JAMKin intranetin uudistaminen sekä käyttöönotto Microsoft 365 -pilvipalvelussa

Jyväskylän ammattikorkeakoulu on uudistamassa intranet- ja ryhmätyötilaratkaisuaan. Nykyiset opiskelija- ja henkilökuntaintranetit sekä ryhmätyötilat on toteutettu on-premise-Sharepoint 2013:lla. Sharepoint 2013 tuen päättyessä intranetit on tarkoitus uudistaa Jyväskylän ammattikorkeakoulun Microsoft 365 -pilvipalvelussa moderneilla SharePoint -sivustoilla ja ryhmätyötilojen osalta on tarkoitus siirtyä käyttämään Microsoft Teamsia. Intranet-ratkaisun tulee olla mahdollisimman vähän räätälöity. Uusi intranet tulee olla käytössä elokuun 2022 alussa. Jamk etsii intranetille toteuttajakumppania, joka sitoutuu intranetin tukeen, ylläpitoon ja jatkokehittämiseen käyttöönoton jälkeen. Tarkempi kuvaus on tarjouspyyntöasiakirjoissa. Intranetin käyttäjinä on sekä henkilökunta että opiskelijat. Intranet-uudistusta tukemaan on aloitettu pelikirjan tekeminen syksyllä 2021. Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä hankintalain mukaisena kansallisena hankintana.

Hankkinnan kohteena olevan palvelun vaatimukset on kuvattu tämän tarjouspyynnön liitteenä 2 olevassa vaatimusmäärittelydokumentissa. Määrittelyjä voidaan tarkentaa projektin aikana valittavan toimittajan kanssa. Valittavalla toimittajalla on kokonaisvastuu intranetin käyttöönottamisessa. Toimitus sisältää mm. intranetin käyttöliittymien ja visuaalisen ulkoasun suunnittelun, toteutuksen vaatimat määrittely- ja suunnittelutehtävät sekä projektinhallinnan. Toimittaja vastaa yhteistyössä Jamkin kanssa intranetin kehitysympäristön ja testiympäristön perustamisesta. Lisäksi toimittajalta edellytetään tukea järjestelmän käyttöönottoon liittyvissä tehtävissä, kuten käyttäjien kouluttamisessa. Toimittajalta edellytetään sitoutumista ja valmiutta tarjota Jyväskylän ammattikorkeakoululle intranettiin liittyviä tuki-, jatkokehitys- ja lisätöitä tarjouksessa kuvatuilla hinnoilla. Toimittajalta edellytetään sitoutumista ylläpitoon, tukeen ja jatkokehitykseen. Jyväskylän ammattikorkeakoulu sisällyttää ylläpitosopimukseen kiinteän kuukausittaisen resurssivarauksen (2 htp/kk).

Intran toimitusprojekti alkaa hankintasopimuksen tekemisen jälkeen projektisuunnittelulla, käyttöliittymäsuunnittelulla ja määrittelyn tarkentamisella. Jyväskylän ammattikorkeakoulun tavoitteena on, että projekti voidaan käynnistää maaliskuun 2022 alussa. Sisällön syötön on käynnistyttävä toukokuun 2022 alussa. Tavoitteena on, että uusi intrapalvelun julkaistaan viimeistään elokuun 2022 alussa. Projektin tarkka aikataulu ja vaiheistus sovitaan valittavan toimittajan kanssa. Toimittajan on tarjouksessaan kuvattava realistinen ehdotuksensa projektin aikataulusta. Toimitusaikataulussa on huomioitava, että myös asiakkaan työtä vaativille toimille – erityisesti sisältösuunnittelu määrittelyvaiheessa – varataan riittävästi aikaa projektin alku- ja loppuvaiheissa.

Kaikki hinnat tulee ilmoittaa euro (€) valuutassa sekä ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Tarjous tulee tehdä suomen kielellä.