Järjestelmä todistusten sähköiseen hakemiseen

Oulun Ammattikorkeakoulu Oy (Oamk) toteuttaa suorahankintana järjestelmän todistusten sähköiseen hakemiseen. Järjestelmäksi on valittu VALO-valmistumispalvelu, jonka toimittaja on Studyo Oy. Oamk haluaa varmistaa VALO-valmistumispalvelun mahdollistavilla sähköisillä todistuksilla nykyaikaisen ja tietoturvallisen palvelun opiskelijoille. Järjestelmällä opiskelija hakee sähköisesti tutkintotodistusta opintojen loppuvaiheessa. Järjestelmästä todistukset siirtyvät automaattisesti sähköiseen allekirjoitukseen ja jakeluun valmistuneelle. Sähköisen prosessin myötä todistukset voidaan siirtää sähköiseen arkistoon. Oamk käyttää Peppi-opiskelijatietojärjestelmää, josta haetaan opiskelijoiden henkilö- ja arviointitiedot. Oamk noudattaa arkkitehtuurivalinnoissaan Peppi-yhteensopivia tuotteita kansallisen yhteentoimivuuden vuoksi. Hankittava järjestelmä on yhteensopiva sekä Peppi-opiskelijatietojärjestelmän että Oamkissa käytössä olevan ATOMI - Automaattinen opintotoimistopalvelun kanssa. ATOMI-palvelulla toteutetaan todistusten sähköinen jakelu. Hankittavalla järjestelmällä toteutetaan seuraavat toiminnot: - opiskelija hakee todistusta sähköisesti - todistushakemus käsitellään sähköisesti - opiskelijoilta kerätään valmistumisvaiheen tietoja esim. työllistyminen, alumnitoiminta - järjestelmästä on yhteys ammattikorkeakoulujen valmistumisvaiheen opiskelijapalautekyselyyn (AVOP) - VALO-prosessin päättyessä tiedot siirretään Oamkin käytössä olevaan ATOMI-tietojärjestelmään, jossa toteutetaan todistusten sähköinen allekirjoittaminen, jakelu valmistuneelle ja jossa muodostuvat sähköisen arkistoinnin edellyttämät metatiedot. Hankinnan kokonaisarvo sisältää nyt tehtävän sopimuksen arvon 50.686,00 € (alv 0 %) sekä mahdolliset myöhemmin toteutettavat lisähankinnat.

Oulun Ammattikorkeakoulu Oy:ssä on käytössä Peppi-opiskelijahallintajärjestelmä, johon erityyppisiä liitännäisohjelmistoja toimittaa useampi kuin yksi toimittaja. Peppi-järjestelmään on tavoitteena hankkia liitännäisohjelmisto, jolla opiskelijat pystyvät hakemaan ammattikorkeakoulun tutkintotodistusta ja jossa tutkintotodistus voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Ohjelmiston tulee toimia saumattomasti kaikissa tilanteissa Peppi-järjestelmän kanssa, jossa tiedot syntyvät. Selvitysten perusteella Peppi-järjestelmään liitännäisohjelmistoja toimittavista yrityksistä Studyo Oy on ainoa, jolla on hankintayksikön tarvetta vastaava liitännäisohjelmisto, VALO-valmistumispalvelu. Muiden toimittajien vastaavia järjestelmiä ei ole suunniteltu toimimaan ammattikorkeakouluympäristössä siten, että ne tukisivat opiskelijahallinnan kokonaisprosessia. Teknisestä syystä vain Studyo Oy voi toteuttaa hankinnan. Hankintayksikön selvitysten perusteella ei ole olemassa järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta (40 § 1 mom. 2).