Varsinais-Suomen pelastuslaitoksen kaksisuuntainen hälytysjärjestelmä

Turun kaupungin Konsernihallinnon Hankintapalvelut pyytää Varsinais-Suomen pelastuslaitoksen toimeksiannosta osallistumishakemuksia rajoitettuun hankintamenettelyyn koskien kaksisuuntaisen hälytysjärjestelmän hankintaa. Hankinnan tarkoituksena on tehostaa Tilannekeskuksen kykyä seurata pelastustoimen hälytystehtäviin osallistuvien sopimuspalokuntalaisten määrää reaaliaikaisesti. Näin saadaan tarkoituksen mukaisin apu mahdollisimman nopeasti. Hankittava palvelu tukee myös yksittäisten sopimuspalokuntien toimintaa, jolloin he pystyvät seuraamaan oman paloasemansa osalta tilanteisiin saapuvaa henkilöstöä. Palvelu parantaa osaltaan pelastuslaitoksen varautumista häiriötilanteisiin hälytystoiminnassa. Hankittava palvelu mahdollistaa Tilannekeskuksen nykyisen järjestelmän lähettämiin hälytyskutsuihin vastaamisen. Hankinta toteutetaan SaaS (Software as a Service) palveluna käsittäen tarvittavan ohjelmiston, helppokäyttöisen mobiilisovelluksen sekä järjestelmän ylläpidon Palveluntuottajan palvelimella. Valittu palveluntuottaja sitoutuu tarvittaessa tuotekehitykseen annetun palautteen perusteella. Ohjelmistoon liittyvän mobiilisovelluksen tulee toimia vähintään Android ja iOS-laitteilla. Hankittavan järjestelmän pitää pystyä hakemaan rajapinnan kautta olemassa olevasta järjestelmästä henkilöstön tietoja. Olemassa oleva järjestelmä tulee säilymään jatkossakin fyysisesti pelastuslaitoksen omilla palvelimilla ja se toimii myös sellaisissa häiriötilanteissa, joissa ei ole yhteyttä julkiseen verkkoon. Tuleva hankinta ja käytössä oleva hälytysjärjestelmä on kuvattu osallistumispyynnössä liitteineen. Osallistumispyynnön liitteet ovat alustavia ja ne täsmentyvät tarjouspyynnön julkaisuun mennessä. Lopullisessa tarjouspyynnössä hinnan painotus tulee olemaan 70 % laadun painotuksen ollessa 30 %. Osallistumishakemuksen lähettäneistä ehdokkaista valitaan rajoitettuun hankintamenettelyyn enintään neljä (4) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä osallistumishakemuksia on vähemmän kuin enimmäismäärä, valitaan kaikki soveltuvat ehdokkaat. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä osallistumishakemuksia on enemmän kuin neljä (4), asetetaan ehdokkaat paremmuusjärjestykseen osallistumispyynnössä määriteltyjen vaatimusten mukaisesti. Mikäli saman pistemäärän saaneita ehdokkaita enemmän kuin neljä (4), hyväksytään kaikki soveltuvat ehdokkaat tarjoajiksi. Päätöksenteko tapahtuu kahdessa vaiheessa: ensin tehdään päätös hyväksytyistä osallistujista, joille lähetetään lopulliset tarjousasiakirjat ja tarjouskilpailun jälkeen tehdään hankintapäätös. Hankinnasta tehdään sopimus yhden Palveluntuottajan kanssa ja sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimuskausi alkaa 1.6.2022 (tavoite). Irtisanomisaika Toimittajalla on yhdeksän (9) kuukautta ja Tilaajalla neljä (4) kuukautta.

