Kutsu markkinavuoropuheluun, HR- ja palkkajärjestelmät sekä palkanlaskentapalvelut

TeeSe Botnia Oy Ab on vastuullinen ja kehittyvä monialayhtiö, joka tarjoaa asiakkailleen kattavia puhdistus-, ruoka- sekä kiinteistö- ja logistiikkapalveluita. Ajantasainen lista omistajista on saatavilla: https://www.teese.fi/yhteystiedot. Hankinnan tavoitteena on saada käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä, sekä palkanlaskentapalvelut. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on selvittää, millaisella kokonaisuudella HR- ja palkanlaskenta voitaisiin TeeSellä jatkossa toteuttaa. Hankinta voidaan toteuttaa kokonaisuutena tai osissa. Hankittavalla järjestelmällä korvataan eri järjestelmiä tai manuaalista tietojen käsittelyä. Uuden järjestelmän tulee tukea TeeSe Botnia Oy Ab:n yrityskohtaista työehtosopimusta, joka on yhdistelmä kunnallisen ja yksityisten alojen työehtosopimuksia. Uusilla hankittavilla järjestelmillä tulemme käsittelemään noin 1000 työntekijämme henkilöstö- ja palkka-asioita. Järjestelmän tulee mahdollistaa modernien liittymärajapintojen avulla tietojen vastaanottaminen muista järjestelmistä ja siirtäminen muihin järjestelmiin kuten työvuorosuunnittelun ja työajan seurantajärjestelmään. HR-järjestelmä on lähtökohtaisesti henkilöstöön liittyvien perustietojen ja palvelussuhteen tietojen ensisijainen lähde, ns. master data. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa sopivia järjestelmiä sekä palveluntuottajia, ja selvittää hankitaanko TeeSe Botnia Oy Ab:n käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä sekä palkkapalvelut erillisinä hankintoina vai yhdistelmähankintana. Hankittava HR-järjestelmä sisältää TAVOITTEEN mukaan esimerkiksi seuraavia toiminnallisia ominaisuuksia: HRM-prosessit: Henkilöstön perustietojen hallinta Työsuhteen elinkaaren hallinta ml. palkkatietojen hallinta Tehtävänkuvaukset ja tehtävän vaativuuden arviointi Kokemusvuosilaskennan tukeminen Lomien ja muiden poissaolojen hallinta Sairauspoissaolojen hallinta ja varhainen tuki HRD-prosessit: Perehdytys Kehityskeskustelut Osaamisen sekä pätevyyksien hallinta Koulutuksien hallinta ml. koulutuskalenterin ja ilmoittautumisten hallinta Työssä suoriutumisen arviointi Raportointi molemmille prosessiosa-alueille. Hankinnassa tavoitellaan kattavaa HR-järjestelmäratkaisua, joka tarjoaa toiminnot kaikkiin edellä kuvattuihin osa-alueisiin, mutta tärkeimpänä tavoitteena on saada toimiva ratkaisu nimenomaan HRM-prosessien hoitamiseksi. Hankinnassa voidaan optiona huomioida lisäksi rekrytointitoiminnallisuus sekä tarpeen mukaan muita toiminnallisuuksia kuten työvuorosuunnittelun ja ajanhallinnan toiminnallisuus. Hankittava palkkajärjestelmä sisältää TAVOITTEEN mukaan esimerkiksi seuraavia toiminnallisia ominaisuuksia: Henkilötietojen ja muutosten tuonti ja vienti palkkajärjestelmän, HR järjestelmän ja työvuorosuunnittelun välillä tiedonsiirtona Verokorttitietojen nouto verohallinnosta tiedonsiirtona Pysyvien palkkatapahtumien (kk.palkat) tuonti palkkakaudelle Palkanlisien (vuorolisät, ylityöt yms.) tuonti työvuorosuunnittelun toteutumista ja työajan seurannasta tiedonsiirtona Matkalaskutietojen tuonti matkajärjestelmästä tiedonsiirtona Palkanmaksujen hyväksyntäprosessi ja vienti pankkijärjestelmään tiedonsiirtona Ay jäsenmaksujen, ulosottotilitysten yms. Hyväksyntäprosessi ja vienti pankkijärjestelmään tiedonsiirtona Lomapalkkalaskenta ja