Markkinakartoitus yritystilojen vuokrauspalvelusta

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön Tilat-palvelu on suunnittelemassa yritystilojen vuokrauspalvelun hankintaa. Hankinta on tarkoitus toteuttaa puitejärjestelynä, jossa olisi mukana useampi toimittaja. Vuokravälityksen kohteena ovat pääkaupunkiseudulla sijaitsevat osakehuoneistot, rakennukset sekä kiinteistöt ja suuret yritystilat, esimerkiksi ravintolatilat. Yritystilojen vuokraukseen kuuluvat seuraavat tehtävät: - suurten, vaativien yritystilojen vuokraus (esimerkiksi uusien ja vanhojen ravintolakohteiden vuokraus) - kohteen selvitystyö (perustiedot, kunto, käyttötarkoitus yhteistyössä Yritysvuokraustiimin kanssa) - markkinointi sekä niihin liittyvän markkinointimateriaalin tuottaminen yhteistyössä Yritysvuokraustiimin kanssa - kohteen esittely, vuokratarjousneuvottelut - vuokrattavien kohteiden valokuvaus ja videokuvaus. Hankinnan kohdetta on aiemmin yritetty tuloksetta kilpailuttaa avoimessa menettelyssä, mutta hankintayksikkö ei saanut tarjouskilpailussa yhtään tarjouksia. Tästä syystä hankintayksikkö katsoo tarpeelliseksi järjestää markkinavuoropuhelun, jossa selvitetään markkinoiden mahdollisuudet vastata hankintayksikön tarpeisiin. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan mahdollisille toimittajille osoitettu kutsu markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on saada markkinoilta informaatiota siitä, miten hankintayksikön tulisi asettaa tarjouskilpailun kaupalliset ehdot myöhemmin julkaistavassa tarjouspyynnössään. Markkinavuoropuhelu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Mikäli markkinavuoropuhelussa kuvattu hankinta päätetään toteuttaa, se saattaa poiketa sisällöltään tai hankintamenettelyn valinnan osalta markkinavuoropuhelun sisällöstä. Markkinavuoropuheluun vastaaminen ei sido mahdollista toimittajaa, eikä ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuheluun vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta mahdollisen toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuheluun vastaamisesta ei makseta korvausta.

1. Kuvaus hankinnasta ja markkinavuoropuhelun toteuttamisesta Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön Tilat-palvelu on suunnittelemassa yritystilojen vuokrauspalvelun hankintaa. Hankinta on tarkoitus toteuttaa puitejärjestelynä, jossa olisi mukana useampi toimittaja. Vuokravälityksen kohteena voivat olla pääkaupunkiseudulla sijaitsevat osakehuoneistot, rakennukset sekä kiinteistöt ja suuret yritystilat, esimerkiksi ravintolatilat. Yritystilojen vuokraukseen kuuluvat seuraavat tehtävät: - suurten, vaativien yritystilojen vuokraus (esimerkiksi uusien ja vanhojen ravintolakohteiden vuokraus) - kohteen selvitystyö (perustiedot, kunto, käyttötarkoitus yhteistyössä Yritysvuokraustiimin kanssa) - markkinointi sekä niihin liittyvän markkinointimateriaalin tuottaminen yhteistyössä Yritysvuokraustiimin kanssa - kohteen esittely, vuokratarjousneuvottelut - vuokrattavien kohteiden valokuvaus ja videokuvaus. Hankinnan kohdetta on aiemmin yritetty tuloksetta kilpailuttaa avoimessa menettelyssä, mutta hankintayksikkö ei saanut tarjouskilpailussa yhtään tarjouksia. Tästä syystä hankintayksikkö katsoo tarpeelliseksi järjestää markkinavuoropuhelun, jossa selvitetään markkinoiden mahdollisuudet vastata hankintayksikön tarpeisiin. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan mahdollisille toimittajille osoitettu kutsu markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on saada markkinoilta informaatiota siitä, miten hankintayksikön tulisi asettaa tarjouskilpailun kaupalliset ehdot myöhemmin julkaistavassa tarjouspyynnössään. Kiinnostuneiden toimittajien kanssa on tarkoitus järjestää kahdenkeskiset tapaamiset etäyhteyksin pidettävissä tilaisuuksissa, joissa toimittajien kanssa voidaan käydä tarkempaa vuoropuhelua hankinnan kohteena olevasta palvelusta. Tapaamisia varten toimittajia pyydetään valmistautumaan esittelemään tarkemmin palveluitaan ja kommentoimaan aiemman kilpailutuksen tarjouspyyntöasiakirjoja. Tarkemmat ajankohdat tapaamisille sovitaan kunkin toimittajan kanssa erikseen. Tapaamiset on tarkoitus toteuttaa helmi-maaliskuun 2022 aikana. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei sido toimittajaa osallistumaan varsinaiseen tarjouskilpailuun. Halukkaiden toimittajien tulee ilmoittautua markkinavuoropuheluun 18.2.2022 klo: 16.00 mennessä lähettämällä viesti osoitteeseen jenni.lehtomaa@hel.fi, otsikolla ”Yritystilojen vuokraus, markkinavuoropuhelu”. Ilmoittautumisviestissä on ilmoitettava toimittajan yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero sekä lyhyt esittely yrityksestä ja tarjottavista palveluista. 2. Alustava aikataulu hankinnalle Hankintailmoituksen alustava julkaisuajankohta on huhtikuussa 2022. 3. Yhteystiedot vuoropuhelua ja esittelytilaisuutta varten Jenni Lehtomaa (Jenni.Lehtomaa@hel.fi) / Antti Halm (Antti.Halm@hel.fi) 4. Tieto siitä, mitä hankintayksikkö toivoo markkinavuoropuheluun vastaavilta Kahdenkeskisiin tapaamisiin toimittajia pyydetään valmistelemaan esittely yrityksestään ja sen tarjoamista palveluista.