Merkkipäivälahjojen kilpailutus 2022, YP375586, 1257/2021

Tämä hankinta koskee Kirkkonummen kunnan merkkipäivälahjoja tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevin ehdoin. Kirkkonummen kunnan henkilöstöä ja luottamushenkilöitä muistetaan heidän tiettyinä merkkipäivinään kunnan antamalla lahjalla. Tällä puitejärjestelyllä hankitaan nämä henkilöstölle annettavat lahjat sopimuskauden ajan. Tarjouskilpailun perusteella muodostetaan kunnan lahjavaihtoehtojen valikoima, joka sisältää palveluita ja tavaroita. Hankintaa ei ole jaettu kahteen osaan vaikka hankinta muodostuu tavaroista ja palveluista, koska tavaroita ja palveluita ei pisteytetä ja vertailla keskenään. Kirkkonummen kunnan lahjan toivotaan, mutta ei edellytetä, jollain tavalla liittyvän Kirkkonummen kuntaan. Liittyminen voi olla esim. historiallinen, kulttuurinen, visuaalinen tms. Valittavien lahjojen toivotaan soveltuvan 50-, 60- ja/tai 70-vuotispäivälahjaksi. Lahjan saajat ovat suurelta osin 40-65 vuotiaita. Kirkkonummen kunnalla on noin 2400 työntekijää, joista noin 1850 on vakituisia. Näistä perusturvan palvelualueella työskentelee noin 470 henkeä vakinaisesti ja noin 50 työntekijää määräaikaisesti. Perusturvan palvelualueen henkilöstö siirtyy 2023 alusta Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen työntekijöiksi. Arvio kaikkien merkkipäivälahjojen saajista ja siten tarpeista on: - 2022 220 kpl - 2023 180 kpl Arvio perustuu menneisiin määriin niin, että 2022 tarve vastaa suunnilleen normaalia vuosittaista tarvetta. Vuoden 2023 arvio on saatu vähentämällä normaalista vuosittaisesta määrästä perusturvan henkilökunnan määrän osuus koko kunnan henkilökunnasta. Hankintayksikkö ei vaikuta siihen, minkä tavaran tai palvelun lahjan saaja valitsee tähän puitejärjestelyyn kuuluvista tavaroista ja palveluista. Lahjan saaja saa itse valita puitejärjestelyn perusteella muodostettavasta lahjavalikoimasta itselleen mieluisimman vaihtoehdon.

Hankinnalla muodostetaan puitejärjestely, johon otetaan mukaan kaikki halukkaat soveltuvuusehdot täyttävät Tarjoajat, jotka: - ovat jättäneet tähän kilpailutukseen tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen ja - ovat tarjonneet hankinnan ehtojen mukaisen palvelun tai tavaran kunnan merkkipäivälahjaksi. Kukin Tarjoaja voi tarjota tähän hankintaan yhden tavaran tai palvelun. Tämän ohjeen vastaiset tilanteet ratkaistaan seuraavasti alla olevassa järjestyksessä: - jos tarjotun tavaran tai palvelun alvillinen hinta on suurempi kuin suurin mahdollinen hinta, kyseinen tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. - jos tarjottu tavara tai palvelu on vaatimusten vastainen, kyseinen tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. - jos Tarjoaja on jättänyt useamman kuin yhden tarjouksen, Tilaaja valitsee näistä viimeksi jätetyn tarjouksen ja jättää aiemmat tarjoukset huomioimatta. - jos Tarjoajan jättämä tarjous sisältää useamman kuin yhden tavaran tai palvelun, Tilaaja arpoo kyseisellä tarjouksella tarjotuista tavaroista tai palveluista yhden, joka otetaan mukaan puitejärjestelyyn. Tähän tarkasteluun Tilaaja ottaa mukaan vain hyväksyttävissä olevat lahjavaihtoehdot. Lahjaprosessin vaiheet ovat seuraavat: - Tilaaja (Kirkkonummen kunta) luo tällä hankinnalla puitejärjestelyn, jonka mukaan määräytyy lahjavalikoima, lahjojen hinnat ja lahjojen puitesopimustoimittajat - Tilaaja esittelee lahjavalikoimaan valitut tuotteet Kirkkonummen kunnan intranet-sivulla tarjoajan esineestä (lahjatavarasta) tai palvelusta tarjouksessaan toimittamien tietojen ja kuvien avulla lahjan saajille. - lahjaa antaessaan Tilaaja (Kirkkonummen kunta) esittää lahjan saajalle puitejärjestelyssä mukana olevat tavarat ja palvelut valittavaksi - lahjan saaja ottaa halutessaan yhtettä Toimittajaan / Toimittajiin tutustuakseen lahjavaihtoehtoon / lahjavaihtoehtoihin. - lahjan saaja tekee valintansa, minkä lahjan tämä haluaa tämän puitejärjestelyn mukaisesta lahjavalikoimasta. - lahjan saaja ottaa yhteyttä Toimittajaan sopiakseen lahjan luonteen ja tämän hankinnan asiakirjojen mukaisesti lahjan noutamisen tai palvelun nauttimisen. - Tilaaja antaa lahjan saajalle lahjan lunastamiseen tarvittavan lahjakortin. Lahjakortti käytetään yhdellä kerralla maksuksi. - lahjan saaja osoittaa oikeutensa lahjaan Toimittajalle antamalla tälle Tilaajalta saamansa lahjakortin - Toimittaja laskuttaa tarjouksensa mukaisen hinnan / euromääräisen raha määrän Tilaajalta. Ajantasaiset laskutusohjeet ovat nähtävissä Kirkkonummen kunnan kotisivuilla. Tilaaja ei vaikuta lahjojen kohdentumisen jakautumiseen millään tavalla. Siten Tilaaja ei voi taata, ei edes arvioida, yksittäisen puitesopimukseen kuuluvan tavaran tai palvelun menekkiä. Tällä puitesopimuksella ostettavien palveluiden ja tavaroiden määrä määräytyy lahjan saajien valintojen mukaisesti. Tilaaja hyväksyy puitejärjestelyyn mukaan vain lahjoja, jotka ovat yleisen hyvän maun ja soveliaisuuden vaatimusten sekä kunnan arvojen mukaisia. Tästä syystä puitejärjestelyyn ei hyväksytä mukaan esim. seuraavan kaltaisia tavaroita tai palveluita: - erilaiset päihteet: tupakkatuotteet, alkoholijuomat ja huumaavat aineet - jotain kohtaan epäkunnioittaviksi tulkittavissa olevat tuotteet - ihmisten tasa-arvoisuutta kyseenalaistavat tuotteet - seksiin suoraan liittyvät tavarat ja palvelut Tarjottavat tavarat tai palvelut saavat maksaa arvonlisäverollisena enintään 175,00 €. Toimittaja veloittaa kuntaa tarjouksensa mukaisesti. Sopimus astuu voimaan allekirjoituksilla. Kohdassa II 2.7) oleva sopimuskauden alkamispäivä 3.3.2022 on arvio sopimuksen voimaan astumisesta.