Hämeenlinnan pääkirjaston kahvila- ja ravintolapalvelut

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne Hämeenlinnan pääkirjaston kahvila- ja ravintolapalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskumppaniksi (palveluntuottajaksi) valitaan yksi tarjoaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu kalenterivuosittainen arvonlisäveroton arvo on noin 100 000 - 200 000 euroa (Hämeenlinnan pääkirjaston kahvila- ja ravintolapalveluiden kokonaisliikevaihto), josta hankintayksikön osuus on mahdollisesti noin 2 000 - 10 000 euroa. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä. Kokonaisliikevaihto riippuu palveluntuottajan omasta toiminnasta, kuten kahvila-ravintolan aukioloajoista ja valikoimasta sekä palveluntuottajan markkinoinnista. Myös esimerkiksi koronaviruspandemia vaikuttaa olennaisesti kokonaisliikevaihtoon. Hankintayksikkö tekee tilauksia hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojensa puitteissa. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta hankintayksikölle. HUOM! Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Hankinnan kohteena on Hämeenlinnan pääkirjaston (Lukiokatu 2, 13100 Hämeenlinna) kahvila- ja ravintolapalvelut. Pääkirjastossa käy päivittäin keskimäärin tuhat asiakasta ja kahvilalla olisi hyvät mahdollisuudet integroitua osaksi kirjaston palvelukokonaisuutta, joka näkyisi selkeästi sekä ulos että sisälle kirjastoon. Kirjaston asiakkaat ovat peruskirjastokävijöitä, jotka voisivat hakea kahvin mukaansa tullessaan kirjastoon, tai poiketa kahville lähtiessään. Lisäksi juuri remontoidun pääkirjaston uusissa tiloissa järjestetään myös enenevässä määrin erilaisia kokouksia ja tapahtumia, joihin kahvila voisi järjestää kokoustarjoilut. Asiakkaita toisi varmasti myös läheinen Linnanpuisto ja rantareitti useine tapahtumineen. HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan tavoitteena on löytää sopimuskumppaniksi palveluntuottaja, joka palvelee hyvin Hämeenlinnan pääkirjastoa ja sen asiakkaita sekä muita kahvilan ja ravintolan asiakkaita. Sopimuskumppani myös markkinoi pääkirjaston kahvila- ja ravintolapalveluita aktiivisesti. Lisäksi tavoitteena on pääkirjaston tilojen ja toiminnan luonteeseen sopiva kahvila ja ravintola. Hankinnan tavoitteena on myös löytää sopimuskumppaniksi palveluntuottaja, jolta Hämeenlinnan kaupunki saa pitkäaikaista vuokratuloa. TUTUSTUMISKIERROS Tarjoajilla on mahdollisuus tutustua Hämeenlinnan pääkirjaston kahvila-ravintolan tiloihin maanantaina 28.3.2022 klo 9-10. Tarjoajien tulee olla paikalla kahvila-ravintolan ulko-ovella (ns. asiakasovi) klo 9:ään mennessä. Tutustumiskierros ei ole pakollinen ja sille saa osallistua korkeintaan kaksi henkilöä/tarjoajayritys. Tutustumiskierrokselle tulee ilmoittautua lähettämällä TUTUSTUMISKIERROS-otsikoitu sähköpostiviesti, jossa on kerrottu tarjoajayritys ja kierroksille osallistuvien henkilöiden nimet, sähköpostilla 25.3.2022 klo 12.00 mennessä osoitteisiin petri.ylamurto@hameenlinna.fi JA hankinnat@hameenlinna.fi. Tutustumiskierros järjestetään koronarajoitusten ja -suositusten puitteissa, joten hankintayksikkö pidättää oikeuden tehdä muutoksia kierrosta koskien hankintailmoituksen julkaisun jälkeen tai olla kokonaan pitämättä kierrosta. Edellytyksenä tutustumiskierrokselle on kasvomaskin käyttö; sairaana tutustumiskierrokselle ei saa osallistua.