Tietojärjestelmä johtamisjärjestelmän tueksi

Tämä on kutsu markkinavuoropuheluun koskien Väyläviraston suunnittelemaa hankintaa Tietojärjestelmä johtamisjärjestelmän tueksi. Suunnitellun hankinnan kohdetta on kuvattu tämän ennakkoilmoituksen kohdassa "Kuvaus hankinnasta" Tämä ilmoitus ei käynnistä hankintaa. Tämän markkinavuoropuhelun tarkoitus on kartoittaa kiinnostuneita toimittajia, tunnistaa erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja saada tietoa suunnitteilla olevaan hankintaan liittyen. Kyseessä ei ole tarjouspyyntö tai hankintailmoitus. Markkinavuoropuhelu koostu suunnitelman mukaan toimittajatapaamisista sekä mahdollisesti myöhemmin toteutettavasta kirjallisesta osiosta, joka voi sisältää alustavan tarjouspyyntömateriaalin kommentointia sähköpostin välityksellä sekä vastaamista hankintayksikön esittämiin kirjallisiin kysymyksiin. Markkinavuoropuhelun toimittajakohtaiset tapaamiset tullaan järjestämään suunnitelman mukaan viikolla 7. Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittamaan mahdollisimman pian, kuitenkin 7.2.2022 mennessä, kiinnostuksestansa osallistua markkinavuoropuheluun lähettämällä tiedot yhteyshenkilöstä ja hänen yhteystiedoistaan sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi, kirjoita viestin otsikoksi: ”Väylävirasto - Tietojärjestelmä johtamisjärjestelmän tueksi, markkinavuoropuhelu”. Kiinnostuneille toimittajille lähetetään ilmoittautumisen jälkeen tarkempi kuvaus suunnitellusta hankinnasta, sekä mahdollisesti Väyläviraston laatimia hankinnan kohteeseen ja toteuttamistapaan liittyviä kysymyksiä, joihin kiinnostuneen toimijan toivotaan vastaavan ennen toimittajatapaamista sekä Väyläviraston ehdottama aika toimittajakohtaiselle tapaamiselle. Markkinavuoropuheluun vastaaminen ei sido toimittajaa myöhemmin mahdollisesti toteutettavaan tarjouskilpailuun osallistumiseen. Väylävirasto ei suorita korvauksia tarjoajille markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Markkinavuoropuhelu ei sido ketään osapuolta. Markkinavuoropuhelu ei velvoita Väylävirastoa suorittamaan hankintaa. Markkinavuoropuhelu käydään suomeksi. Väylävirasto pidättää oikeuden itsellään päättää kaikista jatkotoimenpiteistä esimerkiksi koskien hankintaa, hankintatapaa, aikatauluja ja hankinnan sisältöä. Tehdessään päätöksiä jatkotoimenpiteistä Väylävirasto voi hyödyntää markkinavuoropuhelun aikana saamiaan tietoja. Ennakkotietoilmoituksessa esitetty kuvaus ja hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja. Hansel Oy toimii markkinavuoropuhelussa konsultoivassa roolissa.

