Lappeenrannan pääkirjaston muuttopalvelun hankinta

Lappeenrannan kaupunki (Tilaaja) pyytää tarjousta Lappeenrannan pääkirjaston väistömuuton hankinnasta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on Lappeenrannan pääkirjaston aineistokokoelman ja kaluston siirto sekä kaluston asennus kirjaston muuttaessa väistöön peruskorjauksen alta. Aktiivikokoelmat ja kalusteet siirtyvät väistökirjastoon IsoKristiinassa ja varastokokoelma ja kalusteet varastotilaan Parkkarilassa. Varasto- sekä Carelica-kokoelmien metallihyllyt puretaan ja kuljetetaan Parkkilan varastoon tai Lauritsalan kartanon navettaan varastoitavaksi. Tavoitteena on, että muuttaminen aloitetaan 9.5.2022 ja että kaikki muutot tehdään 20.7.2022 mennessä.

Hankinnan kohteena on Lappeenrannan pääkirjaston aineistokokoelman ja kaluston siirto sekä kaluston asennus kirjaston muuttaessa väistöön peruskorjauksen alta. Hankinta kattaa: a) väistökirjastoon siirtyvän kirjastoaineiston siirron b) väistökirjastoon siirtyvien kirjahyllyjen purkamisen, kuljetuksen sekä asentamisen c) väistökirjastoon siirtyvän muun irtaimiston siirron ml. asiakastilojen sekä työhuoneiden kalusteet ja irtaimen tavaran d) väliaikaiseen varastoon siirtyvän kirjastoaineiston pakkaamisen ja siirron e) väliaikaisiin varastoihin siirtyvien metallihyllyjen purkamisen ja siirron f) väliaikaiseen varastoon siirtyvän muun kaluston siirron Muutettavaa kirjastoaineistoa on noin 2 500 hyllymetriä, josta n. 1 680 hm siirtyy väistötilaan liikekeskus IsoKristiinassa ja n. 820 hyllymetriä väliaikaiseen varastoon Parkkarilan kaupunginosassa. Palveluntuottaja hoitaa kirjastoaineiston muuton väistökirjastoon hyllystä hyllyyn -periaatteella: Palveluntuottaja pakkaa sekä purkaa aineistot hyllyihin tilaajan ohjeistuksen mukaisesti. Muuttoa tehtäessä tilaajan työntekijät ovat paikalla sekä lähettävässä että vastaanottavassa tilassa. Väistökirjastoon muutetaan kirjahyllyjä ja kalusteita liitteenä 2 olevan väistökirjaston kalustepohjan mukaisesti. Väistökirjaston työhuoneisiin muutetaan tavanomainen työhuonekalustus. Palveluntuottaja purkaa siirrettävät kirjahyllyt, muut kalusteet ja työhuonekalusteet tarvittavilta osin sekä kokoaa ja asentaa ne suunnitelman mukaisesti muuton kohteessa. Väistökirjastoon muuttaa 31 henkilökunnan työpistettä, joiden kalusteet sekä laitteet ja tarvikkeet tilaaja merkitsee ja pakkaa valmiiksi. Palveluntuottaja tekee tarvittavat suojaukset lähtö- ja purkupäässä. Muutto tehdään vaiheittain osasto tai kokoelma kerrallaan: - 3. kerros musiikkiosasto (n. 320 hm) – aikuisten tietoaineistot (n. 560 hm) - 2. kerros - lasten ja nuorten osasto (n. 360 hm) – aikuisten kaunokirjallisuus n. 430 hm), asiakaspalvelupiste - 1. kerros lehtisali, lukusali, hankintaosasto, Carelica-kokoelma (n. 380 hm) - työhuoneet, taukotila, kokoustilat - kellarikerros – varastokokoelma (n. 440 hm) Palveluntuottaja pakkaa varasto- sekä Carelica-kokoelmat ja kuljettaa ne erillisvarastoon Parkkarilassa. Hankinta toteutetaan kokonaishankintana eli osatarjouksia ei hyväksytä, vaan tarjouksen tulee koskea kaikkien tarjouspyynnössä ilmoitettujen pääkirjaston kohteiden muuttoa. Valittu palveluntuottaja laatii tarkemman muuttosuunnitelman yhdessä tilaajan kanssa. AIKATAULU: Pääkirjaston väistötila IsoKristiinassa valmistuu ja saadaan käyttöön toukokuun 2022 alussa, kirjaston kaikki palvelut avataan yleisölle elokuun 2022 alussa. Muutto toteutetaan pääsääntöisesti arkipäivisin klo 7-19. Lopullinen muuttoaikataulu sovitaan ja vahvistetaan hankinnan toteuttajaksi valitun palveluntuottajan kanssa siten, että asiakaspalvelut pystytään toteuttamaan vähintään oheisen liitteenä olevan kuvauksen mukaisena. Kohteiden tarkempi kuvaus ja Tilaajan hahmottelema aikataulu tarjouspyynnön liitteenä 1. KOHTEET Lähtöpaikkana olevassa pääkirjastossa (Valtakatu 47, 53100 Lappeenranta) on kolme maanpäällistä kerrosta, joista kirjaston aktiivikokoelma ja käyttöön tulevat kalusteet kuljetetaan ja asennetaan kohdetilaan IsoKristiinassa. Pääkirjaston väistöön siirtyvät hyllyt liitteenä 7. Muuton kohteena oleva väistökirjasto sijaitsee liikekeskus IsoKristiinan toisessa kerroksessa osoitteessa Brahenkatu 5, 53100 Lappeenranta. Pohjakuvat ja kalustepohja tarjouspyynnön liitteinä 2–4. Muuton kohteena oleva väliaikainen varasto sijaitsee Parkkarilassa, Parkkarilankatu 32, 53200 Lappeenranta. Pohjakuvat tarjouspyynnön liitteinä 5–6. Lauritsalan kartanon navettaan, osoite Kartanontie 21, 53300 Lappeenranta, palveluntuottaja muuttaa pääkirjastosta n. 2,4 m korkeat metalliset siirtohyllyt kirjavarastosta ja Carelica- kokoelmasta. Pohjakuva tarjouspyynnön liite 8 ja metalliset varastohyllyt liite 9.

