Tilavarausjärjestelmä

Kotkan tapahtumakeskus Oy (l. Satama Areena) pyytää tarjouksia monikanavaisen ja monialaisen tilavarausjärjestelmäratkaisun toimittamisesta SaaS -palveluna (Software as Service). Järjestelmän avulla yrityksen sisäiset työntekijät (omat ja kumppaniorganisaation työntekijät) ja ulkoiset asiakkaat (esim. sopimusasiakkaat) voivat varata käyttöönsä organisaation vuokrattavaksi määrittelemiä tiloja ja niihin liittyviä resursseja ja palveluja. Varattava tila, resurssi tai palvelu voi olla esimerkiksi kokoustila, laite, ravintolatuote, opastus tai muu tapauskohtaisesti määriteltävä asia. Hankittavassa tilavarausjärjestelmässä tulee olla integraatiomahdollisuus mm. infonäyttöihin, kulunvalvontaan, raportointialustoihin, taloushallintoon, verkkokauppaan ja viestintään.

Hankinnan lähtökohtana on käyttöpalveluna toimitettava ja kaikilta osin tuotantokäytössä oleva valmisohjelmisto tai -järjestelmä. Hankinta koostuu "avaimet käteen" -periaatteella toimitettavan järjestelmän käyttöönottoprosessista ja SaaS-palvelun tuotantokäytöstä. Järjestelmähankinta sisältää mm.: 1) - tilaajan käyttötarkoitusta vastaavan ja vaatimukset ja ehdot täyttävän tilavarausjärjestelmän hankinnan (sis. asiakasrekisterit ja raportointi). Varauspalveluiden tulee olla myös mobiiliselainkäyttöisiä (= responsiivisia). Hallintapuolen (=pääkäytön) kaikki toiminnot eivät tarvitse olla suunniteltu mobiilikäyttöisiksi. - nettivarauspalvelut (julkiset ja sopimusasiakkaat) - verkkomaksupalvelun yhteysohjelmalla - kulunvalvonnan ja älylukkojen oviohjauksen integraation - taloushallinnon integraation - integraation Satama Areenan sisäiseen Info-TV:n ja sen käyttämään sisällönhallintaratkaisuun - GDPR toiminnot - Pääkäytön koulutus 2) - käyttöönottoprojektin sisältäen mm. tilojen ja palvelujen luomisen järjestelmään ja erilaisten integraatioiden ja yhteysohjelmien rakentamisen Tilaajalle sekä Tilaajan ja sen palvelukumppanien välillä sekä järjestelmäkoulutuksen. Tilavarausjärjestelmällä pitää pystyä tekemään mm. seuraavia asioita: - tilavaraus - tilavarauksen hallinnointi - asiakasrekisterit ja asiakasviestintä rekisterien kautta - orderit (= työmääräykset) ja varauslistaukset - resurssien ja palvelujen varaaminen ja lisääminen tilavaraukseen - laskutus ja taloushallinto - tapahtumien raportointi - asiakkaan itsensä tekemä varaus nettivarauksena, varauksen maksu netin kautta ja saamaan järjestelmästä Satama Areenalla kulkemiseen ja varattuun tilaan oikeuttava koodi - ravintolapalveluiden ja teknisten laitteiden varaaminen - sisällönhallinta ja -siirtäminen infonäytöille (esim. isot aulanäytöt, ovenpielinäytöt). - sekä mahdollisuus varausjärjestelmän rajapinnalla integroitua dedikoituun ulkoiseen vierailijahallinnan järjestelmään. Rajapinnan kautta tulee pystyä lukemaan tietoja kuten isäntä- ja osallistujatiedot ja varauksen perustiedot - keskitetty kauppiastilimalli (jota tilavarausjärjestelmä-operaattori hallinnoi) Järjestelmän tulee olla selkeä, visuaalinen ja siinä tulee olla tilakohtainen näkymä ja kalenterinäkymä tiloittain.