Palkkahallinnon palvelut sisältäen palkka- ja henkilöstöhallinnan järjestelmät

Hankinnan kohteena ovat palkkahallinnon palvelut sisältäen palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät. Satakunnan koulutuskuntayhtymä aikoo siirtää palkkahallintonsa ulkoiselle toimijalle 1.1.2023. Satakunnan koulutuskuntayhtymä ei tule hankkimaan järjestelmiä omaksi, vaan hankkii palveluntarjoajalta hankinnan kohteena olevat palvelut toistuvaa maksua vastaan. Palkkahallinon palvelut sisältävät vähintään seuraavat palvelut: - palvelussuhteen hallinta - henkilötietojen hallinta - työajan ja poissaolojen hallinta - lomatietojen käsittely ja ylläpito - palkanlaskenta ja -maksu - matkalaskujen maksatus - vähennystietojen ylläpito - tiedonsiirto palkkahallinnon ulkoisille toimijoille - tiedonhaku palkkahallinnon ulkoisilta toimijoilta - raportointi - palkka-aineiston toimittaminen kirjanpitoon - työsuhteen päättyminen Palkkahallintojärjestelmän tulee sisältää ainakin: - Excel/csv-siirtotiedostojen vastaanotto - matka- ja kululaskutusohjelma - verkkopalkkapalvelu - palkkojen maksatuspalvelu - arkistointi joko Satakunnan koulutusyhtymän käyttämään tai toimittajan arkistoon Henkilöstöhallintojärjestelmän tulee sisältää ainakin: - räätälöity työsopimus - räätälöidyt lomakkeet ja raportit - reaaliaikainen tiedonsiirto palkkahallintojärjestelmään Satakunnan koulutuskuntayhtymässä on palkansaajia keskimäärin 300-350 henkilöä, joista osa palkkiosopimuksilla.

Ks. kohta "Lyhyt kuvaus".

YLEISTÄ Huomioittehan, että kyseessä on ennakkoilmoitus (jäljempänä ilmoitus) eikä tällä ilmoituksella pyydetä vielä tarjouksia. Tällä ilmoituksella annetut tiedot ovat alustavia ja saattavat muuttua valmistelun edetessä. Hansel Oy toimii kilpailutuksessa konsultatiivisessa roolissa. MARKKINAVUOROPUHELU Markkinavuoropuhelu toteutetaan kahdessa vaiheessa. Ensimmäinen vaihe on Satakunnan koulutuskuntayhtymän ja kiinnostuneen tarjoajan välinen Teams-tapaaminen, jossa kiinnostunut tarjoaja esittelee hankinnan kohteena olevaa palvelua ja siihen liittyviä järjestelmiä. Teams-tapaaminen on maksimissaan 1,5 h pituinen. Tapaamisia järjestetään viikoilla 48-49. Toinen vaihe on tarjouspyyntömateriaaliluonnosten kirjallinen kommentointi ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisua. Tavoitteena on, että Satakunnan koulutuskuntayhtymä lähettää kiinnostuneille tarjoajille kilpailutuksen luonnosmateriaalia kommenteille arviolta tammikuussa 2022. Kommentointi on vapaaehtoista, eikä markkinavuoropuheluun osallistuminen velvoita kiinnostunutta tarjoajaa jättämään tarjousta tarjouskilpailuun. ILMOITTAUTUMINEN Hankinnasta kiinnostuneita tarjoajia pyydetään ilmoittautumaan kilpailutusta koskevaan Teams-tapaamiseen sekä kirjalliseen markkinavuoropuheluun mahdollisimman pian. Ilmoittautuminen Teams-tapaamisiin päättyy perjantaina 26.11.2021 klo 12.00. Tapaamisia järjestetään viikoilla 48-49. Kirjalliseen markkinavuoropuheluun voi ilmoittautua Teams-tapaamisten jälkeenkin. Ilmoittautuminen tapahtuu lähettämällä yhteystietonsa sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi ja otsikoimaan sähköpostiviesti: "Sataedu: Palkkahallinto, ilmoittautuminen markkinavuoropuheluun". Hansel Oy on yhteydessä ilmoittautuneisiin sopiakseen Teams-tapaamisen. Kiinnostuneen tarjoajan henkilötietoja käytetään vain tähän hankintaan liittyviin yhteydenottoihin.