HANKINTAILMOITUS: Sähkö- ja lvi-tarvikkeiden verkkokaupan puitejärjestelyn hankinnan kilpailutus

Kainuun hyvinvointialue (Tilaaja) pyytää tarjouksia sähkö- ja lvi-tarvikkeiden verkkokaupan osalta, tämän tarjouspyynnön ja muun tarjouspyyntöaineiston mukaisesti. Kyseessä on hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) mukainen EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta ja tarjouskilpailun perusteella muodostetaan kahden (2) osa-alueen ja enimmillään neljän (4) toimittajan puitejärjestely. Hankinnan kohteena oleva sähkö- ja lvi-tarvikkeiden verkkokauppa tulee sisältää verkkokaupan ja toimituspalvelun sisältäen tuotteiden tilaamisen palveluntuottajan verkkokaupasta, pakkaamisen ja toimituksen Tilaajan tilausten mukaisesti Kainuun hyvinvointialueen eri toimipisteisiin. Hankinnan kilpailutuksen aikana tarjoajien tulee jättää tarjouksensa sähköiseen kilpailutusjärjestelmään Tarjouspalveluun (Cloudia-Mercell) siten, että Tilaaja voi tarjouksista avata suoraan Tarjouspalvelun kautta tarjoajien oman verkkokaupan, jossa Tilaaja tekee kuvitteellisen ostoskorin (sähkötarvikkeet 50 kpl, lvi-tarvikkeet 50 kpl). Ostoskorissa jokaisella valitulle tuotteelle on tarjoaja antanut alennusprosentin ja kokonaishinnaltaan halvin ostoskori saa enimmäispistemäärän. Tarjoajan tulee laatia Tilaajalle ns. haamu-tili, jonka avulla Tilaaja suorittaa kuvitteellisen ostoskorin tilaamisen, hankinnan kilpailutuksen ajaksi. Tilaaja suorittaa kuvitteellisen ostoskorin tilaamisen molempien osa-alueiden osalta (sähkötarvikkeet 50 kpl, lvi-tarvikkeet 50 kpl) ja Tilaaja valitsee tarjousvertailua varten kaikilta tarjoajilta samat tuotteet ostoskoreihin, osa-alueittain. Laadittu ostoskori sisällytetään hankintapäätöksen tarjousvertailun lopputulokseen. Liitteessä 3 Tilaaja on kuvannut esimerkinomaisesti ostoskorin sisältöä. Valituksi tulleen tarjoajan tulee sitoutua antamiensa tuotteiden hintoihin ja alennusprosentteihin puitejärjestelyn aikana, puitejärjestelyn ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehtojen mukaisesti (kts. tarkemmat tiedot alla olevasta kappaleesta). Puitejärjestelyn tarkemmat tiedot on ilmoitettu tässä tarjouspyynnössä. Tilaajan tekemä kuvitteellinen ostoskoritapahtuma tallennetaan ja tallenteesta tulee osa tarjousvertailun aineistoa. Hankintapäätöksessä viitataan kyseiseen tallenteeseen ja tarjouksen jättäneellä tarjoajalla on oikeus nähdä kaikkien asianosaisten tallenteet (liikesalaisuudet huomioiden). Tallennus toteutetaan Teams-ympäristössä tarjousten jättämisen määräajan jälkeen Kainuun hyvinvointialueen edustajan/edustajien sekä Kainuun hyvinvointialueen tilaaman ulkopuolisen hankinta-asiantuntijan kanssa (Novice Oy, Antti Savola). Tarjoajat eivät osallistu kuvitteellisen ostoskoritapahtuman tallennukseen. Kilpailutettava puitejärjestely on kahden (2) osa-alueen ja enimmillään neljän (4) toimittajan puitejärjestely, jossa osa ehdoista on vahvistettu ja osa ehdoista ei ole vahvistettu. Puitejärjestelyn ehdot on vahvistettu puitejärjestelyn kaksi (2) ensimmäistä vuotta ja tällöin noudatetaan puitejärjestelyn hankinnan kilpailutuksen tarjousvertailun etusijajärjestystä, ellei hinnantarkastusneuvotteluiden lopputulos vaikuta etusijajärjestykseen. Puitesopimuskauden aikana sekä puitesopimustoimittajalla että Tilaajalla on mahdollisuus ehdottaa yhden kerran vuodessa hinnantarkastusneuvotteluita. Jos puitesopimustoimittajan ehdottama