JÄLKI-ILMOITUS: Sähkö- ja lvi-tarvikkeiden verkkokaupan puitejärjestelyn hankinnan kilpailutus

Kainuun hyvinvointialue (Tilaaja) on kilpailuttanut sähkö- ja lvi-tarvikkeiden verkkokaupan hankinnan. Kyseessä on ollut hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) mukainen EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta ja tarjouskilpailun perusteella muodostettiin kahden (2) osa-alueen ja enimmillään neljän (4) toimittajan puitejärjestely. Hankinnan kohteena oleva sähkö- ja lvi-tarvikkeiden verkkokauppa sisältää verkkokaupan ja toimituspalvelun sisältäen tuotteiden tilaamisen palveluntuottajan verkkokaupasta, pakkaamisen ja toimituksen Tilaajan tilausten mukaisesti Kainuun hyvinvointialueen eri toimipisteisiin. Hankinnan kilpailutuksen aikana tarjoajien tuli jättää tarjouksensa sähköiseen kilpailutusjärjestelmään Tarjouspalveluun (Cloudia-Mercell) siten, että Tilaaja pystyi tarjouksista avata suoraan Tarjouspalvelun kautta tarjoajien oman verkkokaupan, jossa Tilaaja teki kuvitteellisen ostoskorin (sähkötarvikkeet 50 kpl, lvi-tarvikkeet 50 kpl). Ostoskorissa jokaisella valitulle tuotteelle oli tarjoaja antanut alennusprosentin ja kokonaishinnaltaan halvin ostoskori sai enimmäispistemäärän. Tarjoajan tuli laatia Tilaajalle ns. haamu-tili, jonka avulla Tilaaja suoritti kuvitteellisen ostoskorin tilaamisen, hankinnan kilpailutuksen ajaksi. Tilaaja suoritti kuvitteellisen ostoskorin tilaamisen molempien osa-alueiden osalta (sähkötarvikkeet 50 kpl, lvi-tarvikkeet 50 kpl) ja Tilaaja valitsi tarjousvertailua varten kaikilta tarjoajilta samat tuotteet ostoskoreihin, osa-alueittain. Laadittu ostoskori sisällytetiin hankintapäätöksen tarjousvertailun lopputulokseen. Valituksi tulleen tarjoajan tuli sitoutua antamiensa tuotteiden hintoihin ja alennusprosentteihin puitejärjestelyn aikana, puitejärjestelyn ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehtojen mukaisesti. Kilpailutettava puitejärjestely on kahden (2) osa-alueen ja enimmillään neljän (4) toimittajan puitejärjestely, jossa osa ehdoista on vahvistettu ja osa ehdoista ei ole vahvistettu. Puitejärjestelyn ehdot on vahvistettu puitejärjestelyn kaksi (2) ensimmäistä vuotta ja tällöin noudatetaan puitejärjestelyn hankinnan kilpailutuksen tarjousvertailun etusijajärjestystä, ellei hinnantarkastusneuvotteluiden lopputulos vaikuta etusijajärjestykseen. Puitesopimuskauden aikana sekä puitesopimustoimittajalla että Tilaajalla on mahdollisuus ehdottaa yhden kerran vuodessa hinnantarkastusneuvotteluita. Jos puitesopimustoimittajan ehdottama uusi hinta muuttaa hankinnan kilpailutuksen tarjousvertailun alkuperäistä etusijajärjestystä, on Tilaajalla tällöin oikeus valita hinnantarkastusneuvotteluiden jälkeen hankinnan kilpailutuksen alkuperäisen tarjousvertailun etusijajärjestyksen mukaan toiseksi tullut toimittaja seuraavalle puitesopimusvuodelle. Puitejärjestelyn kahden (2) ensimmäisen vuoden jälkeen osa ehdoista ei ole vahvistettu ja tällöin Tilaaja toteuttaa minikilpailutuksen puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken, toteuttamalla uuden vastaavanlaisen kuvitteellisen ostoskorin verkkokaupassa. Valituksi tulleen tarjoajan laatima haamutili otetaan käyttöön sellaisenaan, kuin se oli tarjousvertailun aikana. Hankinnan kilpailutus toteuttiin avoimella menettelyllä. Toimittajat valittiin puitejärjestelyyn kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden mukaisesti osa-alueittain alla olevan kuvauksen mukaisesti: OSA-ALUE 1: Sähkötarvikkeiden verkkokauppa Valitaan enimmillään kaksi (2) toimittajaa OSA-ALUE 2: LVI-tarvikkeiden verkkokauppa Valitaan enimillään kaksi (2) toimittajaa Molemmat osa-alueet vertailtiin omana kokonaisuutena. Mikäli useampi tarjoaja sai saman pistemäärän, Tilaaja arpoi valittavan tarjoajan puitejärjestelyyn. Arvonta on oikeuskäytännössä hyväksytty tapa. Puitejärjestely on voimassa enimmillään neljä (4) vuotta ja puitejärjestelyn ja siihen perustuvien puitesopimusten kestoaika ei tarvitse olla keskenään yhtä pitkä. Puitejärjestelyyn perustuva puitesopimus voi siis olla kestoltaan pidempi kuin puitejärjestelyn kesto. Tarkemmat tiedot löytyvät tarjouspyynnöstä ja sen liitteistä.

Kaikkien puitejärjestelyyn hyväksyttyjen toimittajien kanssa laaditaan puitesopimus. Puitejärjestelyn aikana tilaukset tilataan aina ensisijaisesti etusijajärjestyksen mukaisesti ensimmäiseltä toimittajalta, puitejärjestelyn ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehtojen mukaisesti. Hinnanmuutosesitys seuraavalle kalenterivuodelle on esitettävä viimeistään 30.10. mennessä edellisenä vuotena, jotta hinnanmuutos voi astua voimaan 1.1. alkaen seuraavana vuonna. Jos palveluntuottaja ei tee hinnanmuutosesitystä edellä mainittuun ajankohtaan mennessä, se menettää oikeuden seuraavan vuoden hinnanmuutokseen. Tällöin palveluntuottajalla ei ole jälkikäteen oikeutta vaatia hinnanmuutosta kyseiseltä vuodelta. Hinnan mahdollinen muutos astuu voimaan, mikäli Tilaaja hyväksyy sen. Tarkemmat tiedot löytyvät tarjouspyynnöstä ja sen liitteistä. Kainuun hyvinvointialue on käyttänyt hankinnan valmistelussa seuraavia asiantuntijoita: Novice Oy, Antti Savola. Edellä mainitun yhtiön asiantuntija on ollut esteellinen toimimaan hankkeessa tarjoajien neuvonantajina tarjouskilpailun aikana.