Turvallisuustapahtumien ja poikkeamien hallintajärjestelmä 2022

Oulun kaupunki pyytää tarjoustanne Turvallisuuden ja poikkeamien hallintajärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinta tehdään toistaiseksi voimassa olevana alkaen 1.1.2022. Järjestelmään ilmoitetaan erilaisista havainnoista ja poikkeamista, jotka liittyvät työturvallisuuteen ja lapsen varhaiskasvatuksen toteuttamiseen. Järjestelmän avulla voidaan tehdä auditointeja kuten havainnointikierroksia ja työn vaarojen arviointeja. Järjestelmä on yhteinen alusta lakisääteisille työn vaarojen arvioinneille ja työterveyden työpaikkaselvityksille. Työtapaturmatiedot siirtyvät sähköisesti vakuutusyhtiöön.

Hankinnan kohteena on valmis, käytössä oleva järjestelmä, johon tallennetaan tietoa työn ja työolojen poikkeamista ja kehitysehdotuksista (esim. ilmoitukset, työn vaarojen arvioinnit, havainnointi- ja kyselypohjat, kuvat ja dokumentit). Järjestelmän avulla täytetään lakisääteiset ilmoittamisvelvollisuudet (esim. työturvallisuuslaki 738/2002 ja varhaiskasvatuslaki 540/2018). Järjestelmä on mobiilikäyttöä tukeva, käyttöliittymältään responsiivinen tietokantapohjainen Saas-palvelu, joka täyttää Suomen ja EU:n lainsäädännön vaatimukset mm. verkkopalveluiden saavutettavuuden ja tietosuojan suhteen. Hankinnan tavoitteena on saada Oulun kaupungille järjestelmällä, jolla: 1. henkilö ilmoittaa työssä ja työympäristössä havaitsemansa poikkeamat (esimerkiksi työtapaturma, läheltä piti -tilanne, kokemus epäasiallisesta kohtelusta, maalittamiskokemus tai kehitysidea) 2. ilmoittajalta pyydetään tarvittaessa lisätietoa tutkintaan ja ilmoittajat voivat seurata oman ilmoituksensa käsittelyä 3. nimetyt henkilöt (yleensä esimiehet) käsittelevät ja tutkivat ilmoitukset ja kirjaavat korjaavat toimenpiteet 4. voi tehdä tehdä vaaratilannetutkintaa 5. esimiehet välittävät tapaturmailmoitukset vakuutusyhtiöille korvauskäsittelyä varten. 6. tunnistetaan ja arvioidaan työpaikan vaara- ja kuormitustekijät, kuten COVID 19 -tartuntariskit 7. voidaan seurata toimenpiteiden toteutumista 8. tehdään auditointeja ja havainnointikierroksia 9. työterveyshuolto kirjaa työpaikkaselvityksen ja toimenpide-ehdotukset yhteiseen alustaan hyödyntäen työpaikan vaarojen arviointia 10. henkilö ilmoittaa varhaiskasvatuksen toteuttamiseen kohdistuvasta epäkohdasta tai ilmeisen epäkohdan uhasta. (huom. kattaa myös yksityisen varhaiskasvatuksen) 11. voidaan seurata prosessien tilannetta valitussa organisaatioyksikössä (prosessin kesto, havaintojen lukumäärä) Esimiehillä, työsuojelulla ja työterveyshuollolla on käytössään samat työturvallisuustiedot. Oulun kaupungin työtapaturmavakuutusyhtiö on If Oy, mutta hankittavan järjestelmän tulee olla yhteensopiva muidenkin vakuutusyhtiöiden kanssa.