TIETOPYYNTÖ/MARKKINAVUOROPUHELU Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy:n talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden järjestäminen

TÄMÄ ON TIETOPYYNTÖ/MARKKINAVUOROPUHELU. Tämä ilmoitus ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten tämän ilmoituksen julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen liittyvä tietopyyntö. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tietopyynnön tavoitteena on selvittää talous- ja henkilöstöpalveluiden vaihtoehtoiset toteuttamistavat. Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy aikoo kilpailuttaa talous- ja palkkahallinnon palvelujen toteuttajan 1.1.2023 alkaen. Kajaanin AMK ei tule hankkimaan järjestelmiä omaksi, vaan hankkii palveluntarjoajalta hankinnan kohteena olevat palvelut toistuvaa maksua vastaan. Palvelu sisältää seuraavat kokonaisuudet: 1. HR-järjestelmä, ulkoinen palkanlaskenta sekä matkahallintajärjestelmä 2. Kirjanpitojärjestelmä ja ulkoistettu kirjanpito

Tietopyynnön/markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa markkinoita ja käydä läpi ratkaisuehdotuksia ammattikorkeakoulun ja OKM:n vaatimuksia vastaavan talous- ja henkilöstöpalveluiden ratkaisun toteuttamiseksi. Tietopyyntö ei velvoita Kajaanin ammattikorkeakoulua toteuttamaan varsinaista hankintaa tai hankinta voidaan toteuttaa tätä tietopyyntöä suppeammin. Tietopyyntöön vastaaminen ja vuoropuheluun osallistuminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään kilpailutukseen osallistumiselle eikä vuoropuhelu sido ketään siihen osallistuvaa tahoa. Tietopyyntöön osallistujilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään työstä. Mahdollisissa tulevissa kilpailutuksissa tullaan soveltamaan lakia julkisista hankinnoista.Tietopyynnön ja kartoituksen tavoitteena on selvittää talous- ja henkilöstöpalveluiden vaihtoehtoiset toteuttamistavat. KAMK:lle haetaan nykyaikaisia järjestelmiä sekä ulkoistettua palvelua hr-järjestelmien, ulkoistetun palkanlaskennan sekä matka/kululaskujärjestelmien osalta. Lisäksi haetaan kirjanpidon järjestelmää sekä ulkoistettua palvelua kirjanpidon hoitamiseksi. Järjestelmäkokonaisuudet sekä palvelut on mahdollista tarjota KAMK:lle sekä yhdessä että erikseen. Järjestelmät ovat työntekijöiden käytettävissä myös etänä, kullekin työntekijälle määritellyin oikeuksin. Alle haettavien järjestelmä – ja palvelukokonaisuuksien yleisiä vaatimuksia. Hankittavien järjestelmien osalta hr-järjestelmistä ja kirjanpidon järjestelmistä tulee olla mahdollista rakentaa liittymärajapintoja eri järjestelmien välille tiedonsiirtoa varten. - palvelussuhteen hallinta - henkilötietojen hallinta - työajan ja poissaolojen hallinta - lomatietojen käsittely ja ylläpito, lomaoikeus raportit, lomien käsittely järjestelmän kautta - palkanlaskenta ja -maksu - matka/kululaskujärjestelmä sekä maksatus, joko erillinen ohjelma tai palkanmaksujärjestelmässä - vähennystietojen ylläpito - tiedonsiirto palkkahallinnon ulkoisille toimijoille - tiedonhaku palkkahallinnon ulkoisilta toimijoilta - raportointi, ja erityisesti OKM:n raportoinnin mukaiset vaatimukset: OKM koodisto ja OKM:n henkilöstötiedonkeruun mukaiset tiedot pitää olla saatavissa järjestelmistä helposti - palkka-aineiston toimittaminen kirjanpitoon - työsuhteen päättyminen Palkkahallintojärjestelmän tulee sisältää ainakin: - Excel/csv-siirtotiedostojen vastaanotto - verkkopalkkapalvelu - palkkojen maksatuspalvelu - arkistointi joko KAMK:n käyttämään tai toimittajan omaan arkistoon Henkilöstöhallintojärjestelmän tulee sisältää ainakin: - räätälöitävissä oleva työsopimus - räätälöitävissä olevat lomakkeet ja raportit, huomioiden myös muuttuvat tarpeet ajan kuluessa. - reaaliaikainen tiedonsiirto palkkahallintojärjestelmään - optioina rekrytointijärjestelmä - raportointi, työyhteisötutkimuksen laadinta ja työajanhallinta KAMK:lle haetaan nykyaikaista kirjanpitojärjestelmää ja ulkoistettua kirjanpitoa. Haettavan järjestelmä- ja palvelukokonaisuuden yleisiä vaatimuksia ovat: - taloussuunnittelun työkalut ovat osa kirjanpidon järjestelmää tai se on erillinen järjestelmä - kirjanpidon järjestelmä ja ulkoistettu kirjanpito, joka toteutetaan ulkoistettuna palveluna voimassa olevien lakien ja säädöksien mukaan, huomioiden myös OKM koodisto - käyttöomaisuuskirjanpidon hoitaminen, poistoajot - myyntilaskutuksen ja myyntireskontran hoitaminen - myyntilaskutuksen perintä tai perinnän siirtäminen kolmannelle osapuolelle - maksuliikenne ja tiliotetapahtuminen kirjaaminen - kassanhallinta ja kassavarojen riittävyydestä huolehtiminen - sijoitus- ja rahoitusomaisuuteen liittyvät kirjaukset - ostolaskujen kierrätys ja ostoreskontran hoitaminen - räätälöitävissä olevat raportit muuttuviin tarpeisiin, ajantasainen kuukausikirjanpito on asiakkaan käytettävissä ja raportoitavissa nopeasti ja helposti - tiedonsiirto kirjanpidon ulkoisille toimijoille - tiedonhaku kirjanpidon ulkoisilta toimijoilta - OKM:n taloustiedonkeruun tiedot saadaan helposti järjestelmistä raportoitua ja taloustiedonraportit ovat helposti määriteltävissä uudelleen -tilinpäätöksen laatiminen KAMK:n volyymit ovat määritelty suuntaa antavasti. Korona on vaikuttanut volyymeihin siten, että transaktioita/tapahtumia on ollut normaali vuosia vähemmän. Tulevaisuudessa organisaation kasvu ja sen myötä volyymien kasvu on todennäköistä. Arvio Kamk:n volyymeistä: Palkkapussit/Vuosi min-max.arvio: 3300-3600 Palkkiot /Vuosi min-max.arvio: 25-30 Ostolaskut /Vuosi min-max.arvio: 3500-5000 Myyntilaskut/Vuosi min-max.arvio: 900-1200 Matkalaskut /Vuosi min-max.arvio: 300-900 HTV /Vuosi min-max.arvio: 220-240 Palveluista osa voidaan toteuttaa omana työnä. Eri ohjelmistojen välillä täytyy olla laaja integraatiomahdollisuus. Hankkeen tavoiteaikataulu: Käyttöönoton läpivienti vuoden 2022 aikana ja järjestelmät ja palvelut käytössä 1.1.2023 uudella palveluntarjoajalla. Toiveena olisi, että talousarvio 2023 laadittaisiin jo uudessa järjestelmässä syksyllä 2022, mikäli on aikataulullisesti mahdollista.

