HR- ja palkkajärjestelmät sekä henkilöstöhallinto- ja palkkapalveluiden toimitukset

Tämä on kutsu markkinavuoropuheluun koskien Senaatti-konsernin HR- ja palkkajärjestelmät ratkaisujen sekä henkilöstöhallinto- ja palkkapalveluiden toimituksia. Markkinavuoropuheluun voi osallistua myös jos toimittaja pystyy tarjoamaan vain jotain osaa markkinavuoropuhelun kohteena olevista tietojärjestelmistä ja/tai palveluista. Markkinavuoropuhelu koostuu kirjallisesta vastaamisesta hankintayksikön esittämiin kysymyksiin, mahdollisesti myöhemmin toteutettavasta alustavan tarjouspyyntömateriaalin kommentoinnista ja mahdollisista toimittajatapaamisista. Kyseessä ei ole tarjouspyyntö tai hankintailmoitus. Tämä ilmoitus ei käynnistä hankintaa. Tämän markkinavuoropuhelun tarkoitus on kartoittaa kiinnostuneita toimittajia, tunnistaa erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja saada tietoa suunnitteilla olevaan hankintaan liittyen.

Markkinavuoropuhelun kohteena olevien HR- ja palkkajärjestelmien tulee olla käytettävyydeltään nykyaikaisia ja laajennettavissa helposti. HR- ja palkkajärjestelmillä tulee olla hyvät integrointimahdollisuudet muihin tietojärjestelmiin ja kustannustehokkaat käyttökustannukset. HR-järjestelmän tulee sisältää asiakkaan palkankorotusprosessit, kertapalkkiot, tulospalkkioprosessi, osaamiskartoitus, palkkausjärjestelmän tehtävänkuvaus, suoritusarviointi ja kehityskeskustelut sekä perehdyttämisprosessi, rekrytointi, erilaiset sopimukset (työsopimus), koulutukset ym. HR-järjestelmästä tulee olla mahdollista siirtää palkkajärjestelmään vain yksi muutostieto kerrallaan. Palkkajärjestelmässä tulee olla lomaoikeuslaskenta ja loma- ja poissaolotietojen peruutukset pitää olla mahdollisia automaattilaskennalla. Palkkajärjestelmässä tulee olla mahdollista tehdä takaisinperintä, esim. mahdollisesta liikaa maksetusta palkasta. Lisäksi tulee olla palkkajärjestelmän takautuva laskenta, esim. takautuvat palkankorotukset tulee olla mahdollisia. Henkilöstöhallinto-palvelut sisältävät esimerkiksi: • Palkkamateriaalin käsittely • Työtodistusten ja tutkintotodistusten käsittelyä • Loma- ja poissaolotietojen käsittelyä • Muut erikseen sovitut tehtävät. Palkkapalvelut sisältävät esimerkiksi: • käsittelevät uudet, päättyvät ja muuttuvat työsuhteet ja hoitaa palkanmaksun ja palkkojen tarkastuksen. • vastaa eläkeyhtiöiden tiedusteluihin, tekee työnantajan Kela-hakemukset ja huolehtii verotustietojen oikeellisuudesta. • vastaa myös lomaoikeustietojen oikeellisuudesta, palkkajärjestelmässä tulee olla lomaoikeuslaskenta ja loma- ja poissaolotietojen peruutukset pitää olla mahdollisia automaattilaskennalla. • hoitaa AY-liittojen jäsenmaksujen veloitukset tilityksineen sekä ulosotot palkoista. • hoitavat Tulorekisteritiedot. Senaatti-konserni muodostuu Senaatti-kiinteistöistä ja sen tytärliikelaitoksesta Puolustuskiinteistöistä. Senaatti-kiinteistöt ja Puolustuskiinteistöt ovat valtion liikelaitoksia, jotka kehittävät yhteistyössä asiakkaidensa kanssa tiloja ja työympäristöjä ja pitävät huolta valtion kiinteistövarallisuudesta. Senaatilla on lisäksi koko konsernia palvelevia yhteisiä toimintoja, kuten henkilöstöhallinto, talous, ict, ympäristö- ja yhteiskuntavastuu, markkinointi- ja viestintä. Koko maan kattava toiminta on hajautettu eri toimipisteisiin ympäri Suomea. Senaatti-konsernissa on tällä hetkellä töissä noin 1200 henkilöä. Lisätietoja toiminnastamme: http://www.senaatti.fi. Markkinavuoropuheluun vastaaminen ei sido toimittajaa myöhemmin mahdollisesti toteutettavaan tarjouskilpailuun osallistumiseen. Senaatti-konserni ei suorita korvauksia tarjoajille markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Markkinavuoropuhelu ei sido ketään osapuolta. Senaatti-konserni käsittelee prosessin aikana yritysten antamia tietoja luottamuksellisesti. Markkinakartoituksessa mukana olevien yritysten nimiä tai muita tietoja ei julkaista. Markkinavuoropuhelu ei velvoita Senaatti-konsernia suorittamaan hankintaa. Senaatti-konserni pidättää oikeuden itsellään päättää kaikista jatkotoimenpiteistä esimerkiksi koskien hankintaa, hankintatapaa, aikatauluja ja hankinnan sisältöä. Tehdessään päätöksiä jatkotoimenpiteistä Senaatti-konserni voi hyödyntää markkinavuoropuhelun aikana saamiaan tietoja. Ennakkotietoilmoituksessa esitetty kuvaus ja hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja. Hansel Oy toimii markkinavuoropuhelussa konsultoivassa roolissa.

