TIETOPYYNTÖ / MARKKINAKARTOITUS - Hankintasalkun hallinta- ja kilpailutusjärjestelmä

Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan markkinakartoitus, jolla kartoitetaan potentiaalisia tarjoajia/palveluntuottajia. Tietopyynnön tarkoituksena on tukea hankinnan suunnittelua ja mahdollisen tarjouspyynnön valmistelua sekä kartoittaa alustavasti markkinoilla jo toimivien toimittajien kykyä ja kiinnostusta toteuttaa tässä tietopyynnössä esitettyä palvelua. Lisäksi tarkoituksena on saada tietoa kustannustasosta ja toimitusajasta. Tietopyynnön jälkeen järjestetään mahdollisesti erillinen tarjouskilpailu kyseisen palvelun hankinnasta. Hankintayksikkö ei kuitenkaan sitoudu toteuttamaan tietopyynnössä kuvattua hankintaa, eivätkä tietopyynnön sisältö/määritykset sido tilaajaa. Markkinakartoitus ja siihen annetut vastaukset eivät sido kumpaakaan osapuolta. Markkinakartoitukseen vastaaminen ei vaikuta tarjoajan asemaan mahdollisesti tulevassa tarjouskilpailussa eikä vastaamatta jättäminen estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Vastaukset käsitellään luottamuksellisina. Markkinakartoitus julkaistaan HILMA-palvelussa 31.1.2022. Pyydämme palveluntuottajia ilmoittamaan kiinnostuksestaan markkinakartoituksen kohteena olevan palvelun tuottamiseen. Samalla pyydämme palveluntuottajia kommentoimaan tässä markkinakartoituksessa esitettyjä vaatimuksia/kysymyksiä ja muuta sisältöä. Halutessaan palveluntuottajat voivat esittää näkemyksiään ja ehdotuksia mitä kilpailutuksessa tulisi huomioida, esim. hankinnan kohteen määrittelyssä ja vähimmäisvaatimuksissa. Hankinnan kohdetta voidaan täsmentää tarkemmassa markkinavuoropuhelussa ja palveluntuottajia pyydetään ilmoittamaan halukkuutensa osallistua hankinnan kohdetta koskevaan markkinavuoropuheluun.

Hankintasalkun hallinta- ja kilpailutusjärjestelmä Tampereen kaupunki toteuttaa hankintojen kehittämisen ja digitalisoinnin tiekarttaa, jonka keskeisenä tavoitteena on kehittää hankintatoimen johtamista sekä rakentaa hankintojen tietojärjestelmät mahdollistamaan entistä tuloksellisemmat hankinnat. Osana tiekartan toteutusta kaupunki hankkii kilpailutuksen ja hankintasalkun hallinnan työvälineet, joiden on tarkoitus tukea kaupungin hankintojen johtamis- ja työprosesseja sekä tulevaisuudessa mahdollisesti toteuttavaa kategoriapohjaista hankintaorganisaatiota. Hankinnan kohde Tampereen kaupungin hankintojen suunnittelun ja johtamisen tueksi on tunnistettu tarve hankkia hankintasalkun hallintajärjestelmä, jonka avulla voidaan johtaa ja hallita niin hankintojen kokonaisuutta kuin yksittäisiä hankintaprosesseja. Järjestelmän tulee sisältää myös ominaisuudet yksittäisten hankintojen valmisteluun sekä kilpailuttamiseen. Järjestelmän halutaan yhdistävän hankintojen suunnittelun ja resurssoinnin, valmistelun, kilpailuttamisen sekä hankintojen johtamisen toiminnallisuudet. Järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna Erityisesti järjestelmältä odotetaan, että käyttöönotettaessa: - järjestelmä tukee hankintojen kokonaisuuden suunnittelua, resursointia ja johtamista sekä Tampereen kaupungin prosesseja. Lisäksi järjestelmän tulee olla helposti muokattavissa prosessien päivittyessä. - järjestelmä tukee yksittäisen hankintaprojektin valmistelussa tehtävää yhteistyötä. - järjestelmän hankinnan suunnittelun ja resursoinnin näkymien tulee olla monipuoliset ja luovat hankintojen johtamiselle eri puolilla organisaatiota reaaliaikaisen tilannekuvan. - järjestelmän kilpailuttamistyökalun tulee täyttää hankintalain 8 luvun vaatimukset tietojenvaihdosta sekä mahdollistaa sujuvasti hankintojen kilpailuttamisen eri hankintamenettelyillä. - järjestelmä tukee myös pienhankintojen toteuttamista - kilpailuttamistyökalu toimii yhteen Hilma-kanavan kanssa, sekä tukee ESPD-lomakkeistoa. - hankintojen suunnittelun ja kilpailutuksen työkalut toimivat saumattomasti yhteen - järjestelmä on käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen. Käyttäjämäärät / Käyttöoikeudet: Järjestelmän ydinkäyttäjiä arvioidaan olevan noin 30, jonka lisäksi lukukäyttäjiä noin 100. - Katseluoikeudet: n.100 kpl - Käyttäjäoikeuksia: n. 30 kpl Yhteensopivuus / integraatiotarpeet Järjestelmässä tulisi olla rajapinta, jolla voidaan siirtää tietoa asianhallintajärjestelmään (CaseM) ja tietoa ja asiakirjoja sähköiseen arkistoon (toistaiseksi järjestelmätoimittajana on triplan, uudistumassa vuonna 2023). Myös yhteensopivuus Efecten sopimushallinnan kanssa ja valittujen tietojen siirtäminen Efectestä järjestelmään tarvitaan. Lisäksi järjestelmässä tulee tukea sähköistä allekirjoitusta/toimia yhteen sähköisen allekirjoituksen kanssa. Nykyinen alusta on deltagon. Tampereen kaupunki käyttää Tampereen O365 työkaluja. Aikataulu Hyvinvointialueuudistuksen mukanaan tuoman muutoksen ja kaupungin oman organisointimuutoksen myötä tarvitsemme järjestelmän käyttöön siten, että se on tuotantokäytössä 1.1.2023. Järjestelmän konfigurointi tarpeisiimme ja käyttöönotto tulee tapahtua pääosin välillä 8/2022 – 12/2022.