Tietopyyntö: Koirarekisterin asiakaspalvelu

Tämä ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö hankinnasta kiinnostuneille toimittajille markkinakartoituksen toteuttamiseksi. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhemmin toteutettavaan kilpailutukseen osallistumiselle, eikä sido siihen osallistuvia tahoja. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa, vaan päätös mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. Tämän tietopyynnön ja markkinakartoituksen tavoitteena on tuottaa laadukas tarjouspyyntö, johon tarjoajat voivat jättää laadukkaita, yhteismitallisia tarjouksia. Tietopyyntö ja siihen tulevat vastaukset eivät sido hankintayksikköä tai tarjoajaa. Tietopyynnön kautta saatuja tietoja käytetään kilpailutuksen valmistelussa. Tietopyynnön tarkoituksena on kuulla toimittajien mielipiteitä ja ehdotuksia hankinnasta ja sen vaatimuksista. Tietopyyntöön vastaamisesta ja markkinakartoitukseen osallistumisesta ei makseta korvausta. Varaamme oikeuden esittää lisäkysymyksiä tietopyyntöön vastanneille toimittajille, mikäli se koetaan tarpeelliseksi kilpailutuksen edistämisen kannalta. Mahdolliset lisäkysymykset esitetään tietopyyntöön osallistuneille sähköisesti. Markkinakartoitus ja markkinavuoropuhelun toteutus: 1. Kiinnostus osallistua markkinavuoropuheluun Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään ilmoittamaan yhteystiedot (sähköposti ja yrityksen nimi) toteuttavaa markkinavuoropuhelua varten. Otsikoi sähköpostiviestin otsikkokenttään "Markkinavuoropuhelu / Asiakaspalvelu". Yhteystiedot pyydetään toimittamaan sähköpostilla to 28.4.2022 klo 13.00 mennessä osoitteeseen kilpailutus@ruokavirasto.fi. Hankintayksikkö on koonnut palveluun ja sen kilpailuttamiseen liittyviä tarkentavia kysymyksiä, joihin markkinavuoropuheluun osallistuvilta toimittajilta toivotaan vastauksia ja kommentteja. Hankintayksikkö toimittaa dokumentin ilmoittautumisen yhteydessä toimittajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Ohjeistus vastausten lähettämiseen on ilmoitettu ko. asiakirjassa. Markkinavuoropuheluun sisältyy myös mahdollisuus tarjouspyynnön luonnosmateriaalien kirjalliseen kommentointiin ennen varsinaisen tarjouspyynnön julkaisua. 2. Infotilaisuus Hankintayksikkö järjestää tietopyyntöön liittyen erillisen infotilaisuuden hankinnasta kiinnostuneille yrityksille. Teams-tilaisuus järjestetään ti 26.4.2022 klo 12.00–12.45. Ilmoita halukkuudesta osallistua infotilaisuuteen lähettämällä viesti osoitteeseen kilpailutus@ruokavirasto.fi. Otsikoi sähköpostiviestin otsikkokenttään "Markkinavuoropuhelu / Asiakaspalvelu". Ilmoittautumisaika päättyy pe 22.4.2022 klo 14.00. Hankintayksikkö vahvistaa ilmoittautumisen (1-2 arkipäivää) ja lähettää linkin ilmoituksen tehneelle infon seuraamiseksi. Tilaisuutta ei tallenneta. Infotilaisuuteen voi ennalta toimittaa hankintaan liittyviä kysymyksiä, jotka tulee lähettää pe 22.4.2022 klo 14.00 mennessä osoitteeseen kilpailutus@ruokavirasto.fi. Ennakkokysymykset käsitellään nimettömästi tilaisuudessa.

Ruokavirasto on perustamassa uutta kansallista koirarekisteriä. Koirarekisterin sähköinen asiointipalvelu avautuu vuoden 2023 alussa (lisätietoja MMM:n asetus 68/2022). Koirarekisteriin kerätään Suomessa oleskelevien koirien tunnistustiedot, tietojen muutokset sekä koirien haltijoiden tiedot ja tiedot haltijan muutoksista. Rekisteriin tulee palveluita myös koirien tunnistusmerkintöjen toteuttajille ja viranomaisille. Ruokaviraston tavoitteena on hankkia koirarekisterin ja muiden samaan asiointipalveluun mahdollisesti liitettävien lemmikki- ja harrastuseläinrekisterien asiakaspalvelu ulkoisen palveluntarjoajan tuottamana. Keskeisiksi asiakaspalvelun tehtäviksi on alustavasti suunniteltu: • paperilomakkeilla (ml. sähköpostilla) tulevien rekisteri-ilmoitusten kirjaaminen koirarekisteriin, lomakkeiden tietoturvallinen käsittely ja säilytys, lomakeasioinnin kautta tulevien rekisteröintimaksujen laskutuksen käynnistäminen ja seuranta • rekisteriin liittyvä puhelin- ja sähköpostineuvonta kansalaisille • rekisterin virhetilanteiden kirjaus sähköiseen järjestelmään (asiakkaiden ilmoittamat ja omat havainnot). Koirarekisteriin odotetaan vuonna 2023 noin 500.000 - 600.000 koiran tietojen ilmoittamista, kun sekä syntyvät uudet koirat että ennen vuotta 2023 syntyneet koirat tulee ilmoittaa rekisteriin. Vuosina 2024-2025 rekisteröitävä uusien koirien määrä on noin 50.000-60.000 kpl. Yhdelle koiralle voi tulla useampi rekisteri-ilmoitus vuoden aikana. Ruokavirasto ei pysty varmasti ennakoi-maan, minkä verran koirarekisterin käyttäjät tarvitsevat asiointiinsa tukea tai kuinka suuri osa koiran haltijoista käyttää lomakeasiointia. Asiakaspalvelua tulee tarjota suomen, ruotsin ja englannin kielellä.

Tässä ilmoituksessa esitetyt kuvaukset sekä tarjouspyynnön arvioitu julkaisuajankohta ovat alustavia ja suuntaa-antavia ennakkotietoja, jotka eivät sido hankintayksikköä minkäänlaiseen ratkaisuun.