Ulkopuolisten retriitti leiripaikkojen hankinta vuonna 2022 puitejärjestely

Espoossa on kuusi seurakuntaa: Espoonlahden seurakunta, Espoon tuomiokirkkoseurakunta, Leppävaaran seurakunta, Olarin seurakunta, Tapiolan seurakunta ja Esbo svenska församling. Espoon seurakuntayhtymän virasto hoitaa yhdessä sovittuja asioita kuten seurakuntien virastopalveluja, taloutta ja kiinteistöjä. Hankintayksikkö on Espoon seurakuntayhtymä, jota edustaa kiinteistöpalvelut. Hankinnan kohteena ovat Espoon seurakuntayhtymän ulkopuolisten retriitti leiripaikkojen palveluhankinnat aikavälille 18.7.2022-31.12.2022. Espoon seurakunnat järjestävät 18.7.2022-31.12.2022 noin 2-8 retriitti leiriviikonloppua ulkopuolisissa retriitti leiripaikoissa, jotka täydentävät omaa leirikeskustarjontaa. Retriittejä pidetään Suomessa, rauhallisessa ja viihtyisässä leiriympäristössä enintään 120 km päässä Espoon keskuksesta. Retriitti leiripaikan on oltava rauhallinen, turvallinen ja ryhmällä tulee olla mahdollisuus toimia omana, erillisenä yksikkönä. Kilpailutus koskee 18.7.2022-31.12.2022 välistä aikaa ja pääasiassa viikonloppuja. Retriitti leireille osallistujat ovat aikuisia. Viikonloppuretriitit alkavat yleensä perjantai iltana päivällisen aikaa tai sen jälkeen ja useimmiten päättyvät sunnuntaina lounaan tai päiväkahvin aikaan. Osallistujia on 10-25 henkilöä. Ennakkovarauksesta retriitti leiriryhmä voi pienentyä tai suurentua mikäli palveluntuottajalla on vapaata kapasiteettia. Laskutettava henkilömäärä vahvistetaan viimeistään 14 vrk ennen ajankohtaa. Puitejärjestelyyn valitaan tarpeellinen määrä toimijoita, jotta pystytään turvaamaan retriitti leirien onnistuminen ja määräostovelvoitetta ei ole. Sopimuskauden kesto on 18.7.2022-31.12.2022. Tarkempi kuvaus ja sopimusehdot ovat tämän tarjouspyynnön tarkentavassa liitteessä sekä Ulkoisten retriitti leiripaikkojen puitejärjestely 2022 sopimusluonnoksessa.

Espoon seurakuntayhtymä hankkii leirikeskuspalveluita seurakuntien retriitteihin ajalle 18.7.2022-31.12.2022. Hankittava leiripaikka tarjoaa retriitti leiriläisille majoituksen lisäksi täysihoidon, ryhmätiloja, saunomis- mahdollisuuden, viihtyisän ja turvallisen ympäristön sekä tarvittaessa muunneltavat puitteet erilaisiin leiriohjelmiin, kuten hartauksiin. Retriitit ovat yleensä hiljaisuuden retriittejä ja hiljaisuus koskee myös leiripaikkaa ja ympäristöä. Kohteen etäisyys Espoon keskuksesta tulee olla maksimissaan 120 km . Tällä pyritään vähentämään matkakustannuksia sekä matkan vaikutusta ympäristöön. Hankinnassa kustannusten lisäksi ovat tärkeitä myös kohteen laadulliset tekijät ja sopivuus retriitti leiripaikaksi. Retriitti leiripaikassa tulee olla mahdollisuus omaan rauhaan ja hiljaisuuteen. Retriiteissä leiriläisillä on omat, yhden hengen huoneet. Retriittiin osallistuu yleensä 10-25 henkilöä retriitin tyypistä sekä tiloista johtuen. Lisäksi retriitille tarvitaan yhteinen tila oleskeluun, tila hartauksiin ja ryhmätiloja retriitin koon mukaan. Hyvät ulkoilumahdollisuudet ovat tärkeitä. Ympäristötekijöiden huomioiminen sekä sosiaalinen vastuullisuus toiminnassa ovat hankinnan kannalta myös tärkeitä. Tilaaja noudattaa seuraavia peruutusehtoja - tilaisuuden peruutus 3 kk ennen ajankohtaa, veloitus 50 % - tilaisuuden peruutus 1 kk ennen ajankohtaa, veloitus 100 % - laskutettava henkilömäärän vahvistetaan viimeistään 14 vrk ennen ajankohtaa Tapahtuman peruutus sopimuksen tavanomaisista varaus - ja peruutus ehdoista poiketen on myös mahdollinen, mikäli koronavirus tai vastaava aiheuttaa riskejä ihmisten terveydelle leirin ajankohtana. Näissä tilanteissa pyritään ensisijaisesti löytämään uusi ajankohta leirille. Jos uutta ajankohtaa ei löydy, osapuolet neuvottelevat maksun tai sen osan hyvittämisestä. Tapahtuman voi peruuttaa ilman kuluja, jos viranomaiset kehottavat välttämään ko. alueelle matkustamista. Tilanteita seurataan ja päivitetään uusimpien viranomaisohjeiden mukaisesti. HANKINTAMENETTELY Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä, johon kaikki halukkaat toimijat voivat jättää tarjouksensa. Tarjoaja osallistuu hankintamenettelyyn jättämällä tarjouksensa Espoon seurakuntayhtymän Cloudia-tarjousportaaliin (Tarjouspalvelu-portaaliin) kaikkine edellytettyine liitteineen tarjousten jättämiselle varatun määräajan kuluessa. Osatarjoukset tai vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Tarjous laaditaan suomen kielellä. HANKINTAMENETTELYN VAIHEET JA KULKU Tarjousten vastaanottamisen jälkeen hankintamenettelyn vaiheet ovat seuraavat. Hankintayksikkö: 1. Avaa tarjoukset tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen. 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, joita koskee hankintalain 81 §:n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön tarjoajan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden. Hankintayksikön on hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset. 4. Vertailee tarjoukset. 5. Tekee hankintapäätöksen ja antaa sen tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintayksikkö antaa päätöksen tiedoksi sähköisesti. 6. Solmii hankintasopimuksen valituksi tulleiden tarjoajien kanssa.