HR-järjestelmäkokonaisuus ja palkkapalvelut

Tämä on ennakkoilmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta, jonka kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus ja palkkapalvelut Pirkanmaan Voimialle. Pirkanmaan Voimia Oy on Tampereen kaupungin, Pirkanmaan sairaanhoitopiirin, Nokian kaupungin ja Ylöjärven kaupungin omistama yhtiö. Yhtiöllä on kokonaisvastuu Tampereen kaupungin ateria- ja puhtauspalveluiden järjestämisestä monituottajamallilla, sekä TAYS Keskussairaalan ja TAYS Pitkäniemen ateriapalveluiden järjestämisestä. Voimia tarjoaa vuosittain 12 miljoonaa ateriaa mm. päiväkodeissa, kouluissa, sairaaloissa ja ikäihmisten asumispalveluissa. Yhtiö huolehtii tilojen puhtaudesta ja viihtyisyydestä yli 400 kiinteistössä. 700 ammattilaista tekee pieniä ihmeitä joka päivä! Tulevina vuosina Voimian henkilöstömäärä tulee kasvamaan hyvinvointialueen myötä yli 1000 työntekijään. Lue lisää Voimiasta: https://voimia.fi/ Hankinnan kohteena olevaan HR-järjestelmäkokonaisuuteen kuuluvat vähintään HRD-osiot sekä työajanhallinta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmä. Hankintaan sisältyy pakollisena optiona HR-master -järjestelmä, matka- ja kululaskujen hallintajärjestelmä sekä palkkapalvelut. Tilaaja päättää myöhemmin option käyttöönotosta. Järjestelmäkokonaisuus hankitaan palveluna (SaaS). Kokonaisuus on tarkoitus ottaa käyttöön vaiheittain. Vaiheistus on suunniteltu alustavasti kahteen osaan niin, että HRD-osiot otetaan käyttöön syksyllä 2022 ja työajanhallinta- ja työvuorosuunnitteluosio otetaan käyttöön keväällä 2023. HR-master -järjestelmänä käytetään tässä vaiheessa tilaajan Personec F -järjestelmää, joka korvataan myöhemmin, mikäli tilaaja päättää ottaa option käyttöön. Hankintaan sisältyy integraatiot Personec F -järjestelmään. HRD-osiot sisältävät vähintään sähköiset työvälineet työsuhteen elinkaaren eri vaiheisiin perehdyttämisestä palkitsemiseen ja osaamisen kehittämiseen ym. Mikäli optio otetaan käyttöön, täydentyy HR-järjestelmäkokonaisuus uudella HR-master -järjestelmällä sekä matka- ja kululaskujen hallintajärjestelmällä. Samalla käyttöön otetaan palkkapalvelut. Palkkapalvelut sisältävät palkanlaskentajärjestelmän sekä kaiken palkanlaskentaan ja -maksuun liittyvän palvelun (ulkoistettu palkkahallintomalli). Työntekijöiden työehtosopimukset ovat keskeisesti AVAINTES sekä KVTES. Järjestelmän ja palvelun on pystyttävä hallitsemaan näiden molempien työehtosopimusten mukainen palkanmaksu. Hankinta on suunniteltu toteutettavaksi neuvottelumenettelyllä, johon valitaan korkeintaan 5 tarjoajaa. Ennakkoilmoituksessa annetut tiedot ovat alustavia tietoja, eivätkä sido hankintayksikköä. Tarkemmin hankintamenettely, hankinnan sisältö sekä muut yksityiskohdat tullaan ilmoittamaan osallistumispyynnössä ja sen liitteissä. Hankintayksikkö järjestää markkinavuoropuhelun hankinnan suunnittelun tueksi. ALUSTAVA AIKATAULU Hankinnan alustavaksi aikatauluksi on suunniteltu seuraavaa: 17.-23.1. Markkinavuoropuhelu (luonnosmateriaalin kirjallinen kommentointi) 1.2. Osallistumispyynnön ja alustavan tarjouspyynnön julkaisu 15.2. Lisätietokysymykset 22.2. Vastaukset lisätietokysymyksiin 7.3. Osallistumishakemusten ja alustavien tarjousten määräaika 14.3. Tarjoajien valintaa koskeva päätös 16.3.-6.4. Neuvottelut 13.4. Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu 15.4. Lisätietokysymykset 18.4. Vastaukset lisätietokysymyksiin 25.4. Lopullisten tarjousten määräaika (huom. tarjousaika 12pv) 26.4.-10.5. Mahdollinen tarjousvertailuun liittyvä asiakastyytyväisyyskysely 11.5. Hankintapäätös 30.5. Sopimuksen allekirjoitus Hankintayksikkö varaa oikeuden muuttaa aikataulua tarvittaessa. KUTSU MARKKINAVUOROPUHELUUN Tämän ennakkoilmoituksen yhteydessä hankintayksikkö esittää markkinatoimijoille kutsun osallistua hankintaa koskevaan markkinavuoropuheluun. Vuoropuhelu toteutetaan kirjallisesti kilpailutusluonnosmateriaalin kommentointina. Ilmoittaudu mukaan vuoropuheluun 14.1.2022 mennessä osoitteessa: https://forms.office.com/r/5WZVJMgESn

Ks. kohta Hankinnan lyhyt kuvaus