Vaihtomattopalveluiden hankinta Leijona Catering Oy:lle

Leijona Catering Oy pyytää tarjousta vaihtomattopalveluista. Tarjouspyynnön kohteena on vaihtomattopalvelun toimittaminen tilaajan määrittelemiin toimituskohteisiin tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Mattomäärät, -koot ja vaihtovälit, toimitusosoitteet on ilmoitettu liitteessä Liite 1 Hinnoittelulomake. Määrät ja toimipisteet on ilmoitettu nykyisen ja arvioidun tulevan tilanteen mukaan, mutta ne voivat muuttua sopimuskauden aikana. Asiakas ei sitoudu ilmoitettuihin määriin, kokoihin tai vaihtoväleihin, vaan palveluiden käyttöä on voitava tarpeen mukaan muuttaa. Palvelujen käytön muutos sisältää myös mahdollisen vaihtomattojen tilapäiskäytön, kertalainan sekä esim. sääolosuhteista johtuen siirtymisen täydentävien palveluiden sisältämiin vaihtoehtoihin. Toimittajan on kyettävä tarjoamaan palvelu kaikkiin Tarjouslomakkeella oleviin toimipisteisiin, sekä tarvittaessa kaikkiin Leijona Catering Oy:n toimipisteisiin.

PALVELUNKUVAUS: Tarvittavat vaihtomatot hankkii ja omistaa tarjoaja. Palvelun tulee sisältää mattojen pesu, kuivaus, huolto, korjaus, uusinnan, kuljetukset, vaihdot ja loppuun kuluneiden tuotteiden hävityksen.. Matot vaihdetaan kohteittain puhtaisiin pääsääntöisesti kahden tai neljän viikon välein (Liitteen mukaan). Arkipyhäviikoilla vaihto suoritetaan joko pyhää edeltävänä tai sitä seuraavana arkipäivänä. Vaihtoväliä on voitava muuttaa asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Leijona Catering varaa oikeuden keskeyttää palvelu tarvittaessa. Kohteiden palvelulle on luotava seurantajärjestelmä. Siitä tulee selkeästi nähdä, milloin mattojen vaihto on viimeksi tehty ja milloin on seuraava vaihto. Tarjouspyynnössä (ks. soveltuvuusvaatimukset ja hankinnan kohteen kriteerit) on mainittu palveluntuottajan valintaan liittyvät vaatimukset. Vaatimusten hyväksymisen lisäksi tarjoajan tulee niin pyydettäessä liittää tarjoukseensa voimassaolevat dokumentit asetettujen vaatimusten todentamiseksi. Tarjoajan (Palvelun tuottaja) on sitouduttava noudattamaan sovittua laatua. Laadun tulee vastata aina vähintään alalle yleisesti hyväksyttyä tasoa. Mikäli laadussa ilmenee puutteita, tulee palvelun tuottajan korvata tilaajalle tästä aiheutuneet todelliset vahingot. Palvelun tuottajan tulee dokumentoida kaikki asiakkaalta tulleet reklamaatiot, vastata niihin 24 tunnin sisällä ja ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin virheen korjaamiseksi. Palvelun tuottaja vastaa siitä, että palvelu tehdään sovitun aikataulun mukaisesti ja sisältöisesti ja, että palvelun tuottamiseen käytetään tehtäviin soveltuvaa, ammattitaitoista henkilökuntaa ja tehtävät suoritetaan asianmukaisesti ja huolellisesti. Hankintaa ei jaeta osiin, jolloin tarjoajan on pystyttävä tarjoamaan kaikki tämän hankintamenettelyn mukaiset tuotteet, palvelut ja vaatimukset kokonaisuudessaan. Tarjoaja ymmärtää että kaikkia mahdollisia toimituspisteitä ei voida kuvata tämän hankintamenettelyn kuluessa ja odotammekin toimittajaltamme joustavuutta ja toimituksia myös myöhemmin sopimuskaudella määriteltäviin toimituspisteisiin. Leijona Cateringin tehtävänä on turvata osaltaan kumppaneidensa elintarvikehuolto ja toiminnan jatkuvuus kaikissa oloissa. Siten edellytämme toimittajaltamme ehdotonta luotettavuutta, toimitusvarmuutta ja jatkuvuussuunnittelua sekä jatkuvuussuunnitelman testaamista. Sopimuskauden alkaessa toimittajan häiriötilanteiden hallinta on hoidettu siten, että mahdolliset elintarvikeketjun häiriöiden vaikutukset Leijona Cateringin asiakkaan toimintaan saadaan minimoitua. Leijona Catering odottaa pitkää, kehittävää ja molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyötä tämän hankintamenettelyn mukaisen sopimuksen osalta. Odotamme toimittajalta aktiivista otetta sopimuskaudella tilaus-toimitusketjun prosessien ja valikoimanhallinnan kehittämiseksi. Hankinnasta tehdään toistaiseksi voimassaoleva hankintasopimus. Tuotteistoa ja niiden määriä sekä muita tarjouspyynnön vaatimuksia ja ehtoja voidaan täsmentää hankintamenettelyn edetessä. Todelliset, sopimuskaudella hankittavat tuotemäärät voivat poiketa esitetyistä määristä. Leijona Catering ei voi sitoutua esitettyihin hankintamääriin, vaan ne tulee ymmärtää tarjouksen tekoa ja hinnoittelua sekä hinnoittelun tarkistusmenettelyä helpottavina tietoina. Ostaja pidättää oikeuden lisätä toimipisteitä tämän kilpailutuksen voittaneen tarjoajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen ehtojen piiriin.

Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan perustellusta syystä.