Markkinavuoropuheluun osallistumisesta kiinnostuneita toimittajia pyydetään ilmoittautumisen yhteydessä lähettämään vastaukset seuraaviin markkinavuoropuhelukysymyksiin: 1. Tarjoaja yrityksen nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 2. Mitä eri järjestelmiä ja/tai palveluita toimittaja voitte tarjota: HR- ja/tai palkkajärjestelmät, henkilöstöhallinto- ja/tai palkkapalveluita? Tarjoaako toimittaja henkilöstöhallinto- ja/tai palkkapalvelut itse tai alihankintana, kuka on alihankkija? 3. Kuvatkaa millä järjestelmillä toteuttaisitte kysymyksessä 2 kuvatut palvelut? Mitkä ovat tietojärjestelmien ratkaisun nimi, lyhyt kuvaus onko ratkaisu valmisohjelmisto, ratkaisussa käytetty ohjelmointikieli ja järjestelmäalustateknologia? 4. Kuvatkaa mitä eri toiminnallisuuksia/moduuleita palkkajärjestelmä sisältää työntekijän koko työsuhteen elinkaaren hallinnan osalta? Onko mahdollista tehdä järjestelmään asiakkaan tarpeen mukaisia räätälöintejä? 5. Kuvatkaa mitkä seuraavista moduuleista on käytettävissä HR-järjestelmässänne: Rekrytointi, perehdyttäminen, suorituksen johtaminen, koulutusten hallinta, poissaolot ja lomat, omat tiedot ja sopimukset? Kuvatkaa muut mahdolliset HR-järjestelmässä käytettävissä olevat lisämoduulit? Onko mahdollista tehdä järjestelmään asiakkaan tarpeen mukaisia räätälöintejä? 6. Liittymävalmiudet ja käytettävissä olevat integraatiorajapinnat muihin järjestelmiin. Kuvatkaa lyhyesti mitä eri integraatioita ja rajapintoja eri järjestelmiin on käytettävissä HR- ja/tai palkkajärjestelmässä? 7. Onko HR- ja/tai palkkajärjestelmä tarjottavissa on premise/saas? Jos voitte tarjota sekä HR-järjestelmän että palkkajärjestelmän, voiko toinen olla saas ja toinen on-premise? Missä järjestelmän SaaS-ympäristön palvelimet sijaitsevat? 8. Kuvatkaa lyhyesti HR- ja/tai palkkajärjestelmien määrittely-, toteutus- ja käyttöönottovaiheiden aikataulujen pituutta kuukausissa? 9. Kuinka monta HR- ja/tai palkkajärjestelmien käyttöönottoprojektia olette toimittaneet viimeisen kolmen vuoden aikana? 10. Onko teillä mahdollisuutta esitellä HR- ja/tai palkkajärjestelmästä demoa? 11. Kuvatkaa lyhyesti millaista hr-analytiikkaa ja raportointia HR-järjestelmä tuottaa ja kuinka automatisoitua se on? 12. Kuinka monta henkilöstöhallinto-palvelu-asiakkuutta, johon on sisältynyt palkanlaskennan yhteyshenkilön rooli, yrityksenne on toimittanut viimeisen kolmen vuoden aikana? 13. Kuinka monta palkkapalvelu-asiakkuutta, johon on sisältynyt palvelut: palkanlaskenta, maksatukset, Kela-hakemukset, yrityksenne on toimittanut viimeisen kolmen vuoden aikana? Senaatti-konserni pyytää kiinnostuneita toimittajia ilmoittautumaan sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi viimeistään 3.5.2022, kirjoita viestin otsikoksi: ”Senaatti-konserni HR- ja palkkajärjestelmät markkinavuoropuhelu”. Lisäksi ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään myös lähettämään vastauksia yläpuolella esitettyihin markkinavuoropuhelukysymyksiin ja mahdollinen muu aineisto.