Luumäen Asunnot Oy:n isännöinti

Tämä hankinta koskee Luumäen kunnan täysin omistaman Luumäen Asunnot Oy:n isännöinnin määräaikaista toimeksiantoa.

TARJOUSPYYNTÖ ISÄNNÖINTIPALVELUISTA Luumäen Asunnot Oy pyytää tarjouksia omistamiensa vuokratalojen isännöintipalveluista tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Yhtiö omistaa ja hallinnoi Luumäen kunnassa 25 vuokrataloa, joissa on yhteensä 291 huoneistoa. Kiinteistöt sijaitsevat Luumäen Taavetissa ja Jurvalassa. Asukkaiden valinnan asuntoihin ja valituille ilmoittamisen hoitaa isännöitsijä. Asukasvalintaa voidaan joissain kohteissa ohjata Etelä-Karjalan Sosiaali- ja Terveydenhoitopiirin taholta. Isännöinnin tehtävänä on huolehtia myös asukasvalinnan jatkotoimenpiteistä, kuten asunnon näyttö ja vuokrasopimuksen tekeminen. Isännöinti edellytetään hoidettavan hyvää isännöintitapaa noudattaen. Isännöintiin kuuluu hallinnollisia, taloudellisia ja teknisiä tehtäviä, tarkemmin ne on lueteltu liitteenä 1 olevassa tehtäväluettelossa. Se pohjautuu isännöinnin yleiseen tehtäväluetteloon kuitenkin siten, että yleisessä luettelossa erilliskorvaukseen oikeuttavia tehtäviä on sisällytetty kokonaispalkkioon kuuluviksi. Isännöintipalveluun sisältyy arkisin toimipisteen aukioloaikoina myös avainpalvelu – tarvittaessa myös muuna aikana, jos viranomainen tarvitsee oven avauksen lisäksi isännöintiin liittyviä tietoja. Edellytämme – ottaen huomioon isännöitävien kohteiden runsauden ja yhteydenpitotarpeen niin vuokralaisiin kuin yhtiön omistajaan Luumäen kuntaan – että isännöinti ja siihen liittyvä asiakaspalvelu hoidetaan Taavetissa tarkoitukseen varatusta toimipisteestä. Toimipisteelle on mahdollista vuokrata tilat esimerkiksi Luumäen kunnantalolta osoitteesta Linnalantie 33, 54500 Taavetti. Asiakaspalvelua tulee tarjota arkisin täysiaikaisesti, vähintään ma–to klo 9–16 ja pe klo 9–13. Edellytämme myös, että tarjouksessa isännöinnin ja asiakaspalvelun vastuuhenkilöiksi nimettävät työskentelevät päätoimisesti kyseisessä toimipisteessä. Edellytämme isännöinniltä kohdekohtaista budjetointia ja talousseurantaa. Isännöitsijä valmistelee yhtiön hallituksen kokousasiat ja toimii kokousten sihteerinä. Kokouksia on ollut vuositasolla noin 8 kpl (ko. määrä kokouksia on sisällytettävä vuosihintaan). Isännöitsijä osallistuu myös muihin yhtiön toimintaan liittyviin kokouksiin, joita vuosittain on noin 4 kpl (ko. määrä kokouksia on sisällytettävä vuosihintaan). Näistä esimerkkinä Luumäen kunnanhallituksen kokoukset (iltakokouksia), joissa tytäryhtiöiden toimitusjohtajat raportoivat vastuualueistaan, ja mahdolliset kunnan asumiseen liittyvät työryhmät. Sopimuskausi: Sopimus isännöintipalveluista tehdään 1.1.2023 lukien määräaikaisena kolmeksi vuodeksi. Vuoden 2022 tilinpäätöksen toteuttaa nykyinen isännöintitoimisto 1.3.2023 mennessä. Sopimuskauden viimeisen kalenterivuoden tilikaudesta isännöintipalvelun tuottaja laatii tilinpäätöksen seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä (työ sisältyy sopimuskauden viimeisen kalenterivuoden kiinteään kokonaishintaan).

Tilaaja järjestää tarvittaessa tarjouksen sisällöllisen selonottotilaisuuden kunkin tarjoajan kanssa ennen päätöstä hankinnasta. Jättäessään tarjouksen, tarjoaja sitoutuu hyväksymään tiedonsaannin päätöksestä sähköisenä (päätös annetaan tiedoksi sähköpostilla).