käytettyjen lomien seuranta toteutuneista tapahtumista Vuosilomapalkkojen jaksotuslaskenta sisältäen laskennalliset sos.kulut kuukausittain Palkkalaskelmien välitys ohjelman tai operaattorin kautta sähköisesti Tiedonsiirto tulorekisteriin Ay jäsenmaksujen selvityslistat tiedonsiirtona Palkkatapahtumien ja lomapalkkajaksotusten tiliöintiautomaatio sisältäen kohdistukset kustannuspaikoille ja kohteille Palkkatapahtumien ja lomapalkkajaksotusten sekä laskennallisten sosiaalikulujen siirto kirjanpitoon tiedonsiirtona Raportointi palkkatapahtumista ja vuosilomaseurannasta kustannuspaikoittain

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä hankinnasta kiinnostuneille alan toimijoille ja potentiaalisille tarjoajille. Tällä kutsulla markkinavuoropuheluun ei pyydetä eikä tähän anneta tarjouksia, vaan tiedotetaan markkinoita tulevasta kilpailutuksesta. Markkinavuoropuhelussa järjestetään kahdenkeskisiä tapaamisia tilaajan ja asiasta kiinnostuneiden yritysten edustajien kanssa. Markkinavuoropuhelussa kerätyt tiedot säilyvät luottamuksellisina ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan kehittämiseen ja suunnitteluun. Markkinavuoropuhelu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tässä dokumentissa kuvatulla tavalla, joten lopullinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö voivat poiketa tässä kutsussa tai markkinavuoropuhelussa esitetyistä tiedoista. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuheluun osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei myöskään vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuheluun vastanneille ja osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Tilaajan tavoitteena on saada alan toimijoilta yleisiä näkemyksiä HR-järjestelmähankinnan toteuttamisen vaihtoehdoista, jotta tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Hankinnan valmistelun edetessä asiakirjaluonnoksia voidaan lähettää markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille tahoille kommentoitavaksi ennen varsinaisen tarjouskilpailun käynnistämistä. Kaikki tarjoajien vastaukset markkinavuoropuhelun aikana käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta muille tarjoajille tai ulkopuolisille. OSALLISTUMINEN MARKKINAVUOROPUHELUUN Hankinnasta kiinnostuneita pyydetään ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 9.5.2025 mennessä, jotta tarjoajat saavat riittävästi aikaa valmistautua ja tutustua alustavaan tarjouspyyntöaineistoon. Ilmoittautumiset markkinavuoropuheluun tulee lähettää osoitteeseen ari.hietaharju@teese.fi. Markkinavuoropuheluun ilmoittautumisen yhteydessä pyydämme tarjoajaa ilmoittamaan, haluaako tarjoaja osallistua tapaamisiin paikan päällä Vaasassa vai etäyhteydellä. HANKINTA-ASIAKIRJAT Tämän ilmoituksen liitteenä ei ole hankinta-asiakirjoja, vaan markkinavuoropuhelussa käsiteltävät asiat toimitetaan erikseen markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille. MARKKINAVUOROPUHELUTILAISUUDET Markkinavuoropuhelutilaisuuksia järjestetään viikosta 21/2025 alkaen. Tilaisuudet pidetään ensisijaisesti etäyhteydellä (esimerkiksi Teams -yhteydellä) tai vaihtoehtoisesti läsnäolotapaamisena. Myös molempien toteuttaminen samanaikaisesti on mahdollista. Markkinavuoropuheluvaihe päättyy varsinaisen hankintailmoituksen julkaisuajankohtana. Varsinainen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan alustavan suunnitelman mukaan kesäkuussa 2025.