Ratkaisu Riskienhallintaan, vaaratapahtumaraportointiin ja laiteosaamisen varmistamiseen - Siun sote

Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä pyytää tarjoustanne riskienhallintaratkaisusta. Solmittavan hankintasopimuksen perussopimuskausi on (tavoite) 1.2.2022-31.12.2023, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana. Hankinnan kohteena Siun soten kokonaisvaltainen riskienhallintaratkaisu, jonka tärkeänä osana ovat vaaratapahtumailmoitukset, laiteosaamisen varmistaminen ja omavalvonta. Tavoitteena on hankkia ratkaisu, joka kokoaa riskeistä, poikkeamista ja kehittämistehtävistä havainnollisen kokonaisuuden johtamisen tueksi. Haemme yhtä tai useampaa saumattomasti ja käyttäjälle yhtenä näyttäytyvää, yhteentoimivaa ohjelmistoa tai ohjelmistokokonaisuutta, jota jäljempänä tässä tietopyynnössä kutsutaan Ratkaisu. Käyttöönoton kannalta mahdollisimman valmis palvelu, jonka käyttöönottoon, asiakaskohtaiseen sovittamiseen ja ohjeistukseen sekä koulutukseen liittyvät aineistot ovat saatavilla vähäisellä asiakaskohtaisella sovittamisella. Riskienhallintaratkaisun toivotaan sisältävän soveltamisvalmiita malleja ja menetelmiä Siun soten toimialalle. Tietoteknisen työn osuuden tulisi olla vähäinen. Ratkaisulta edellytetään mobiilikäyttöominaisuuksia ja sen tulee soveltua sosiaali- ja terveydenhuolto-organisaation käyttöön. Hankittava riskienhallintaratkaisun sisältö pääpiirteittäin: - Riskienhallintaohjelma - Vaaratapaturmailmoitukset - Vakavien vaaratapaturmien tutkinta - Sähköiset laitepassit - GTT-tutkintatyökalu - TUKU-kysely Alustava käyttöönottoaikataulu (tavoite). Aloitus tapahtuu asteittain mahdollisimman pian valitun toimittajan kanssa, 1-6 kk kuluessa. Q1-Q2/2022 Käyttöönotto asteittain. Organisaatiorakenne ohjelmaan ja käsittelyprosessien määrittäminen yksiköittäin ja tapahtuma-/riskiluokkatyypeittäin. Käyttöoikeuksien määrittäminen. Automaattisen seurannan määrittäminen. Pääkäyttäjien nimeäminen. integraatiot muihin järjestelmiin (vakuutusyhtiö, Fimea, HR-järjestelmään, kun uusi ratkaisu käytössä). Käyttöohjeiden/koulutusmateriaalin laatiminen (ilmoittaja/käsittelijä). Riskienhallinta- ja vaaratapahtumaraportointiohjelmat pilotoidaan muutamassa yksikössä ja korjataan prosessia. Pilotoinnin jälkeen käyttöönotto koko organisaatiossa. Laajat käyttöönottokoulutukset. Tiedotus ja jalkautus. Pääkäyttäjien koulutus Organisaation laitepätevyyksien nykytilanteen kartoitus ja vieminen ratkaisuun. Laitepätevyyksien käyttöönottosuunnitelma tarkennetaan nykytilanteen kartoituksen jälkeen. Laitepätevyyksien hallinnan käyttöönotto aloitetaan yksiköistä, joissa on eniten kriittisiä laitteita käytössä (mm. ventilaattorit, infuusiopumput) ja laajennetaan asteittain. - Toimittaja pystyy tarjoamaan projektipäällikköresurssin 2-6 kk:n ajaksi sisäisten prosessien kehittämiseen ja ratkaisun kokonaishankkeen vetoon. - Optio: Toimittajalla mahdollisuus tarjota konsultointipalvelua kokonaisratkaisun käyttöönottoon sisältäen käyttöönottoprojektin suunnittelua ja ohjausta sekä Siun soten prosessien kehittämistä riskien- ja laadunhallinnan osalta. Aikaisempaa käyttöastetta Siun sotella: - vaaratapaturmailmoituksia on ollut vuonna 2020 13 003 kpl, josta potilasturvallisuusilmoituksia 73 %, työturvallisuusilmoituksia 27 % - Käsittelijäoikeuksia on ollut 350 henkilöllä - Ilmoitusten teko on oltava mahdollista koko henkilökunnalla, yhteistyötahoilla, opiskelijoilla ja potilailla/ asiakkailla Vaaratapahtumailmoituksia on seurattu Siun soten alueella Haipro-järjestelmän kautta ja ohjelma otettu käyttöön jo vuonna 2007. Riskienhallintaratkaisua tai sähköisiä laitepasseja ei ole aiemmin ollut käytössä. Siun soten HaiPro -järjestelmässä olemassa olevia ja siirrettäväksi tulevia riskienarviointeja ja työpaikkarviointeja on 12/2021 tilanteen mukaan eri palvelualueilla liitteen Siirrettävien tiedostojen määrä.pdf mukaisesti.