Varsinais-Suomen pelastuslaitoksen Tilannekeskuksen päätehtävänä on ylläpitää pelastuslaitoksen tilannetietoisuutta Varsinais-Suomen maakunnan turvallisuustilanteesta. Tilannekeskus seuraa erilaisia syötteitä ja pelastustoiminnan tehtäviä sekä niiden vaikutusta pelastuslaitoksen tuottamaan palvelutasoon kansalaisille Varsinais-Suomessa. Tilannekeskuksen yhtenä tehtävänä on myös tukea ja koordinoida pelastuslaitoksen yksiköiden (vakituiset ja sopimuspalokunnat) toimintaa Varsinais-Suomen alueella pelastustoimintatehtävissä. Vakituisia asemia on 10 kappaletta ja sopimuspalokuntien asemia on 76 kpl. Vakituisilla paloasemilla työskentelee päätoiminen henkilöstö, joka on 1 minuutin lähtövalmiudessa 24/7. Sopimuspalokunnat ovat tehneet sopimuksen pelastuslaitoksen kanssa pelastustoiminnan hoitamisesta ja sopimuksissa määritelty paloautojen lähtöaikavaatimus vaihtelee 5 – 15 minuutin välillä riippuen sopimuspalokunnasta. Sopimuspalokuntalaiset eivät ole välittömässä lähtövalmiudessa, vaan hälytyksen tullessa ne sopimuspalokuntalaiset, jotka sillä hetkellä pystyvät osallistumaan, tulevat paloasemalle ja miehittävät tarvittavat yksiköt. Yksittäisen sopimuspalokuntalaisen mahdollisuuteen päästä osallistumaan hälytyksiin vaikuttaa luonnollisesti hänen siviilityönsä, kellon aika ja viikonpäivä. Varsinais-Suomessa suurella alueella pienten pelastustehtävien hoitamisesta vastaa yksittäinen sopimuspalokunta, kun vakituiset paloasemat ovat keskittyneet Turun alueelle sekä Saloon, Loimaalle, Uuteenkaupunkiin ja Paraisille. Myös suuremmissa tehtävissä hyödynnetään runsaasti sopimuspalokuntia. Sopimuspalokuntatoiminnan ja vapaalla olevan henkilökunnan töihin kutsumisessa tulee vastaan tilanteita, jolloin yksittäiselle sopimuspalokunnan asemalle ei välttämättä saada riittävästi koulutettua henkilöstöä paikalle riittävällä nopeudella. Nykyisessä tilanteessa Tilannekeskus ei pysty seuraamaan onko hälytetylle paloasemalle tulossa riittävästi henkilöstöä. Tällöin Tilannekeskuksessa joudutaan odottamaan ennen kuin saadaan tietoa siitä saadaanko paloasemalta paloautoa liikkeelle vai ei. Mikäli paloauto ei pääse lähtemään henkilöstövajeen vuoksi, joudutaan hälyttämään seuraavaksi lähin palokunta, jolloin avun saanti viivästyy. Ylimääärisen palokunnan hälyttäminen varmuuden vuoksi tukemaan ensin hälytettyä palokuntaa aiheuttaa turhia hälytysajoja ollen riski sekä palokuntalaisille että muille tiellä liikkujille ja aiheuttaa lisäkustannuksia. Siksi on tärkeää saada nopeasti vastaus hälytysvalmiudessa olevilta henkilöiltä. Tällä hetkellä Tilannekeskuksessa on käytössä järjestelmä, jota hyödynnetään yksisuuntaiseen hälyttämiseen. Järjestelmä lähettää hälytykset valmiudessa olevalle henkilöstölle, mutta palautetta ei tällä hetkellä ole mahdollista saada takaisinpäin Tilannekeskukseen. Nyt hankittavalle järjestelmälle on määritelty mm. seuraavia vähimmäisvaatimuksia: • Tilannekeskus pystyy seuraamaan maakunnan kokonaistilannetta hälytysryhmäkohtaisesti. • Tilannekeskus pystyy hallinnoimaan järjestelmän käyttäjiä ja järjestelmään pystyy syöttämään henkilöstön pätevyyksiä. • Järjestelmässä on helppokäyttöinen mobiilisovellus, jolla • Yksittäinen henkilö pystyy yksinkertaisesti ilmoittamaan osallistumisestaan meneillään olevaan tehtävään • Yksittäinen henkilö näkee oman hälytysryhmänsä osalta osallistujatietoja