Sähköinen arkisto- ja tiedonohjausratkaisu ja asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu

Hankinnan kohteena ovat sähköinen Kansallisarkiston viimeisimmän SÄHKE2-standardin mukainen arkisto- ja tiedonohjausratkaisu sekä fyysisten asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu Sarastia Oy:n asiakkaille. Sarastia Oy toimii yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa hankinnan sen omistajille ja asiakkaille. Sarastia Oy:n asiakkaiden asiakirjoja tulee voida arkistoida SÄHKE2-standardin sähköiseen arkistoon suoraan asiakkaan eri järjestelmistä sekä erillisinä yksittäisinä ja massavienteinä. Lisäksi arkistoon tulee voida arkistoida digitaalista aineistoa ilman SÄHKE2-standardin mukaisuutta. Sähköiseen arkistoon tulee voida digitoida fyysisiä asiakirjoja palveluna. Hankinnassa tulee erityisesti huomioida kulloinkin ajantasaiset lait, mm. Arkistolaki, Kirjanpitolaki, Julkisen hallinnon tiedonhallintalaki sekä Digitaalisten palvelujen tarjoamista koskeva laki. Lisäksi tarjoajien tulee noudattaa Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015) sekä Tiedonhallintalautakunnan suosituksia ja ohjeita (esim. Turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittely pilvipalveluissa, Suositus asiankäsittelyn metatiedoista, Suositus turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelystä, Suositus tiedonhallintamallista, Suositus asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta, Suositus teknisistä rajapinnoista ja katseluyhteyksistä sekä muista tätä hankintaa koskevista suosituksista ja ohjeista). Lisäksi tarjoajan tulee tuntea VAHTI 1/2013 ohjeistus perustason PAKOLLISTEN vaatimusten osalta, joita sopimuskaudella edellytetään. Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hintalaatusuhde. Hankintasopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta hankintayksikön ja valitun toimittajan välille, vaan sopimuskausi astuu voimaan aikaisintaan sitten, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman, tai kun markkinaoikeus on antanut sopimukselle täytäntöönpanoluvan, ja kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Mikäli sopimuksen synty viivästyy valitusta tarjoajasta johtuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on hankintayksiköllä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Sopimuksen irtisanomisaika on molempien sopijapuolten ja hankintaan sitoutuneiden Sarastian asiakasyhteisöjen (myöhemmin tilaaja) osalta kuusi (6) kuukautta. Tarjottujen tuotteiden ja palveluiden on täytettävä tämän tarjouspyynnön ehdot ja vaatimukset. Kaikki hinnat on annettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%).

Tämän tarjouspyynnön perusteella Sarastia Oy:n asiakkaille muodostuu luotettava sopimuskumppani / luotettavat sopimuskumppanit toteuttamaan sähköisen arkistoinnin, tiedonohjauksen ja digitointipalveluiden ratkaisuja ns. avaimet käteen -periaatteella. Asiakas edellyttää, että järjestelmät ja sovellukset ovat sopimuskumppanin vastuulla, joihin asiakas hankkii käyttöoikeuden tarjouspyynnön, solmittavan sopimuksen / solmittavien sopimuksien ja tarjoajan käyttöehtojen mukaisesti.