Väylävirasto pyytää toimijoita osallistumaan markkinavuoropuheluun, joka koskee poikkeamienhallinnan, riskienhallinnan, muutostenhallinnan ja valvonnan tietojärjestelmän tai järjestelmien kilpailuttamista. Hankinnan tavoitteena on korvata Väyläviraston käytössä oleva TURI-järjestelmä ja parantaa tiedolla johtamisen kyvykkyyttä. Tavoitteena on hankkia tietojärjestelmäkokonaisuus, joka täyttää ensisijaisesti Väyläviraston poikkeamienhallinnan ja riskienhallinnan tiedonhallinnan tarpeet. Toissijaisena tavoitteena on hankkia työkalu tukemaan Väyläviraston valvontakokonaisuuden suunnittelua, valvontojen toteuttamista sekä havaintojen ja toimenpiteiden hallintaa. Lisäksi järjestelmän tulee mahdollistaa YTM-asetuksen mukaisen muutoksen merkittävyyden arvioinnin laadinta ja YTM-asetuksen mukaisen riskienhallinnan dokumentointi. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa, miten markkinoilla olevat valmisohjelmistot vastaavat Väyläviraston asettamiin tarpeisiin. Markkinavuoropuhelun avulla Väylävirasto saa täsmennettyä näkemystään hankinnan kokonaisuudesta. Hankinta voi koostua yhdestä kaikki tarpeet kattavasta valmisohjelmistosta tai kahdesta erikseen hankittavasta valmisohjelmistosta, jotka yhdessä täyttävät tarpeet. Tavoitteena on hankkia ratkaisu mahdollisimman valmiina palveluna, joka konfiguroidaan Väyläviraston tarpeisiin soveltuvaksi (mm. tietojen luokittelujen ja käsittelyprosessin osalta). Tavoitteena on minimoida viraston tarpeisiin tehtävät erillisräätälöinnit, joita ei olisi käytössä palveluntuottajan muilla asiakkailla. Tarpeet Yleisiä vaatimuksia järjestelmälle/mille: • vastaa väylänpidon koko elinkaaren tarpeisiin (suunnittelu, rakentaminen, kunnossapito, käyttö) ja se tulee olemaan kaikkien väylämuotojen (tie, rata, vesi) käytössä. • soveltuu monitoimijaympäristöön. Väyläviraston toimintaympäristössä järjestelmän tietoja käsitellään Väyläviraston oman henkilöstön lisäksi hankkeiden, projektien ja urakoiden yhteydessä useiden palveluntuottajien toimesta. • sisältää raportointiominaisuuksia, joilla voidaan järjestelmän sisällä luoda raportteja/kuvaajia järjestelmä- ja työtilakohtaisilla luokitteluominaisuuksilla • on rajapinnat, joiden avulla mahdollistetaan tietojen yhdistely ja analysointi Väyläviraston analytiikkaportaalissa. • Rajapintojen kautta on voitava vastaanottaa tietoja muista järjestelmistä ja lähettää tietoja muihin järjestelmiin. Poikkeamienhallinta • Poikkeamien ilmoittaminen: useita erilaisia poikkeamatyyppejä sekä erilaisia luokittelu- ja tilastointitarpeita • Poikkeamien käsittely: useita erilaisia käsittelyprosesseja • Toimenpiteiden seuranta: vastuut, aikataulu, tilatieto • Poikkeamien yhdistäminen muuhun tietoon: paikkatieto, sopimustieto Riskienhallinta • Riskien ja niiden hallintatoimenpiteiden kirjaaminen ja seuranta • Riskienhallintasuunnitelman laadinta, seuranta ja ylläpito • Riskitiedon hallinta väyläomaisuuden elinkaaren eri vaiheissa ja siirtyminen riskienhallintasuunnitelmien välillä • YTM-asetuksen mukaisen muutoksen merkittävyyden arvioinnin laadinta Valvonta • Vuosittaisen virastotasoisen kokonaisvalvontasuunnitelman laadinta ja ylläpito • Yksittäisten valvontojen suunnitelmien laadinta • Valvontakäynnin dokumentointi • Valvontahavaintojen kirjaaminen ja korjaavien toimenpiteiden seuranta • Valvonnan tulosten tilannekuva Lisätietoja: Korvattava TURI-tietojärjestelmä: https://vayla.fi/palveluntuottajat/aineistot/turi Väyläviraston ohjeita, joiden mukaista toimintaa hankittava tietojärjestelmä tulee tukemaan. Ohjeita ja prosesseja tullaan päivittämään uuden järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Listaan on koottu julkaisun numero, jonka avulla se löytyy Väyläviraston ohjeluettelosta https://vayla.fi/palveluntuottajat/ohjeluettelo • Riskienhallinta: 50/2020, 51/2020. • YTM-asetuksen mukainen muutoksen merkittävyyden arviointi ja riskienhallinta: 52/2020 • Poikkeamienhallinta: 57/2020 • Turvallisuusmenettelyjen käsikirja: 58/2020