Toivomme teidän vastaavan seuraaviin kysymyksiin: 1. Perustiedot järjestelmän toimittajasta / Palvelun toimittajasta 2. Tietojärjestelmän toimintojen kuvaus / Toimittajan palveluiden kuvaus mm: - Teknologiaratkaisut, - Integraatiot, toteuttamismallit ja periaatteet, - Ylläpito- ja tukipalvelun kuvaus, - Lokitietojen hallinta ja seuraaminen, - Tilastointi- ja raportointitoiminnallisuudet, - Hinnoittelu/lisenssimallit. 3. Toteutukset / referenssit (julkishallinto erityisesti korkeakoulut) Hankintayksiköllä on rajalliset resurssit huomioiden mahdollisuus kutsua vuoropuhelutilaisuuksiin vain muutamia yrityksiä, joiden se katsoo parhaiten vastaavan hankintayksikön omaa hankintatarvetta. Tämä ei kuitenkaan estä muitakaan lähettämästä kyselyä vastaavia tietoja selvityksen pohjaksi. Mikäli vastaus sisältää yrityksen liike- tai ammattisalaisuuden piiriin kuuluvaa tietoa tai muuta salassa pidettävää aineistoa, pyydämme teitä merkitsemään salaiset tiedot selvästi vastaukseenne. Tietopyyntöön liittyvät keskustelut käydään ensivaiheessa sähköpostitse. Tarvittaessa kutsumme toimittajat keskustelutilaisuuteen teamsin välityksellä. Vastaukset tulee lähettää 5.1.2022 mennessä. Yritys voi kirjallisen vastauksen lisäksi ilmoittautua esittelemään tietojärjestelmäänsä/palveluitaan. Esittelystä voi sopia controller Sari Karvonen: etunimi.sukunimi@kamk.fi