Kokonaispalvelu: HR-järjestelmä, työajanhallintajärjestelmä sekä kokonaispalkkapalvelut, TeeSe Botnia Oy Ab

Hankinnan kohteena on HR- järjestelmä, työajanhallintajärjestelmä sekä kokonaispalkkapalvelut, jotka koostuvat seuraavista osista: HR-järjestelmäkokonaisuus - HRM-toiminnot - HRD-toiminnot - BI-raportointialusta HR- ja palkkatietojen tarkasteluun Työajanhallintajärjestelmä: - Työvuorosuunnittelujärjestelmä yleistyöaikaa, jaksotyöaikaa, toimistotyöaikaa ja liukuvaa noudattavalle henkilöstölle - Toteutuneiden työaikojen siirto palkanmaksujärjestelmään työaikakorvausten maksua varten - Työajanseuranta, leimausmahdollisuus Kokonaispalkkapalvelut: Palkanlaskentapalvelut Palkanlaskennassa käytettävä järjestelmä Palkanmaksujärjestelmä Tämä hankinta/sopimus on kokonaistoimitus, projekti kuitenkin voidaan toteuttaa osissa. Osatarjouksia ei huomioida. Hankinnan kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus, työajanhallintajärjestelmä sekä kokonaispalkkapalvelu jäljempänä yksilöityine toiminnallisuuksineen, räätälöinteineen, konfigurointeineen sekä integraatioineen TeeSe Botnia Oy Ab:lle. TeeSe Botnia hankkii kokonaispalvelun, joka koostuu HR-järjestelmästä ja työaikaratkaisusta SaaS -palveluna sekä kokonaispalkkapalvelusta, joka sisältää palkanlaskennan palveluna sekä palkanlaskijoiden käyttämän palkanlaskentajärjestelmän sekä palkanmaksujärjestelmän. TeeSe Botnialla on tarve hankkia nykyaikainen HR-järjestelmä, siihen integroitava työajanhallintajärjestelmä sekä kokonaispalkkapalvelut. HR-järjestelmä toimii henkilötietojen master-datana henkilöstöhallinnossa ja työsuhteen elinkaaren perustoiminnoissa sekä tukee henkilöstön johtamista, työnantajamielikuvaa sekä esihenkilötyötä. Hankittavan kokonaisuuden tavoitteena on esihenkilötyön ja tiedolla johtamisen helpottaminen nykytilanteeseen nähden. Uuden järjestelmäkokonaisuuden odotetaan helpottavan prosessien läpivientiä helppokäyttöisten selainpohjaisten ja mobiiliskaalautuvien käyttöliittymien sekä lisääntyvän automaation avulla. Mikäli hankittava järjestelmä koostuu erillisistä ratkaisuista, on näiden keskusteltava tarvittavilta osiltaan keskenään. Hankittavan ratkaisun sisäisten järjestelmäintegraatioiden toteutus on sisällytettävä käyttöönoton hintaan. Erikseen hinnoiteltava integraatiot nykyisiin järjestelmiin, mm. Epassi ja Unit4-toiminnanohjausjärjestelmä. Järjestelmän käyttöoikeuksien on toimittava roolipohjaisesti, joka mahdollistaa tietojen tietoturvallisen näkymisen ja käsittelyn rajaamisen kunkin käyttäjän työroolin mukaiseksi. Palkanlaskenta- ja maksatuspalvelun lisäksi hankintaan arvioidaan sisältyvän jokaisen osa-alueen kohdalla - järjestelmän käyttöönotto- ja toimitusprojekti - järjestelmän käyttöoikeus - järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut - järjestelmään liittyviä asiantuntijapalveluita. Kaikkiin osa-alueisiin sisältyy ko. osa-alueen raportointivaatimuksia. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tässä tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa tekee sopimuksen. Hankintasopimusta tulee käyttämään ainoastaan TeeSe Botnia Oy Ab ja syntyvän sopimuksen osapuolina ovat ainoastaan TeeSe Botnia Oy Ab ja valittu Toimittaja. Tarjouspyynnön liitteenä oleva palvelusopimusluonnos on tarjoajan hyväksyttävä sellaisenaan. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa Tilaajan projektiaikataulun mukainen käyttöönoton projektisuunnitelma, sekä Palvelukuvaus, joka sisältää ainakin palvelun sisällön, aikataulun, yhteyshenkilöt, käytössä olevat järjestelmät, tiedonsiirtokuvaukset sekä laadunseurantamallin. Toimittajan vastuulla ovat mm. seuraavat järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoon ja palvelun ylläpitoon liittyvät työt jokaisen järjestelmäosan kohdalla: - Käyttöönoton projektointi (päävastuullinen projektipäällikkö toimittajalta, tilaaja nimeää projektipäällikön, joka vastaa tilaajan vastuulla olevien asioiden etenemisestä.) - Käyttöönoton konsultointi käyttöönotossa (ratkaisun sovittaminen tilaajan tarpeisiin). - Järjestelmän käyttöönoton ja käytön aikaisiin muutoksiin liittyvä parametrointi ja parametroinnin tuki (tilaaja voi myös itse tehdä osin parametrointia, mikäli järjestelmä sen mahdollistaa). - Migraatiot määritellyllä tarkkuudella. - Liittymärajapintojen toteutus. - Käyttäjätuen tarjoaminen nimetyille pääkäyttäjille. - Toimittajasta / ratkaisusta johtuvien ongelmien selvitys ja ratkaisu - Järjestelmän ylläpito toimittajan palveluympäristössä sis. tietoturvan hallinnan ja tietojen varmistuksen. - Järjestelmän versiopäivitykset (sisältyvät palvelun kk-maksuun). Tarjouksen tulee lisäksi sisältää käyttäjien koulutuksen jokaisen järjestelmäosan kohdalla. Pääkäyttäjät (vähintään 5 hlö) koulutetaan jokaiseen osa-alueeseen, koulutus suomen kielellä. HRM/HRD/työaikaratkaisu - osioiden kohdalla koulutus myös esihenkilöille (noin 40 hlö), koulutus suomen kielellä. Palkansaajille koulutus työntekijää koskevista toiminnallisuuksista sekä suomen-, ruotsin- että englannin kielillä. Kaikki koulutukset toteutetaan etänä ja äänitetään myöhempää käyttöä varten. Sopimuksen suunniteltu alkamisaika on 15.9.2025.

Sopimus solmitaan toistaiseksi voimassa olevana. Sopimusaika voi olla pidempi kuin neljä (4) vuotta, sillä hankinnan kohteena on tilaajalta ja toimittajalta merkittäviä alkuvaiheen resursseja vaativa tietojärjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojekti sekä mm. järjestelmän pitkäaikaiset jatkokehitys-, tuki- ja ylläpitopalvelut. Tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan voidaan tilata erilaisia pieniä kehittämistoimia, uusia liittymärajapintoja / muutoksia liittymiin, käyttäjäkoulutuksia jne.

Aikataulullisesta syystä jatkamme kysymysten määräaikaa.