Tarjouspyyntöasiakirjoihin on täsmennetty seuraavat tiedot: *Liite 1 Muuton kuvaus: - Täsmennetty seuraava kappale: Palveluntuottaja pakkaa varasto- sekä Carelica-kokoelmat ja kuljettaa ne erillisvarastoon Parkkarilassa. Palveluntuottaja purkaa varasto- sekä Carelica-kokoelmien metallihyllyt ja kuljettaa ne Parkkilan varastoon tai Lauritsalan kartanon navettaan varastoitavaksi. Parkkarilan varastoon siirrettäviä metallisia n. 2 m korkeita varastohyllykkökokonaisuuksia on 28 yksikköä ja pienempiä n. 2 m korkeita vapaasti lattialla seisovia metallihyllyköitä on n. 42 moduulia. Lauritsalan kartanon navettaan siirrettäviä metallisia n. 2,4 m korkeita varastohyllykkökokonaisuuksia on 39 yksikköä. Metallihyllyistä tarkempi kuvaus liitteenä 9. - Täsmennetty, että Lauritsalan kartanon navettaan, osoite Kartanontie 21, 53300 Lappeenranta, siirtyy valitun muuttopalvelun palveluntuottajan muuttamana pääkirjastosta n. 2,4 m korkeat metalliset siirtohyllyt kirjavarastosta ja Carelica- kokoelmasta. - Liite 8 pohjakuva Lauritsalan kartanon kivinavetan varastotilasta. *Sopimusluonnokseen täsmennetty seuraavaa: - Hankintayksikkö on tarjouspyynnön mukaisesti Lappeenrannan kaupungin kulttuuritoimi. - "Mikäli muuttopalvelu-urakan aikataulu venyy sovitusta päättymisajankohdasta 20.7.2022 on Tilaajalla oikeus periä Palveluntuottajalta sakkoa viivästyksestä 1500 €/arkipäivä siihen asti, että muuttopalvelu-urakka on saatu sovitun mukaiseen päätökseen."Täsmennetty, että sakkoa peritään arkipäiviltä. -Täsmennetty lause: Muutot tehdään pääsääntöisesti arkena maanantaista perjantaihin klo 7–19 välillä, Tilaajan hahmotteleman muuton kuvauksen ja alustavan aikataulun mukaisesti sopimuksen liitteenä x (tarjouspyynnön liite 1).