Kokoelmienhallintajärjestelmä

Hankinnan kohteena on Seinäjoen kaupungin Museopalveluiden (Seinäjoen museot = alueellinen vastuumuseo) ja Kulttuuripalveluiden (Seinäjoen taidehalli), sekä myöhemmin myös EP:n alueen paikallismuseoiden käyttöön tuleva uusi tietojärjestelmäratkaisu, aineiston siirto Musketista (konversio, aineiston kuvaus ja laajuus, liite 5), käyttöönottoprojekti teknisen käyttöympäristön valmisteluineen ja koulutuksineen, sekä tarjotun kokonaisuuden vuotuinen tuki- ja ylläpitopalvelu.

Hankinnan kohteena on Seinäjoen kaupungin Museopalveluiden (Seinäjoen museot = alueellinen vastuumuseo) ja Kulttuuripalveluiden (Seinäjoen taidehalli), sekä myöhemmin myös EP:n alueen paikallismuseoiden käyttöön tuleva uusi tietojärjestelmäratkaisu, aineiston siirto Musketista (konversio, aineiston kuvaus ja laajuus, liite 5), käyttöönottoprojekti teknisen käyttöympäristön valmisteluineen ja koulutuksineen, sekä tarjotun kokonaisuuden vuotuinen tuki- ja ylläpitopalvelu. Seinäjoen museoiden kokoelmissa on noin 53 000 esinettä, 65 000 kuvaa/otosta, 316 taideteosta ja 858 av-aineistoon kuuluva yksikköä. Museolla on ollut käytössä Museoviraston ylläpitämä WebMusket-järjestelmä, jonka tuki loppuu vuoden 2022 lopussa. Muskettiin on tallennettu tähän mennessä tiedot 16 700 esineestä, 4 900 kuvasta, 500 nauhoitteesta ja 200 taideteoksesta. Seinäjoen taidehalli puolestaan hallinnoi Seinäjoen kaupungin taidekokoelmaa ja julkista taidetta. Kaupunginkokoelman luettelointi on tehty excel-taulukkoon, ja siihen kuuluu noin 840 teosta. EP:n alueen paikallismuseoiden esinekokoelmat vaihtelevat suuruusluokiltaan 300 – 3000 esineen välillä ja 0 – 10 000 kuvan välillä. Kokoelmahallintajärjestelmä on museoiden aineistojen tiedonhallinnan, käytettävyyden ja asiakaspalvelun keskeinen työkalu. Sen avulla edistetään kokoelmien saavutettavuutta ja kehitetään digitaalisia palveluita. Kokoelmahallintajärjestelmän avulla mahdollistetaan kaupungin kokoelmiin kuuluvien eri aineistotyyppien ja niihin liittyvien tietojen hallinta ja käyttö sekä digitaalisten aineistojen/tiedostojen hallinta ja pitkäaikaissäilytys. Seinäjoen museot toimii alueellisena vastuumuseona Etelä-Pohjanmaalla, jossa on reilut 60 paikallismuseota. Järjestelmän avulla pyritään edistämään alueen museoiden kokoelmahallinnan yhteistyötä, tehokkuutta ja saavutettavuutta mahdollistamalla järjestelmän käyttö myös paikallismuseoiden kokoelmahallinnassa. Jatkossa Seinäjoen museoiden ja taidehallin sekä paikallismuseoiden aineistot luetteloidaan suoraan järjestelmään. Järjestelmän tulee tukea sujuvaa ja tehokasta luettelointi- ja digitointityötä. Samaa aineistotyyppiä (esineet, valokuvat, taide) sisältävät tietokannat ovat rakenteeltaan yhtenäiset ja yhteiset kaikille järjestelmää käyttäville tahoille, mutta kullekin aineistotyypille tulee olla luotavissa omanlainen luettelointipohja. Järjestelmän tulee mahdollistaa myös erilaisten kokoelmahallinnan prosessien (esim. sijoitus, lainat, siirrot, näyttelykäyttö) sujuva ja looginen hallinta. Lisäksi sen tulee olla mahdollisimman helppokäyttöinen, jotta sitä pystyy käyttämään myös ilman museoammatillista koulutusta esimerkiksi paikallismuseoissa. Järjestelmällä tulee olemaan aktiivi- ja kausikäyttäjiä. Museon ja taidehallin kokoelmatyötä tekevät työntekijät kuuluvat aktiivikäyttäjiin, tallentajiin/ylläpitäjiin. Muu henkilökunta etsii aineistoja ja tietoja selaamalla. Paikallismuseoissa tallennustyötä tehdään kausittain. Tavoitteena on kokoelmahallintajärjestelmä, johon tallennetut aineistot ovat tarvittaessa museon ja taidehallin koko henkilökunnan haettavissa ja nähtävissä, lukuun ottamatta salaisiksi määriteltyjä tietoja. Käyttäjille tulee voida antaa eritasoisia oikeuksia omiin ja muihin aineistoihin, niihin tehtäviin muutoksiin sekä aineistojen käyttöön ja julkaisuun. Oikeuksia hallinnoivat pääkäyttäjät. Digitaalisten palvelujen kehittäminen on Seinäjoen kaupungin strategisia painopisteitä. Museoaineistojen digitalisointi on yksi osa tätä kehitystyötä. Hankittavan järjestelmän tuleekin mahdollistaa aineiston julkaiseminen esimerkiksi Finna-palvelun kautta. Hankinnan sisältö, laajuus, toimitusprojekti sekä huolto-, ylläpito- ja tukipalvelut ovat tarkemmin kuvattu erillisessä vaatimusmäärittelyssä (liite 1).