Virtuaalinen yhteistyöalusta tiimityöskentelyyn ja fasilitointiin (SaaS-palvelu)

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) pyytää tarjousta virtuaalisesta ja selainpohjaisesta yhteistyöalustasta, joka tulee sekä THL:n sisäiseen käyttöön että THL:n sidosryhmien kanssa käytettäväksi. Alustan tulee mahdollistaa työpajojen, seminaarien ja vastaavien ryhmätilaisuuksien osanottajien yhteistyöskentely reaaliaikaisesti ennen tilaisuutta, tilaisuuden aikana ja tarvittaessa vielä tilaisuuden jälkeen. Haemme monipuolista ja helppokäyttöistä työvälinettä verkon kautta tapahtuvaan yhteiseen työskentelyyn. Tarkoituksena on hankkia valmisratkaisu, joka on otettavissa käyttöön nopeasti. Käyttöliittymän edellytetään olevan suomenkielinen, minkä lisäksi alustalle tulee voida luoda englanninkielisiä sisältöjä. Tässä hankinnassa ei olla rakentamassa integraatioita yhteistyöalustasta muihin järjestelmiin. Tarjottavan palvelun soveltuvuus tarkistetaan vähimmäisvaatimusluettelon avulla (Liite 2 Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja muut lisäominaisuudet). Mahdollinen lisälaatu arvioidaan tarjoajan toimittaman demoversion pohjalta.

Hankinnan kohteena on virtuaalinen yhteiskehittelyalusta. Hankinnalla haetaan ketterää, monipuolista ja helppokäyttöistä työvälinettä helpottamaan yhteistyön fasilitointia: alustan avulla ohjataan ryhmäprosessia ja tehdään se näkyväksi osallistujille. Kaikki työskentely tapahtuu alustalla, jonne pääsee helposti tietokoneella, tabletilla ja puhelimella. Alustan käyttäjähallinta mahdollistaa sujuvan yhteistyöskentelyn eri organisaatioista tulevien osallistujien välillä. Keskeistä on, että alustaa käyttäessään osallistujat voivat olla vuorovaikutuksessa, jakaa tietoa ja näkemyksiä sekä oppia toisiltaan. Alustalla ryhmäprosessi näyttäytyy osallistujille etenevänä kokonaisuutena, olipa kyse yksittäisestä tilaisuudesta, tilaisuuksien sarjasta tai koulutusohjelmasta. Osallistujien informointi ja keskinäinen vuorovaikutus on alustaa käyttäen mahdollista ennen ja jälkeen tilaisuuden, sen aikana sekä tilaisuuksien välissä. Yhteiskehittelyalustalla saa käyttöön ryhmätyötiloja tai –sivustoja, joissa voi toteuttaa keskusteluja, erilaisia kyselyjä, tehtäviä ja äänestyksiä sekä jakaa videoita ja aineistoja. Alustan toimivuus edellyttää selkeää rakennetta eri vaiheissa tapahtuvalle työskentelylle sekä erilaisten ryhmätyötilojen tai –sivustojen välille. Alustalla osallistujat voivat jakautua helposti tehtäväkohtaisiin pienryhmiin ja hyödyntää yhteistä ideointia tukevia toiminnallisuuksia; mahdollisuutta yhteiskirjoittamiseen, jäsentämiseen ja visualisointiin. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä: Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus Liite 2 Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja muut lisäominaisuudet Liite 3 Sopimusluonnos Liite 4 Sopimusliite henkilötietojen käsittelystä Liite 5 JIT yleiset ehdot Liite 6 JIT Palvelut verkon kautta Liite 7 Handi-palvelun kuvaus Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset ovat sellaisia palvelun kohdetta koskevia vaatimuksia, joiden on täytyttävä, jotta tarjous voidaan ottaa mukaan tarjousvertailuun. Jos vähimmäisvaatimukset eivät täyty, joudutaan tarjous sulkemaan tarjousvertailusta.