Vaihtomattopalveluiden hankinta Kaarinan kaupungille

Kaarinan kaupungin Tila- ja ravintopalvelut pyytää tarjousta vaihtomattopalveluista. Tarjouspyynnön kohteena on vaihtomattopalvelun toimittaminen tilaajan määrittelemiin toimituskohteisiin tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Toimitusosoitteet on lueteltu liitteessä Vaihtomattojen toimitusosoitteet. Mattomäärät, -koot ja vaihtovälit on ilmoitettu liitteessä Tarjouslomake. Ne on ilmoitettu nykyisen ja arvioidun tulevan tilanteen mukaan, mutta ne voivat muuttua sopimuskauden aikana. Asiakas ei sitoudu ilmoitettuihin määriin, kokoihin tai vaihtoväleihin, vaan palveluiden käyttöä on voitava tarpeen mukaan muuttaa. Palvelujen käytön muutos sisältää myös mahdollisen vaihtomattojen tilapäiskäytön, kertalainan sekä esim. sääolosuhteista johtuen siirtymisen täydentävien palveluiden sisältämiin vaihtoehtoihin. Osa vaihtomattokohteista tulee mitä todennäköisimmin siirtymään hyvinvointialueelle vuoden 2023 alusta. Tämän vuoksi sopimus tulee jakautumaan Kaarinan kaupungin ja sosiaali- ja terveyspalveluiden kesken. Sopimusmuutoksesta käydään erilliset neuvottelut. Tarjoushintojen tulee kuitenkin pysyä ennallaan ja palvelu ei saa keskeytyä muutoksen johdosta.

PALVELUNKUVAUS: Tarvittavat vaihtomatot hankkii ja omistaa tarjoaja. Palvelun tulee sisältää mattojen pesu, kuivaus, kuljetukset ja vaihdot. Matot vaihdetaan kohteittain puhtaisiin pääsääntöisesti kahden tai neljän viikon välein. Arkipyhäviikoilla vaihto suoritetaan joko pyhää edeltävänä tai sitä seuraavana arkipäivänä. Vaihtoväliä on voitava muuttaa asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Kaupunki varaa oikeuden keskeyttää palvelun kesätauon ajaksi. Kohteiden palvelulle on luotava seurantajärjestelmä. Siitä tulee selkeästi nähdä, milloin mattojen vaihto on viimeksi tehty ja milloin on seuraava vaihto. Tarjouspyynnössä (ks. soveltuvuusvaatimukset ja hankinnan kohteen kriteerit) on mainittu palveluntuottajan valintaan liittyvät vaatimukset. Vaatimusten hyväksymisen lisäksi tarjoajan tulee niin pyydettäessä liittää tarjoukseensa voimassaolevat dokumentit asetettujen vaatimusten todentamiseksi. Tarjoajan (myöhemmin "palvelun tuottaja") on sitouduttava noudattamaan sovittua laatua. Laadun tulee vastata aina vähintään alalle yleisesti hyväksyttyä tasoa. Mikäli laadussa ilmenee puutteita, tulee palvelun tuottajan korvata tilaajalle tästä aiheutuneet todelliset vahingot. Palvelun tuottajan tulee dokumentoida kaikki asiakkaalta tulleet reklamaatiot, vastata niihin 24 tunnin sisällä ja ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin virheen korjaamiseksi. Palvelun tuottaja vastaa siitä, että palvelu tehdään sovitun aikataulun mukaisesti ja sisältöisesti ja, että palvelun tuottamiseen käytetään tehtäviin soveltuvaa, ammattitaitoista henkilökuntaa ja tehtävät suoritetaan asianmukaisesti ja huolellisesti. SEURANTAKOKOUKSET: Seurantakokoukset palvelun tuottajan ja asiakkaan välillä pidetään vähintään kerran vuodessa, ellei myöhemmin muuta sovita. Seurantakokouksissa arvioidaan toteutunutta palvelun laatua ja pyritään kehittämään sopimusta molempia osapuolia hyödyttävällä tavalla. Kokouksen kokoonkutsujana toimii palvelun tuottaja. Kaupungin edustajana toimii palvelupäällikkö ja/tai siivoustyönjohtaja sekä mahdollisesti muita mukaan kutsuttuja tarpeen mukaan. Palvelun tuottaja raportoi vuosittain palveluvolyymistä, veloituksesta ja laadullisista seikoista. Raportit käydään läpi sopimuksen seurantakokouksissa. Lisäksi palvelun tuottaja raportoi asiakkaalle kirjallisesti toiminnassa havaituista puutteista ja virheistä välittömästi niiden ilmaannuttua. Osapuolet voivat sopimuskauden aikana, milloin tahansa tehdä myös kehitysehdotuksia palvelun parantamiseksi. SOPIMUKSEN SIIRTÄMIMEN JA ALIHANKKIJAN KÄYTTÄMINEN: Kummallakaan osapuolella ei ole oikeutta ilman toisen osapuolen suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Palvelun tuottajalla on oikeus käyttää alihankkijaa. Palvelun tuottaja vastaa alihankkijansa työstä ja palvelun laadusta kuin omastaan. Alihankkija on kuitenkin etukäteen hyväksytettävä palvelun tilaajalla. Alihankintaa ei saa ketjuttaa. SANKTIOT: Jos palvelun tuottaja laiminlyö asiakkaan kirjallisesti esittämän puutteen tai virheen korjauksen, eikä suorita palvelua sopimuksen vaatimusten mukaisesti, on asiakkaalla oikeus pidättää palvelumaksuista kohtuulliseksi katsomansa summa. SOPIMUKSEN PURKAMINEN; Mikäli toinen osapuoli olennaisella tavalla rikkoo sopimusta eikä 14 päivän kuluessa saatuaan asiasta toiselta osapuolelta kirjallisen huomautuksen ole oikaissut menettelyään, toisella osapuolella on oikeus purkaa sopimus päättymään heti. Mikäli Kaarinan kaupunki joutuu reklamoimaan toiminnasta, virallinen reklamaatio tehdään kirjallisesti ja sopimus raukeaa kolmannesta reklamaatiosta. Virallisen reklamaation allekirjoittaa palvelupäällikkö.