Kaarinan kaupungin sähköisen säilytys- ja arkistointijärjestelmän Jemman kilpailutus

Kaarinan kaupunki tarvitsee organisaatiota palvelevan, käyttäjäystävällisen tietoaineistojen sähköisen säilytys- ja arkistointijärjestelmän. Projektin työnimenä on "Jemma". Hankinta toteutetaan kilpailullisen neuvottelumenettelyn avulla keväällä 2022. Nyt käsillä oleva ilmoitus on menettelyn ensimmäiseen vaiheeseen liittyvä osallistumispyyntö. Hankinnan arvioitu arvo on 200 000-230 000 eur (alv 0%).

Hankinnan tavoitteena on hankkia Kaarinan kaupungin organisaatiota palveleva, käyttäjäystävällinen tietoaineistojen sähköinen säilytys- ja arkistojärjestelmäratkaisu. Hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Sähköisen säilytys- ja arkistojärjestelmän tarkoituksena on mahdollistaa, edistää ja tukea siirtymistä sähköiseen tiedonhallintaan. Sähköinen säilyttäminen tarkoittaa tässä yhteydessä tiedon säilyttämistä sähköisessä muodossa siten, että sähköisen tiedon/tietoaineiston luotettavuutta, käytettävyyttä, saatavuutta ja tietoturvallisuutta on mahdollista ylläpitää ja hallita säilytys- ja arkistojärjestelmällä tiedon koko elinkaaren ajan. Sähköinen arkistointi tarkoittaa tässä yhteydessä tiedon pysyvää sähköistä säilyttämistä, mikä edellyttää, että hankinnan kohteena oleva säilytys- ja arkistojärjestelmä mahdollistaa ja täyttää kansallisen lainsäädännön, kansallisten normien, määräysten ja vaatimusten mukaiset pysyvän säilyttämisen toiminnallisuudet. Säilytys- ja arkistojärjestelmäratkaisu on tarkoitus hankkia ensisijaisesti kokonaisratkaisuna yhdeltä toimijalta. Tässä kilpailullisen neuvottelumenettelyn osallistumispyyntöasiakirjassa esitetyt tiedot eivät sido Asiakasta/Tilaajaa, vaan asiakirjalla kuvataan hankinnan lähtökohtia ja tavoitetilaa. Asiakas tulee tarkentamaan hankinnan kohdetta ja vaatimusmäärittelyä neuvottelukierroksen aikana. Neuvotteluvaiheeseen valitaan 3-5 Kaarinalle sopivinta järjestelmäratkaisua. Tarkemmat valintakriteerit neuvotteluvaiheeseen pääsemiseksi on kerrottu osallistumispyynnössä. Hankintamenettelyn vaiheet: 1. Osallistumishakemusten jättövaihe 2. Osallistumishakemusten tarkastaminen, mahdollisten soveltuvuusvaatimusten täyttämättä jäävien hakijoiden poissulku, ja hakijoiden mahdollinen vertailu, jos hakijoita on enemmän kuin viisi 3. Tarjoajien valinta 4. Kutsu neuvotteluihin valituille tarjoajille 5. Neuvottelut: kartoitetaan ja määritellään keinot ja ratkaisuvaihtoehdot, joilla hankintayksikön tarpeet voidaan parhaiten täyttää 6. Lopullisen tarjouspyynnön laatiminen 7. Tarjouspyynnön lähettäminen valituille tarjoajille 8. Tarjousten vastaanotto, tarkastaminen ja vertailu 9. Hankintapäätös 10. Hankintasopimus