Tietopyyntö HUS 255-2022 Asiakaspalautejärjestelmä SaaS-palveluna

TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA TEKNISTÄ VUOROPUHELUA VARTEN: Tämän ilmoituksen tarkoituksena on käynnistää markkinakartoitus, jossa kartoitetaan markkinoilla tarjolla olevia ratkaisuja ja niiden ominaisuuksia sekä kutsutaan kiinnostuneita toimittajia hankinnan valmisteluun liittyvään vuoropuheluun. Markkinakartoituksessa pyydetään alustavan hankinnan kohteen mukaisia kirjallisia ratkaisukuvauksia sekä järjestetään toimittajatapaamisia mukaan ilmoittautuneiden toimittajien kanssa. Osaltaan tietopyynnön tarkoituksena on täsmentää myös hankinnan kohdetta sekä hankinnan arvoa, joten lopullinen hankinnan kohde voi vielä muuttua. Hankintayksikkö eli Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (jäljempänä HUS) on valmistelemassa asiakaspalautejärjestelmän kilpailutusta. Tavoitteena on hankkia asiakaspalautejärjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS). HUS pyytää toimittajilta lisätietoja hankinnan kohteena olevista ratkaisuista. Markkinakartoituksen tavoitteena on saada tietoa eri vaihtoehdoista ja niiden toteutustavoista, jotta tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. HUS on kerännyt vuonna 2021 yli 400 000 asiakaspalautetta. HUS hoitaa vuosittain lähes 700 000 erillistä potilasta, joilla poliklinikkakäyntejä tulee noin 2,2 miljoonaa vuodessa. Laboratorio- ja kuvantamiskäyntejä on lisäksi vuodessa yli miljoona. Potilaita hoidetaan niin kasvotusten kuin digitaalisestikin, esimerkiksi etävastaanotoilla ja digihoitopoluilla. Kyetäksemme entistä paremmin palvelemaan jatkossakin, olemme uudistamassa asiakaspalautejärjestelmäämme. Tulevalta ohjelmistopalvelulta odotamme muun muassa seuraavaa: • Toimii pilviympäristössä ja sisältää teknisen tuen, roolikohtaiset käyttäjät sekä käyttäjä-koulutukset. • Tukee monikanavaista ja määrällisesti laajan palautetiedon keräämistä, käsittelyä, raportointia ja hallintaa. • Tuottaa analysoitavassa ja raportoitavassa muodossa olevaa tietoa organisaation eri tasoille. • Ohjelmistopalvelua pystyy käyttämään yhtäaikaisesti useita satoja käyttäjiä 24/7/365. • Määritellyt käyttäjätahot pystyvät itsenäisesti hallinnoimaan kyselyjä ja työstämään raportteja. • Kyselyaineistossa tuloshakuja voi tehdä halutuilla parametreilla. • Asiakaspalautteita pystyy ohjelmistopalvelun avulla käsittelemään ja analysoimaan. • Sanalliset asiakaspalautteet voidaan luokitella ja saada luokiteltua palautetietoa hyödynnettäväksi toiminnan kehittämisessä. • Palautetiedosta saa automaattisen tulosraportin ja tarvittaessa erikseen muokattuja raportteja. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys myöhempään mahdollisesti järjestettävään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Toimittajille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdolliseen markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Hankintayksikkö voi käyttää vastauksia tulevan hankinnan suunnittelussa ja saattaa myös lähettää tietopyyntöön vastanneille alustavia tarjouspyyntöasiakirjoja kommentoitavaksi tarjouspyynnön valmistelun yhteydessä. Saatuja vastauksia käsitellään luottamuksellisesti. Pyydämme vastauksessanne liittämään yleisluontoisen kuvauksen tarjoamastanne ratkaisusta edellä kuvattuun tarpeeseen. Kirjallisten ratkaisukuvausten lisäksi markkinakartoituksessa järjestetään HUS:n ja toimittajien välisiä etätapaamisia. Tapaamiset pyritään järjestämään huhti-toukokuun 2022 aikana. Koska tapaamisiin varatut ajat ovat rajalliset, tapaamme ne toimittajat, joiden tarjoama täyttää kattavimmin kuvatun tarpeen. Yhdelle tapaamiselle varataan aikaa 45 minuuttia. Tapaamisessa käsitellään hankintayksikön tarvetta ja mahdollisia ratkaisuja tarkemmin läpi. Tapaamisia aikataulutetaan heti ilmoittautumisten saapumisen jälkeen. Tapaamisaikaehdotukset lähetetään ilmoittautujan sähköpostiosoitteeseen.