Hankinnan kohteena Siun soten kokonaisvaltainen riskienhallintaratkaisu, jonka tärkeänä osana ovat vaaratapahtumailmoitukset, laiteosaamisen varmistaminen sekä omavalvonta. Tavoitteena on hankkia ratkaisu, joka kokoaa riskeistä, poikkeamista ja kehittämistehtävistä havainnollisen kokonaisuuden johtamisen tueksi. Haemme yhtä tai useampaa saumattomasti ja käyttäjälle yhtenä näyttäytyvää, yhteentoimivaa ohjelmistoa tai ohjelmistokokonaisuutta, jota jäljempänä tässä tietopyynnössä kutsutaan Ratkaisu. Pakollisten osioiden lisäksi toimittaja voi tarjota vapaaehtoisia optio-osoita. Tilaaja päättää optioiden käyttöönotosta erikseen. Optiot eivät vaikuta vertailuhintaan, mutta tarjotuista optioista voi saada laatupisteitä. Laatupisteet edellyttävät vaatimusmäärittelyssä kuvattujen pakollisten ominaisuuksien täyttymistä. Optiot tulee voida liittää tarjottavaan Ratkaisuun. Toimittajalta pyydetään kilpailutuksessa pakollisena vaatimuksena vähintään yksi referenssi viimeisen kolmen ajalta. Ratkaisun tulee sisältää valmis rakenne laitekohtaisiin koulutusohjelmiin. Optiona pyydetään - sisäisen auditoinnin ja palvelutuottajavalvonnan järjestelmää (Siun sotessa käytössä SHQS-laatuohjelma) - Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937, ns. Whistleblower-direktiivin mukaista väärinkäytösepäilyn anonyymin ilmoittamisen järjestelmää (Whistleblow) - potilasasiamiehelle tulleiden yhteydenottojen kirjaamisen ja raportoinnin alusta - Säteilyturvakeskuksen ST 1.7 suosituksen ja säteilylainsäädännön (859/2018) mukaisen säteilyturvallisuuskoulutuksen seurannan järjestelmä - asiakaspalautejärjestelmä, jonka avulla on mahdollista kerätä asiakkaiden kehittämisehdotuksia, turvallisuushavaintoja sekä positiivista palautetta. Asiakas voi jättää yhteystietonsa järjestelmään, jos haluaa että häneen otetaan yhteyttä. Vuosittain palautteita tulee n. 2000, mutta tällä hetkellä myös asiakkaiden poikkeamailmoitukset ilmoitetaan asiakaspalautekanavan kautta. Jatkossa poikkeamailmoitukset siirtyvät asiakkaan vaaratapahtumailmoitukseen. Lisäksi pyydetään hinnat ratkaisun käyttöönotolle sekä käyttökoulutukselle tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. - Jatkuvat käyttölisenssikustannukset (SaaS) • Ratkaisun käyttöönoton kustannukset o Ratkaisun tekninen käyttöönotto o Käyttöönottoprojekti o Intergaatioiden toteutus - Käyttökoulutukset • Ratkaisun pääkäyttäjien koulutus o Esimiesten koulutus esim. laiteosaamisen hallinnoinnin osalta - Laiteosaamisen koulutusohjelmat • Esim. arvioitu kustannus noin 20 uuden laitekoulutusohjelman toteuttamiselle o Huomiona, että koulutusohjelmat voivat olla eri laajuisia riippuen laitteen käytön osaamisvaatimuksista esim. eri rooleissa. Tästä voidaan kuitenkin antaa arvio kustannustasosta ja määräarvio laitteista. Tarjouksen pakollisten vaatimusten arviointi ja toiminnallisuuden laadun arviointi toteutetaan tarjoajan demoympäristössä, jossa Tarjoaja esittelee ohjelman toimintaa. Toiminnallisia ominaisuuksia arvioidaan etukäteen kuvattujen ominaisuuksien avulla. - demotilanteessa pitää kyetä demoamaan vähintään pakollisten kriteerien toteuma. - Pisteytettävien kriteerien saralta on toimittajan kyettävä todentamaan demotilanteessa osaltaan kriteerien täyttyminen. Katso tarkemmat tiedot hankinnan kohteesta, sekä hankinnan kohteen kriteerit kohdista "hankinnan kohteen kriteerit" sekä "hankinnan taustaa". Tarjous on sitova ja se tulee laatia suomen kielellä. Tavaroiden/laitteiden/tarvikkeiden ja ohjelmistojen tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset.

Muutettu kohtaa Päätöksenteon perusteet. Aikaisempi kriteeri: Maksimipisteet 90 p. jakautuvat tarjoajille absoluuttisina. Uusi kriteeri: Suurimman määrän laatuisteitä (max. 90p.) saanut tarjoaja saa laadun maksimipisteet 60p. ja muiden tarjoajien saamat pisteet suhteutetaan tähän kaavalla tarjottu arvo / suurin annettu arvo * maksimipisteet. Muutettu kohtaa Hankinnan kohteen kriteerit; Säteilyturvakoulutksen seuranta. Aikaisempi kriteeri: Hinta, pyydetty toimittajaa vastaamaan "kyllä" tai "ei" muutettu muotoon hinta "syötettävä €". Täsmennetty option otsikkoa "Sisäinen auditointi" kuvaamaan paremmin option sisältö niinkuin se on muualla tarjouspyynnössä kuvattu: sisäisen auditoinnin ja palvelutuottajavalvonnan järjestelmä"