uusi hinta muuttaa hankinnan kilpailutuksen tarjousvertailun alkuperäistä etusijajärjestystä, on Tilaajalla tällöin oikeus valita hinnantarkastusneuvotteluiden jälkeen hankinnan kilpailutuksen alkuperäisen tarjousvertailun etusijajärjestyksen mukaan toiseksi tullut toimittaja seuraavalle puitesopimusvuodelle. Puitejärjestelyn kahden (2) ensimmäisen vuoden jälkeen osa ehdoista ei ole vahvistettu ja tällöin Tilaaja toteuttaa minikilpailutuksen puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken, toteuttamalla uuden vastaavanlaisen kuvitteellisen ostoskorin verkkokaupassa. Valituksi tulleen tarjoajan laatima haamutili otetaan käyttöön sellaisenaan, kuin se oli tarjousvertailun aikana. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksensa yhteydessä laatimansa haamutilin tili- ja tuotetiedot, eli verkkokaupan tuotetiedot erillisellä excel-liitteellä. Erillisestä excel-liitteestä tulee löytyä tarjousvertailun aikaisen haamutilin verkkokaupan tuotetiedot hintoineen molempien osa-alueiden osalta. Tällä toimenpiteellä varmistetaan se, että Tilaaja voi osoittaa valinneensa tarjousvertailun kuvitteellisen ostoskorin aikana kaikilta tarjoajilta täsmälleen samat tuotteet. Lisäksi tällä toimenpiteellä varmistetaan se, että valituksi tullessaan tarjoaja sitoutuu tarjousvertailun aikana antamiensa tuotteiden hintoihin ja alennusprosentteihin puitejärjestelyn aikana, puitejärjestelyn ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehtojen mukaisesti. Hankinnan kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä. Toimittajat valitaan puitejärjestelyyn kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden mukaisesti osa-alueittain alla olevan kuvauksen mukaisesti: OSA-ALUE 1: Sähkötarvikkeiden verkkokauppa Valitaan kaksi (2) toimittajaa OSA-ALUE 2: LVI-tarvikkeiden verkkokauppa Valitaan kaksi (2) toimittajaa Molemmat osa-alueet vertaillaan omana kokonaisuutena. Mikäli useampi tarjoaja saa saman pistemäärän, Tilaaja arpoo valittavan tarjoajan puitejärjestelyyn. Arvonta on oikeuskäytännössä hyväksytty tapa. Puitejärjestely on voimassa enimmillään neljä (4) vuotta ja puitejärjestelyn ja siihen perustuvien puitesopimusten kestoaika ei tarvitse olla keskenään yhtä pitkä. Puitejärjestelyyn perustuva puitesopimus voi siis olla kestoltaan pidempi kuin puitejärjestelyn kesto.

Kaikkien puitejärjestelyyn hyväksyttyjen toimittajien kanssa laaditaan puitesopimus. Puitejärjestelyn aikana tilaukset tilataan aina ensisijaisesti etusijajärjestyksen mukaisesti ensimmäiseltä toimittajalta, puitejärjestelyn ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehtojen mukaisesti. Hinnanmuutosesitys seuraavalle kalenterivuodelle on esitettävä viimeistään 30.10. mennessä edellisenä vuotena, jotta hinnanmuutos voi astua voimaan 1.1. alkaen seuraavana vuonna. Jos palveluntuottaja ei tee hinnanmuutosesitystä edellä mainittuun ajankohtaan mennessä, se menettää oikeuden seuraavan vuoden hinnanmuutokseen. Tällöin palveluntuottajalla ei ole jälkikäteen oikeutta vaatia hinnanmuutosta kyseiseltä vuodelta. Hinnan mahdollinen muutos astuu voimaan, mikäli Tilaaja hyväksyy sen. Tarkemmat tiedot löytyvät liitteistä sekä muusta tarjouspyyntöaineistosta. Kainuun hyvinvointialue on käyttänyt hankinnan valmistelussa seuraavia asiantuntijoita: Novice Oy, Antti Savola. Edellä mainitun yhtiön asiantuntija on esteellinen toimimaan hankkeessa tarjoajien neuvonantajina tarjouskilpailun aikana.