Kutsu markkinavuoropuheluun, Pohjanmaan liiton talous- ja palkkahallinnon palvelut sekä optiona HR -palvelut

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö mahdollisille tarjoajille. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä tietoa sekä toimittajien kommentteja, jotta myöhemmin tuleva tarjouskilpailu voitaisiin toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyynnöllä ei pyydetä, eikä siihen anneta, tarjouksia. Hankinnan kohteena on taloushallinnon (kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, raportointi) sekä palkkahallinnon (palkanmaksu, viranomaisvelvoitteet, matka- ja kululaskut) palveluiden tuottaminen, joka on kuvattu yksityiskohtaisemmin tässä tietopyynnössä ja sen liitteissä. Liitteessä kaksi on kuvattu tarkemmin välittävän toimielimen virantoimitustehtävät ja vastuunjako. Palvelukokonaisuuteen sisältyy tietojärjestelmät ja -ohjelmistot, ja siirtohankkeen organisointi ja toimeenpano. Lisäksi hankintaan voidaan sisällyttää optiona HR-palvelut henkilöstöhallinnon järjestelmä ja siihen liittyvät palvelut. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on selvittää, millaisella kokonaisuudella talous- ja palkkahallinnon sekä HR -palvelut voitaisiin Pohjanmaan liitossa jatkossa toteuttaa. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa Pohjanmaan liiton tarpeeseen sopivia palveluntuottajia ja tietojärjestelmiä ohjelmistoineen. Hankittava kokoanaisuus sisältää TAVOITTEEN mukaan tämän kutsun (=tietopyynnön) mukaisia palveluja. TIETOJÄRJESTELMÄT JA -OHJELMISTOT Järjestelmien käyttäjiä Pohjanmaan liitossa tulevat olemaan arvioltaan 5 henkilöä. Palvelukokonaisuuteen sisältyy tarjoajan tietojärjestelmät ja -ohjelmistot taloushallinnossa ja palkkahallinnossa tilaajan käyttöön. Lisäksi hankintaan voidaan sisällyttää optiona HR-palvelut henkilöstöhallinnon järjestelmä ja siihen liittyvät palvelut. KÄYTTÖÖNOTTOHANKKEEN ORGANISOINTI JA TOIMEENPANO Palvelukokonaisuuteen kuuluu myös siirtohankkeen organisointi ja toimeenpano. TALOUS-, HENKILÖSTO- JA PALKKAHALLINNON PALVELUJA KOSKEVAT VAATIMUKSET JA VASTUUNJAKOTAULUKOT Talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnon palvelun tarkemmat vaatimukset ja vastuujakotaulukot toimitetaan erikseen myöhemmin markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille. POHJANMAAN LIITON TEHTÄVÄT Pohjanmaan liiton tehtäväksi jää alustavan suunnitelman mukaan erityisesti omien hankkeiden hallinnon seurannan ja raportoinnin valmistavat tehtävät, ja tämän lisäksi erityisesti valtion toimeksiantojen ja välittävän toimielimen viranomaistehtäviin kuuluvat päätökset hankemaksatuksista (n. 100 kpl maksatusta / vuosi). Sopimus on tarkoitus solmia kahden vuoden määräajalle, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Sopimukseen sisällytetään kuuden kuukauden (6 kk) irtisanomisaika.

Tämä on ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä hankinnasta kiinnostuneille alan toimijoille ja potentiaalisille tarjoajille. Tällä kutsulla markkinavuoropuheluun ei pyydetä eikä tähän anneta tarjouksia, vaan tiedotetaan markkinoita tulevasta kilpailutuksesta. Markkinavuoropuhelussa järjestetään tarvittaessa kahdenkeskisiä tapaamisia tilaajan ja asiasta kiinnostuneiden yritysten edustajien kanssa. Markkinavuoropuhelussa kerätyt tiedot säilyvät luottamuksellisina ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan kehittämiseen ja suunnitteluun. Markkinavuoropuhelu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tässä dokumentissa kuvatulla tavalla, joten lopullinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö voivat poiketa tässä kutsussa tai markkinavuoropuhelussa esitetyistä tiedoista. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuheluun osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei myöskään vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuheluun vastanneille ja osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Tilaajan tavoitteena on saada alan toimijoilta yleisiä näkemyksiä palveluhankinnan toteuttamisen vaihtoehdoista, jotta tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Hankinnan valmistelun edetessä asiakirjaluonnoksia voidaan lähettää markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille tahoille kommentoitavaksi ennen varsinaisen tarjouskilpailun käynnistämistä. Kaikki tarjoajien vastaukset markkinavuoropuhelun aikana käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta muille tarjoajille tai ulkopuolisille. OSALLISTUMINEN MARKKINAVUOROPUHELUUN Hankinnasta kiinnostuneita pyydetään ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun kuitenkin viimeistään 8.12.2025 mennessä, jotta tarjoajat saavat riittävästi aikaa valmistautua ja tutustua alustavaan tarjouspyyntöaineistoon. Ilmoittautumiset markkinavuoropuheluun tulee lähettää osoitteeseen ari.hietaharju@teese.fi. Ilmoittautumisen yhteydessä pyydämme kommentoimaan tätä tietopyyntöä mm. seuraavilta osin; - onko suunniteltu aikataulu hyvä eli käyttöönotto huhtikuussa mahdollista/kauanko palveluiden käyttöönottoon on syytä varata aikaa? - puuttuko hinnoittelusta jotain, mitä parannusehdotuksia ehdotatte? - pyydetään ottamaan kantaa tietopyynnön liitteinä oleviin dokumenttiluonnoksiin - optiona olevan HR -palvelun sisältö, miten voitaisiin sisältöä rajata/selventää? HANKINTAILMOITUS Markkinavuoropuheluvaihe päättyy varsinaisen hankintailmoituksen julkaisuajankohtana. Varsinainen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan alustavan suunnitelman mukaan tammikuun alussa 2026.