VN Sovelluskehitystiimin palvelut (IT Konsultointi 2018-2022 (DPS)); lisätyötä koskeva sopimusmuutos

Valtioneuvoston kanslia toteutti VN sovelluskehitystiimin hankinnan kilpailuttamalla kehittäjätyön asiantuntijatyönä IT-konsultointi 2018-2022 (DPS) puitejärjestelyn sekä dynaamisen hankintajärjestelmän kautta. Tarjouskilpailussa sopimustoimittajaksi valittiin kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi arvioidun tarjouksen perusteella Ambientia Oy. Sopimuksen perustetuilla ostetuilla asiantuntijapalveluilla on hankittu kehitystyötä, jolla korvataan valtioneuvoston PäätöksenTekoJärjestelmä (PTJ), EU-asioiden valmistelujärjestelmä (EUTORI) ja asiakirjan hallintajärjestelmä (ASKI) osana VAHVA- hankkeen vaihetta 3. VAHVA on valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä. VAHVA-hankkeen aikataulua on jouduttu muuttamaan sopimuksen solmimisen jälkeen useampaan otteeseen. Sopimusta solmittaessa suunniteltu käyttöönottoaikataulu ulottui kesään 2021, jolloin sopimuskausi ja työmäärä olisivat riittäneet tehtävän hoitamiseen. Käyttöönottoaikataulua on kuitenkin pidennetty viimeksi siten, että käyttöönotot toteutuvat vasta elokuussa 2022. Kehitystyö on edelleen keskeneräinen. Monitoimittajaympäristössä tämän sopimuksen mukaisesti hankitut asiantuntijat ovat voineet vaikuttaa kehityksen edistymiseen vain omalta osaltaan, ja riippuvuudet toisiin toimijoihin ovat lisänneet työmäärää. Aikataulun muututtua ja kehitystyön ollessa edelleen kesken on aiheutunut tarve jatkaa tehtäviä alkuperäistä sopimuskautta pidempään vuoden 2022 loppuun ja tästä aiheutuu lisäkustannuksia, joiden suuruudeksi on arvioitu 333 500 euroa ilman arvonlisäveroa.

Kyse on hankintalain 136 §:n mukaisesta sallitusta sopimusmuutoksesta, joka tehdään Hanselin dynaamisen hankintajärjestelmän perusteella kilpailutettuun hankintasopimukseen eikä varsinaisesta suorahankinnasta. Ilmoituspohjana on kuitenkin pakko käyttää valittua pohjaa, sillä dynaamiseen hankintajärjestelmän perusteella tehdyistä sopimuksista tulee Hilma-teknisistä syistä johtuen tehdä sopimusmuutosilmoituksen sijasta suorahankintailmoitus, jossa hankintayksikkö yksilöi, että kyse on sopimusmuutoksesta, joka tehdään dynaamisen hankintajärjestelmän perusteella kilpailutettuun hankintasopimukseen. Tämä siitä johtuen, jotta ilmoitettava muutos kohdistuisi nimenomaan asiakkaan tekemään yksitäiseen hankintasopimukseen eikä koko dynaamiseen hankintajärjestelmään. Valtioneuvoston kanslia toteutti VN sovelluskehitystiimin hankinnan kilpailuttamalla kehittäjätyön asiantuntijatyönä IT-konsultointi 2018-2022 (DPS) puitejärjestelyn sekä dynaamisen hankintajärjestelmän kautta. Tarjouskilpailussa sopimustoimittajaksi valittiin kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi arvioidun tarjouksen perusteella Ambientia Oy. Hankintapäätös (VN/5327/2020-VNK-3) on tehty 29.4.2020. Hankintasopimus (sopimus VN/5327/2020-VNK-4) Valtioneuvoston kanslian ja Ambientia Oy:n kesken on tehty 26.5.2020. Sopimuksen kohteena on resurssihankintana tehty asiantuntijatyö koskien erikseen nimettyjen asiantuntijoiden henkilötyötä. VN sovelluskehitystiimin asiantuntijat vastaavat valtioneuvoston asianhallinnan kokonaisratkaisuun sisältyvien sovellusten kehittämisestä. Kehitettävät sovellukset liittyvät valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmään täydentäen valmistuoteratkaisua. Kehitettävät sovellukset ovat edellytys VAHVA EU-valmistelun käyttöönotolle ja EUTORI-järjestelmän korvaamiselle sekä VAHVA Päätöksenteon käyttöönotolle ja PTJ-järjestelmän korvaamiselle. Toteutus tapahtuu valtioneuvoston kanslian ohjauksessa ja monitoimittajaympäristössä. Sovelluskehitys on käynnissä ja lisäviivytysten välttämiseksi kehityksen on voitava jatkua keskeytyksettä. Teknisestä syystä ei ole tosiasiallisesti mahdollista vaihtaa kehitystyön toteuttajaa hankkeen loppumetreillä. Kehityksen lopputuotteena syntyvien sovellusten ylläpitäjäksi on valittu erillisen kilpailutuksen perusteella sama toteuttaja Ambientia Oy, mikä on lisäperuste varmistaa kehityksen jatkuminen samalla kehitystiimillä myös ylläpitoon siirtymisen helpottamiseksi.

Sopimuskautta jatketaan 31.12.2022 saakka siten, että kaikki alkuperäisen sopimuksen ehdot säilyvät ennallaan. Sopimuksen uusi enimmäiskokonaismäärä on 1900 henkilötyöpäivää, mikä on ennakoidulta kokonaisarvoltaan 1 054 500 euroa, mistä nyt päätettävän muutoksen arvo on 333 500 euroa, ilman arvonlisäveroa.