourakan kehitysvaiheen aikana havaittiin, että yleissuunnittelupositiolle oli kohdistettu selvitys- ja vaihtoehtosuunnittelutyötä, joka olisi tullut tehdä ja laskuttaa tavoitebudjetin alaisen ehdotussuunnitelmavaiheen työnä, joka jatkui yleissuunnitteluvaiheessa vaihtoehtoisten, parhaiden ratkaisujen etsimisenä. Näitä töitä olivat muun muassa: paloalueiden rajat, pohjarakentaminen ja perustukset, puustokatselmukset ja liito-oravat, ulkohyppyaltaan nostopohja/-suoja, katu- ja puistosuunnitelma, pääsisäänkäyntialueen suunnittelu, maalämmön reititys ja yhteensovitus ja huleveden järjestelyt. Siren Arkkitehdit Oy:ltä pyydettiin arvio niistä selvitys- ja ehdotussuunnittelutehtävistä, jotka oli väärin kohdistettu yleissuunnittelun positioille ja tulisi siirtää ehdotussuunnittelun tavoitebudjetin positiolle. Siren Arkkitehdit Oy esitti perusteltuna arvionaan tavoitebudjettihinnan korotustarpeen olevan yhteensä 181 191,50 euroa (alv. 0 %), jonka Tilapalvelut-liikelaitos katsoo olevan perusteluiden mukaisesti hyväksyttävissä. Tulevia, vielä selvityksen alla olevia suunnitteluasioita ovat kupolin ratkaisu ja pilarien ja hyppytornin tutkimukset ja säilytysmahdollisuudet. Näiden ja muiden erittelemättömien selvitystöiden tavoitebudjetillisen osuuden Siren Arkkitehdit Oy arvioi olevan 88 000 euroa. Tällöin ehdotussuunnitteluvaiheen uudeksi tavoitebudjettihinnaksi tulee 559 191,50 euroa (alv. 0 %), jota ei saa ylittää ilman Tilapalvelut-liikelaitoksen hyväksyntää. 2.) Lisätyöt • Tapiolan uimahallin sisätilojen erityisvalaistusuunnittelu • Tapiolan uimahallin rakennushistoriallisen selvityksen päivitys • Tapiolan uimahallin rakentamisen aikainen restaurointiraportti Museovirastolle Siren Arkkitehdit Oy on antanut edellä mainituista lisätöistä seuraavat tarjoukset: Valaistussuunnittelutarjous 15 645 (alv. 0 %). Rakennushistoriallisen selvityksen päivitys 16 891,50 euroa (alv. 0 %). Restaurointiraportti 29 700 euroa (alv. 0 %). Tarjotut lisätyöt yhteensä 62 236,50 euroa (alv. 0 %). Keväällä 2023 on alkanut Tapiolan uimahallin PJU:n kehitysvaihe, jonka muutosesitysten tutkimisen pää- ja arkkitehtisuunnittelun lisätöiden arvoksi tilaaja arvioi 30 000 euroa (alv. 0 %). Kaikki lisätyöt yhteensä 92 236,50 euroa (alv. 0 %). Lisätyöt eivät korota tavoitehintaa vaan ne käsitellään erikseen. Sopimusmuutoksen ennakoitu arvo on tavoitebudjettihinnan korotuksen ja lisätöiden yhteenlaskettu arvo 361 428 euroa (alv. 0 %). Sopimuksen tarkistettu kokonaishinta ennen muutoksia (alv. 0 %) 876500.00 EUR. Sopimuksen kokonaisarvo muutosten jälkeen (alv. 0 %) 1237928.00 EUR